Аллен GTD

Аллен GTD

Дэвид Ален Getting Things Done Как разобраться с делами

Дэвид Ален

Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими. Организованность – это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. В своей книге Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное – умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли – упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как планировать, как повысить личную организованность, как экономить время. Книга рассчитана на широкую читательскую аудиторию, но в первую очередь заинтересует тех читателей, которые страдают от чрезмерных нагрузок на работе.

Вступление

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.

Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.

И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.

Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.

Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать.

. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Власть, простота и эффективность, о которых я говорю в книге лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты. Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шаг, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берет ещё выше – она описывает ещё более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер» – тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам …

Getting Things Done (GTD) — это стратегия управления деятельностью, а также система приемов и техник, цель которой — помочь современному человеку успевать больше, а уставать меньше.

Аббревиатура GTD — от Getting Things Done, названия книги американского бизнес-тренера Дэвида Аллена.

Основные положения GTD с примерами

1) Организация информации. Вся поступающая информация должна находиться в одном месте. Так легче ее просматривать и искать нужное. Всю информацию необходимо делить на действия т.е. то что необходимо выполнить («Задачи») и справочную информацию («Заметки»).

2) Группировка задач по контексту. Выполнять дела, у которых одинаковый контекст (в терминологии Тайм-менеджмента «кайрос»): место, человек, звонки, событие… («Категория»). Дела с общим контекстом гораздо эффективнее делать вместе, даже если эти дела относятся к разным проектам.

Примеры:

Контекст «Звонки»: все звонки в течении рабочего дня лучше сделать за один раз, т.е. выделить время — и обзвонить всех необходимых людей.

Контекст «Банк»: дела связанные с Банком — также лучше отмечать в категории «Банк» — т.о. можно сделать сразу все дела за одно посещение банка.

Контекст Иванов И.И: Задачи связанные с определенным человеком («Контакт»): спросить, договориться, обсудить — необходимо связывать с этим контактом. При встрече, или звонке с этим контактом — можно сразу увидеть все задачи, которые необходимо с ним решить.

3) Критерии выбора задач для выполнения

По контексту (что нужно сделать в этом месте? с этим человеком? при этом событии?)

По времени (что нужно сделать в это время? и есть ли у меня время на это?)

По силам (есть ли у меня энергия для реализации этой задачи?)

По приоритетам (что сделать самое важное?)

4) Естественная модель планирования.

Модель планирования проекта, предложенная Дэвидом Алленом:

1. Определить конечную цель (”зачем”) и принципы работы.

2. Представить себе желаемый результат работы

3. Сгенерировать идеи о том, КАК добиться этого результата (построить дерево КАК – иерархическую структуру подзадач)

4. Организовать работу

5. Определить ближайшие действия и НАЧАТЬ

5) Еженедельный обзор.

Количество задач постоянно увеличивается, идеи, мысли решения приходят нам в голову постоянно. При этом среди них есть как полезные так и не очень. Чтобы не утонуть в куче собственных планов Дэвид Аллен рекомендует делать минимум раз в неделю «Еженедельный обзор». Этот обзор поможет убрать неактуальные задачи, оценить насколько мы близки к цели и т.д.

ЕСЛИ МЫ НЕ БУДЕМ ВЫПОЛНЯТЬ ЭТУ ОПЕРАЦИЮ, МЫ УТОНЕМ В СОБСТВЕННЫХ ЗАПИСЯХ И ПЛАНАХ!

Дэвид Аллен — один из самых известных теоретиков продуктивности и личной эффективности. Он изобрел собственную методику управления временем Getting Things Done. Главный принцип методики GTD состоит в том, что человеку необходимо освободить свой мозг от запоминания списков текущих дел. Для этого нужно «перенести» списки из своей головы на внешний носитель. Когда мозг прекратит удерживать эти данные, он перестанет беспокоиться и сможет сконцентрироваться на непосредственном выполнении этих задач.

Дэвид — глава компании David Allen Company. Вот уже более 20 лет он консультирует топ-менеджеров таких компаний, как Ford Foundation, журнал The New York Life, The World Bank и другие. Аллен проводит тренинги по вопросам продуктивности по всему миру. Его статьи часто публикуются в изданиях Los-Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times.

Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» переведена на 15 языков. Журнал Time назвал ее «лучшей бизнес-книгой десятилетия». Книги Дэвида Аллена разошлись тиражом пять миллионов экземпляров. Благодаря методу Аллена миллионы людей спаслись от завалов текущими делами.

Чтобы организовать свои дела на работе или в личных задачах нам потребуются различные методы и подходы. Это могут быть разные методы: метод ABC, Диаграмма Гантта, метод квадрата Эйзенхауэра, стандартные методы (определение важных и второстепенных задач), любые другие методы, или же метод gtd, о котором мы хотим рассказать и раскрыть в этой статье.

Система gtd

Созданная Девидом Алленом для завершения дел. По этой теме он написал свою книгу, которая вышла в 2001 году. Смысл GTD заключается в том, чтобы освободить голову от запоминания текущих задач. Если раскрывать тему этого метода, то у него имеются отличия, если его начать сравнивать с классическим подходом к организации дел. Основной принцип GTD: контроль и ведение задач, в то время, как обычно, мы применяем принцип определения приоритетных заданий.

GTD начинается со старта планирования и разбирает задачи по схожим темам. Использование метода GTD с помощью записной книжки — мы исключаем, принесет это массу неудобств, поэтому будем использовать планировщик LeaderTask.

А теперь подробнее: для начала мы создадим весь список текущих задач. Сделать это в LeaderTask легко.

Когда список задач готов, переходим в расширения «GTD ассистент», которое находится в нижней стороне окна навигатора или в Меню > Инструменты > Расширения ЛидерТаск. Перед нами откроется окно, которое предоставит нам информацию, как нам начать работу с задачами.

Нажимаем > начать разбор.

После этого программа будет по порядку разбирать каждую задачу по алгоритму и предлагать варианты действий с задачами. Первое, что спросит программа, к какому из вариантов принадлежит задача:

  • к задачам
  • к заметке
  • или лишнее (мусор)

Если выбираете вариант > задача, программа спросит, сколько времени займет выполнение задачи, и исходя от ответа, будет вести дальше свой алгоритм.

Если задача занимает меньше 2-х минут, то начать ее выполнение можно сейчас и после этого завершать задачу.

Задача была небольшая и разобрались мы с ней быстро, перейдем к следующей задаче.

При переходе к новому заданию из списка, первые вопросы будут одинаковые, но все поменяется после ответа на тему времени выполнения задачи.

Отвечаем «Больше», если выполнение задачи занимает более 2-х минут и видим другие предложенные варианты.

Если шагов для задачи требуется много, система GTD предлагает переместить задачу в проект или оставить на текущем месте.

Далее уточняется вопрос исполнения задачи.

После выбора исполнителя вам будет предложен вариант:

  • отложить задачу или установить текущую дату выполнения задания

После этого, в таком же окне появится кнопка перейти к следующему заданию:

  • «Следующая задача»

При каждой новой задаче необходимо будет выбрать один из трех вариантов, так алгоритм будет всегда, пока задач не останется совсем:

До этого мы выбирали вариант > задачи, сейчас мы ответим иначе > заметки

Заметки, как и большие задачи, предлагают переместить в проекты (предложенный вариант или выбрать свой)

Выбрали, нажали кнопку «Ок» и переходим к следующим задачам, если задач больше нет — в окне увидите сообщение о том, что все задачи завершены.

Алгоритм в системе GTD, который поможет быстро навести порядок в текущих делах.

GTD программа используется для выработки времени на другие дела, поскольку если использовать данный метод, можно компенсировать время и тратить его на новые задачи.

Если подробностей, как пользоваться методом GTD, было недостаточно, можете просмотреть детали здесь:


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *