Аджента встречи, что это?

Аджента встречи, что это?

Встречи, групповые работы, планерки, встречи команды — все это в бизнес-среде часто называют «митингами” (от англ. meeting — встреча). И многие их ненавидят. Почему? Очень часто встреча оставляет ощущение неэффективно потраченного времени. Как часто вы думали: «Да я бы за это время столько всего успел”?

Как часто вы жалели, что потратили ради встречи пару часов на дорогу, а по факту могли бы гораздо эффективнее решить все вопросы по телефону, в почте или по скайпу?

Если у вас есть такая же боль под названием «неэффективные встречи”, то этот пост для вас.

Для организатора события работа с командой практически всегда состоит из регулярных встреч. Особенно, если вы делаете большую конференцию и в команде организаторов больше пяти человек, если вы проводите встречи со спикерами, с подрядчиками, с волонтерами.

В этом посте я не буду затрагивать бизнес-встречи, в цели которых входят продажи и переговоры. Сосредоточимся на групповых рабочих встречах, основная цель которых — обсудить какой-либо вопрос или принять решения.

Содержание

Почему мы не любим встречи?

Когда я спросила своих сопельменников из Improve, они за каких-то 5-7 минут накидали аж 12 пунктов:

  • Долго обсуждаем время встречи, еле как назначаем его
  • Только в 10% случаев заводим встречу в календарь, многие из-за этого забывают о встрече
  • ФЛУДИМ! Очень много. Неэффективно общаемся на встречах
  • Не можем начать, долго разгоняемся
  • Нужно приложить огромные усилия, чтобы что-то поменять по ходу встречи (например, если ты понял, что тебе там быть не обязательно, или когда обсуждение идет неэффективно, нужно убедить всех-всех участников, как что сделать по-другому)
  • Часто встречи собираются без реальной цели: есть другие способы решить задачу
  • Редко результаты обсуждений записываются на самой встрече
  • А если и записываются, то потом некуда их деть — разве что выслать участникам, но найти через какое-то время в почте это нереально
  • Очень много встреч проходит в формате мозгового штурма, даже когда это явно неподходящий формат
  • Мы вообще не очень понимаем, какие бывают разные типы встреч по структуре, по форматам
  • Иногда участники встречи несерьезно относятся к ней
  • Для любых встреч занимается переговорка, хотя иногда проще подойти к рабочему месту человека, сразу все обсудить и решить.

Звучит знакомо? И ведь это не предел. Я уверена, каждый из нас добавил бы еще парочку своих личных пунктов. Давайте разбираться, как от всего этого избавиться.

Эффективные встречи — это такие, которые мы воспринимаем как продуктивные, удовлетворяющие и короткие.

Даже если встреча длилась 2 часа, но за это время все продуктивно поработали и достигли удовлетворяющего всех результата, то она будет восприниматься как короткая, «пролетевшая незаметно”.

Ключ к эффективности лежит не только в самой встрече, но и в том, что происходит до нее и после нее.

В этом посте мы сосредоточимся на том, как эффективность встречи повысить еще ДО самой встречи.

Как подготовить эффективную встречу

Три простых пункта решают всё:

  1. Ясная адженда (агенда, повестка встречи)
  2. Правильно назначенная встреча
  3. Один канал коммуникаций с участниками

Ясная адженда (агенда, повестка)

У меня в закромах есть 7 принципов составления адженды групповой встречи, которые помогают мне уже на протяжении десяти лет в разных проектах, командах и культурах.

Заголовков мало, нужна конкретика

Составляя адженду митинга, расшифруйте каждый ее пункт. Это поможет участникам понять, что именно будет обсуждаться, и заранее подготовиться.

Что есть что: обсуждения или решения

Отметьте, какие пункты адженды предполагают обсуждение вопроса, а какие требуют принятия решения. Участники будут заранее настроены, подготовят свое мнение по каждому вопросу, и решение пройдет быстрее. Опять же, если в повестку встречи не входит решение какого-то вопроса, а только обсуждение, но вы никак не предупредили об этом участников, то многие из них могут уйти разочарованными с мыслью «ну вот, опять обмусолили тему, а что дальше делать — непонятно”.

Какая информация нужна и кто ответственный

Если какие-то данные нужны на самой встрече, предупредите об этом участников. Часто на встрече мы тратим время на то, чтоб отыскать нужный файл или письмо в почтовом ящике, выудить оттуда нужную информацию, необходимую для продолжения обсуждения. Это неэффективно. Оповестите людей о предварительной подготовке и назначьте ответственных.

Время на каждый пункт

Даже примерное, это время рядом с каждым пунктом адженды даст участникам уверенность, что встреча действительно нужна, что вы к ней готовы, что их время не уйдет впустую.

Частая ошибка — написать побольше времени на те пункты, которые кажутся более срочными. На самом деле надо уделять время каждому вопросу согласно их важности, формату работы над ними.

Логический порядок

Желательно, чтоб он был 🙂 Участникам будет проще ориентироваться в повестке встречи, если пункты в ней логически вытекают один из другого.

Отвести время на Check in и Check out

Всегда нужно закладывать время на «разгон» и на «остывание». Сначала дайте 3-5 минут участникам встречи войти в ритм встречи, настроиться. Кому-то надо открыть блокнот для заметок, кому-то — налить себе чаю. Это время можно использовать и для вводного вопроса. Например, спросить участников, как они себя чувствуют, какое настроение, все ли готовы.

Точно так же в конце надо оставить время для подведения итогов встречи.

Любая встреча — это ограниченное по времени, месту и составу участников событие.

Нужно дать людям возможность как войти в это особое пространство-время, так и выйти из него комфортно, перестроиться, сфокусироваться. На эту тему можно написать отдельную серию постов: любопытный опыт регламентирования процесса «входа» и «выхода» описали в своих книгах Джим и Мишель Маккарти. Сегодня мы на этом останавливаться не будем, просто отметим, что в идеальной адженде встречи нужно отвести время на «вход» и на «выход».

Пункт «разное»

Во время встречи часто возникают какие-то вопросы, которые не были изначально запланированы для обсуждения. Оставьте для них небольшой буфер, чтобы из-за накопившихся мелких вопросов окончание встречи не сдвинулось целиком.

Структура правильной адженды для меня выглядит вот так (пример):

Правильно назначенная встреча

У нас в Improve Group процесс назначения встречи — это прям большая «попаболь”. Мы тратим много времени на то, чтоб в письмах или в скайпе договориться о том, когда кому будет удобно встретиться. Если количество участников встречи переваливает за 3, то этот процесс совершенно невозможно контролировать. Иногда важная встреча откладывается только из-за того, что мы три дня согласовывали ее время. С этим надо было что-то делать, и пока мы нашли 2 более-менее удобных способа.

> 3 участников — выбрать время через Doodle

Лично для меня спасением оказался сайт Doodle.com. Это очень простой способ назначить встречу, где вы заранее можете прописать и время, и место встречи, пригласить в дудл участников, чтобы они отметили, когда они свободны, а когда заняты.

Пара кликов — и у вас перед глазами расклад на всю толпу, которую вы решили собрать.

Завести встречу в Google календарь и пригласить участников

Другая незаменимая вещь в планировании встреч — это Google календарь. Завести в нем встречу и отправить приглашения участникам проще простого, но мы почему-то часто забываем это сделать.

Я теперь, после того как согласую время участия в дудле, завожу встречу на утвержденное время в календаре. В карточке встречи можно продублировать адженду, отправить приглашения участникам в их гугловские календари. Удобно, если вся команда пользуется гугловскими сервисами для работы.

Некоторые мои коллеги сразу заводят встречу в календаре, не пользуясь дудлом, однако мне это кажется не очень удобным. Наверное, это зависит от того, насколько у вас в команде вообще принято пользоваться гугловскими сервисами. В AIESEC мы почти 100% пользовались только ими, и это было просто. А вот в Improve мы используем несколько разных сервисов (Jira, Trello и гугловские продукты), поэтому не все ведут дела именно в гугловских календарях.

< 3 участников — договориться лично

Разумеется, оба эти способа излишни, когда вы встречаетесь с одним-двумя людьми. С ними гораздо проще договориться о времени и месте в живом разговоре, по телефону или скайпу. Так что переусердствовать с программулинами тоже не стоит.

Один канал коммуникаций с участниками

Тут главное слово — ОДИН. Если вы готовитесь ко встрече и обсуждаете подготовку с участниками, то, пожалуйста, не распыляйтесь. Начали обсуждать встречу в почте — ограничьтесь почтой. Начали в скайпе — не посылайте дополнительно еще и емейлы. И уж тем более не пишите во всякие личные мессенджеры без особой надобности.

Чем сильнее вы распыляете коммуникации во время подготовки, тем больше вероятность, что участники потеряют часть информации и придут неподготовленными.

Резюмирую:

  • «Эффективная встреча” значит продуктивная, удовлетворяющая, короткая.
  • Подготовленная встреча имеет больше шансов быть эффективной.
  • Готовьте встречу с умом: продумайте повестку дня, назначьте встречу быстро и безболезненно,во время подготовки доносите информацию до участников одним понятным для всех способом.

Теперь, когда вы подготовили свою встречу на пятерку, пора переходить к эффективному проведению самой встречи. Об этом — в следующем посте.

P.S. В этой серии всего три поста:
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3
Вместе с третьим постом я делюсь бесплатным чеклистом эффективной встречи в pdf-формате.

См. также Agenda.

Английский

Морфологические и синтаксические свойства

Существительное.

Корень: —.

Семантические свойства

Значение

  1. план действий ◆ Отсутствует пример употребления (см. рекомендации).
  2. повестка собрания и т. п., цель встречи ◆ Отсутствует пример употребления (см. рекомендации).

Синонимы

Антонимы

Гиперонимы

Гипонимы

Родственные слова

Ближайшее родство

Этимология

Фразеологизмы и устойчивые сочетания

  • hidden agenda: скрытые намерения; тайный план

Библиография

    Для улучшения этой статьи желательно:

    • Добавить описание морфемного состава с помощью {{морфо}}
    • Добавить транскрипцию в секцию «Произношение» с помощью {{transcriptions}}
    • Добавить пример словоупотребления для значения с помощью {{пример}}
    • Добавить синонимы в секцию «Семантические свойства»
    • Добавить гиперонимы в секцию «Семантические свойства»

    Чешский

    Существительное, женский род, с основой на твёрдый согласный. Тип склонения: 1a f

  1. делопроизводство ◆ Отсутствует пример употребления (см. рекомендации).
  2. текущие дела ◆ Отсутствует пример употребления (см. рекомендации).

      Ближайшее родство

      Для улучшения этой статьи желательно:

      • Добавить описание морфемного состава с помощью {{морфо}}
      • Добавить транскрипцию в секцию «Произношение» с помощью {{transcriptions}}
      • Добавить пример словоупотребления для значения с помощью {{пример}}
      • Добавить синонимы в секцию «Семантические свойства»
      • Добавить гиперонимы в секцию «Семантические свойства»
      • Добавить сведения об этимологии в секцию «Этимология»

      Тренинг для организаторов образовательных и нетворкинговых событий, некоторые материалы которого я время от времени публикую на uxevent, предназначен для обучения базовым техникам и навыкам менеджера программы (agenda manager).

      Кому тренинг будет полезен?

      Организаторам конференций, кто хочет:

  • Структурировать знания. Всегда четко знать, с чего начать и как не упустить главного.
  • Добиться максимум отдачи от участников. Уметь направить опыт участников именно в то русло, которое нужно для достижения целей конференции.
  • Расставить приоритеты в миллионе организационных задач, упростить управление всеми оргвопросами и проектной командой.
  • Удивить коллег, клиентов, конкурентов качественно новым подходом к формату проведения конференций.
  • Получать максимум удовольствия от процесса и результата конференции.

Что ожидать на выходе?

Программа тренинга состоит из трех блоков, которые последовательно проводят участника от новичка до мастера в управлении программой конференции:

ОТНОШЕНИЕ:
зачем что-то менять, что я получу?
Чего обычно хочется от конференции?

Что обычно труднее всего дается?

Чем сложнее всего управлять?

Чего я могу достичь, если…

ЗНАНИЕ:
с чего начать,
как действовать шаг за шагом?
Каковы базовые принципы работы менеджера программы?

Как придумать программу?

Как подготовить программу и спикеров до начала?

Как управлять программой во время конференции?

Как оценить эффективность программы по окончанию?

НАВЫК:
отработка техник и приемов
Практические упражнения по применению каждой техники менеджера программы.

Тренировка навыка менеджера программы.

Программа тренинга

Когда ближайший тренинг?

Фиксированного расписания открытых тренингов у меня сейчас нет. Тренинги проводятся с группами 6 или 8 человек по договоренности.

Заполните заявку на проведение тренинга для корпоративной группы, и я свяжусь с вами для уточнения деталей.

Заказать корпоративный тренинг

Arms control is high on the agenda. 

Контроль над вооружениями — главный вопрос на повестке дня. ☰

Both agenda items signal a break with past ideas. 

Оба пункта повестки дня свидетельствуют о отказе от старых идей. ☰

The President outlined his agenda for the next term. 

Президент изложил свою программу на следующий срок. ☰

Copies of meeting agenda must be available to all meeting attendants. 

Копии повестки дня собрания должны быть предоставлены всем присутствующим на собрании. ☰

We went on to the next item on the agenda. 

Мы перешли к следующему пункту повестки дня. ☰

These groups do not coordinate well with each other and each has its own agenda and interests. 

Эти группы не очень хорошо координируются друг с другом: у каждой из них — своя программа действий и свои интересы. ☰

May I call your attention to item seven on the agenda. 

Разрешите обратить ваше внимание на пункт семь повестки дня. ☰

The committee set the agenda for the next several years of research. 

Комитет утвердил программу на ближайшие несколько лет исследований. ☰

The budget has a regular spot on the agenda. 

Бюджету обычно находится место в повестке дня. ☰

The president is trying to push his agenda in Congress. 

Президент пытается протолкнуть в Конгрессе свою повестку дня. ☰

Sara had the task of preparing the agenda for meetings. 

Перед Сарой стояла задача подготовки повестки дня для заседаний. ☰

The acrimonious debate on the agenda ended indecisively. 

Ожесточённые дебаты по повестке дня завершились безрезультатно. ☰

After two hours we were still discussing the first item of the agenda. 

Прошло уже два часа, а мы по-прежнему обсуждали первый пункт повестки дня. ☰

If moderates fail to reach a compromise, the extremists will dominate the agenda. 

Если «умеренным» не удастся достичь компромисса, «радикалы» будут доминировать в повестке дня. ☰

Reform now figures high on the agenda. 

Реформы теперь занимают высокое место в повестке дня. ☰

Please find enclosed an agenda for the meeting. 

Прошу ознакомиться с прилагаемой повесткой дня совещания. ☰

The main point on the agenda was taken up first. 

Главный пункт повестки дня был рассмотрен первым. ☰

The government set an agenda for constitutional reform. 

Правительство согласовало список вопросов для обсуждения конституционной реформы. ☰

Europe is once again at the top of the political agenda. 

Европа вновь находится во главе политической повестки дня. ☰

The Republicans have stuck to their conservative agenda. 

Республиканцы остались верны своей консервативной политической программе. ☰

There are several items on the agenda for tonight’s meeting. 

В повестке дня сегодняшнего совещания — несколько пунктов. ☰


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *