Где найти время?

Где найти время?

Управление временем является одним из самых важных навыков, которому фрилансер может учиться. С хорошей системой управления временем вы можете найти время, чтобы сделать все те вещи, которые важны для вас, и в профессиональном и в личном плане.
Успешное управление временем может оказаться нелегкой задачей, особенно для новичков фрилансеров или тех, кто работает на самого себя. Когда у вас есть начальник, который вам говорит что нужно сделать и как нужно сделать, для вас будет достаточно легко проставить приоритеты и определить что нужно сделать и когда нужно это сделать. Но когда вы думаете не только о том, чтобы завершить проект в срок но также каждый день должны заботиться о всех аспектах собственного бизнеса, управление временем может стать трудной задачей.
Данная статья содержит 16 советов, которые помогут вам лучше распорядиться своим временем и найти время для нужд личного характера. Также представлены несколько других ресурсов, которые улучшат ваши навыки управления временем.

Будьте организованы.

Трата времени на нахождение чего нибудь, будь то поиск в вашем компьютере или же на вашем столе, может послужить причиной потери большого количества времени. Это один из тех вещей, который отличается в зависимости от индустрии и персональных предпочтений. Но вам просто необходимо организовать систему для хранения под рукой той информации, файлов, инструментов, которые вы используете в своей работе. Это могут быть папки или теги в вашем компьютере или физические папки на вашем столе.

Поэкспериментируйте с разными организационными системами пока вы не найдете ту, которая вам подходит больше всего. Например, у меня на рабочем столе компьютера есть папка «работа”, которая содержит по папке для каждого из моих клиентов, с которым я работаю на регулярной основе. Для однократных клиентов я создам папку во время работы над его проектом и эта папка будете перенесена в папку «завершенные”, когда проект будет сдан (и обычно перенесена в мой переносимый жесткий диск, вместо того, чтобы оставаться на жестком диске моего ноутбука). Бумажной работы у меня немного, так что с этим у меня проблем нет.

Разделяйте рабочее место от остального пространства в комнате или квартире.

Вам нужно выделенное рабочее место. Если вы работаете в офисе, этого добиться весьма просто. Но если вы работаете дома, то для этого нужно будет постараться. Вот некоторые советы для создания рабочего места, если у вас нет места для выделенного кабинета:

  • Выделите для себя рабочий стол. Не пытайтесь работать на кофейном столике или кухонном столе. Это неэффективно и вам потребуется отходить от рабочего места за вещами, нужными в работе и потом нести их обратно. Намного удобнее иметь рабочее место, где сможете оставить свои рабочие инструменты и материалы,
  • Войдите в состояние «работа”, когда вы на своем рабочем месте. Это может означать носить рабочую одежду. Также это может быть одевание обуви во время работы (я сам так делаю большую часть времени).
  • Присвойте неиспользованное место. Есть ли в вашем доме свободная комната, угол комнаты либо же чулан где нибудь в вашем доме? Поместится ли там стол? Если да, то возможно вы только что нашли свой выделенный кабинет. Если ваш кабинет это часть большой комнаты, то купите офисный шкаф, чтобы прятать рабочие вещи в то время, когда они вам не нужны. Если кабинет находится в чулане или в другом закрытом месте, то встроенный ящик стола или полки прослужат для этой цели лучшим способом. Присвойте неиспользованное место в вашем доме для своего рабочего места.

Воспользуйтесь преимуществами инструментов управления временем.

Существует сотня инструментов для организации и управления вашим временем. Будь то бумажный ежедневник или календарь или же он-лайн приложение, воспользуйтесь преимуществами готовых инструментов. Я использую несколько инструментов. Сервис Remember the Milk хранит список моих задач (с версией Pro у вас также будет доступ через iPhone). У меня также есть календарь, на который я записываю планы на месяц. Также я вешаю флажки на важные сообщения электронной почты, до тех пор, пока я не закончил использование информации из этого сообщения.

Раньше я использовал желтые липучие листочки для организации своих списков задач (я прикреплял их на свой стол, рядом с клавиатурой) а также черный блокнот с размером в карман. Оба справлялись со своей задачей прекрасно, но я решил перейти на инструмент, который будет доступен с любого места.
Существует множество других инструментов управления временем. Экспериментируйте с несколькими из них и посмотрите, какой из них лучше вам подходит. Не существует единого способа, который будет удобен всем. Но для каждого найдется подходящий инструмент.

Поставьте перед себой цели.

Постановка целей является одним из самых важных вещей, что вы можете сделать для управления своим временем. Если у вас нет целей, то как вы узнаете что есть важно и что нет? Что заслуживает вашего внимания и времени? Короткий ответ на эти вопросы: «никак”.
Цели не должны быть формальными. Также они не должны быть долгосрочными (хотя долгосрочные цели могут также помочь). Их цель это сфокусирование вашего внимания на важных вещах.
Один из моих целей может быть завершение всего проекта к четвергу, чтобы я мог не работать в пятницу, или в пятницу заняться личными делами. Поставленная цель заставляет меня сфокусироваться на работе с большей эффективностью, чтобы я мог завершить работу за 80% срока. Уменьшение срока на 20% не так уж и большое изменение для большинства проектов. Просто выключая TweetDeck во время работы (или просто ставив его обновить записи каждые 30 или 60 минут) может сохранить немного времени на работу. Также время для работы сохранит работа во время обеда или если встать на пол часа раньше чем обычно (ну или работать на пол часа больше).
Ваши цели должны быть осуществимимы и специфичными. Вы можете поставить повторяющиеся цели («Я не хочу работать по пятницам”) или же одноразовые («Я хочу завершить дизайн нового сайта до следующего четверга”) ну или любые комбинации вышеизложенных двух. Вы можете записать цели где нибудь, или же просто запомнить их. Просто позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда была цель. Ваша цель может даже быть очень простой, например «закончить этот логотип до обеда”.

Установите сроки завершения.

Срок завершения это предустановленная цель проекта. Если вы знаете, что должны сдать какой то проект в следующий понедельник, то тогда вы будете организовать свою работу таким образом, чтобы успеть ко дню сдачи проекта. (Если же нет, эта статья нужна вам больше чем другим).


Если у вас нет сроков завершения установленных клиентами или начальником, тогда вам нужно самому поставить срок завершения. Подумайте над тем, когда вы хотите завершить проект, или когда вы хотите перейти к следующему проекту. Запишите этот день в календаре или в списке задач как срок завершения проекта. Для большей отчетности, скажите о сроке завершения проекта кому либо еще. Я иногда пишу такие записи о завершении проекта на Twitter или Facebook, чтобы мои друзья могли отчитывать меня если я не уложусь в срок. Давление со стороны может помочь вам работать лучше.

Планируйте заранее.

Держите у себя что то похожее на общую картину плана. Это может быть календарь на месяц, двухмесячный или годовой план, в зависимости от вашей индустрии и конкретных типов проектов, над которыми вы работаете. Как я говорил ранее, я держу у себя календарь на месяц, на который записываю свои планы на месяц и сроки завершения. Я также могу записывать дни встреч, важные даты или другую информацию, которая касается проекта или графика работ. Большинство из моих сроков завершения являются недельными или меньше. Исходя из этого, календарь на месяц меня полностью устраивает.

Определите приоритеты.

Вы должны определить приоритет работы, которую вы делаете. В большинстве случаев, проект, срок завершения которого наступает в ближайшие пару дней, должен быть завершен в первую очередь. Далее идет проект, который должен быть завершен в ближайшие неделю или две, а потом все остальное.

Не забудьте также определиться с семейными приоритетами. Первый футбольный матч вашего сына важный. Тогда убедитесь в том, чтобы включить его в список приоритетных задач. Встречи с врачом, игры в школе, встреча с учителями тоже должны быть внесены в этот список. Решайте, какие именно задачи для вас приоритетнее работы (этот список не должен быть большим), какие задачи вы хотите осуществить, когда достигнете какого нибудь конкретного пункта в своей работа (также определитесь с этим конкретным пунктом в своей работе).
Создайте систему для пометки приоритетности на вашем календаре. Это может быть как использование разноцветных ручек или можете пометить приоритетные задачи звездочкой.

Поручайте работы третьим лицам или делайте аутсорсинг.

Нет ничего плохого в привлечении помощи. Это может быть поручение ответственности за работу некоему сотруднику из вашего офиса или помощнику. Это также может быть аутсорсинг какой нибудь части вашего проекта (исследование, программирование и т.д.) кому нибудь другому, чтобы вы могли сконцентрироваться на более важных задачах.
Необязательно делать аутсорсинг или поручить работу кому то для большей эффективности. Почему же не нанять домработницу, чтобы та приходила и чистила дом раз в неделю? Или, например, нанять кого то, кто бы мыл вашу машину, а не делать это самому? Такие типы аутсорсинга могут сохранить вам время для более важных задач (например, проводить время с семьей, или поиграть в партию гольфа).

Оптимизируйте ваши процессы.

Конечно же есть вещи, которые вы делаете регулярно, будь то каждый день или раз в неделю. Это может быть выставление счетов. Или же это может быть архивирование. Или это может быть что то, что вы делаете при любом из ваших проектов.

Это те вещи, которые вы должны рационализировать и оптимизировать. Проанализируйте эти вещи на предмет определения возможности их комбинирования. Если вы веб-дизайнер, это может означать создание ваших собственных файлов шаблонов для создания веб-сайтов. Или же например использование приложений для выставления счетов.

Учитесь сказать «Нет”.

Одним из крупнейших ловушек в управлении временем является принятие чрезмерного количества заказов одновременно. Вы должны научиться сказать «нет” некоторым людям. Если вы возьмете работы больше, чем можете выполнить, то у вас будут проблемы не только с уложением в сроки завершения, но также пострадает качество вашей работы, а это повлияет на ваши отношения с клиентами, как личными, так и профессиональными.
Перед тем как принять новый заказ, посмотрите на свой график работ. У вас на самом деле есть время на другой проект? Если нет, просто объясните клиенту, что у вас на данный момент слишком много заказов и просто не сможете уделить время на его проект. Большинство поблагодарит вас за это. И если вы не можете отказать клиенту в принятии заказа, дайте ему реалистический прогноз о том, когда его проект будет сдан. Не говорите клиенту, что вы сдадите проект на следующей неделе, если на самом деле у вас уже имеются проекты для сдачи на следующей неделе.

Тот же принцип касается и личных обязательств. Ничто не заставляет вас вступить в ассоциацию домовладельцев. Вы не обязаны вступить в местную лигу футбола. И то, что вы делали что то в течении последних 10 лет не говорит о том, что вы обязаны делать это в течении последующих 10-и тоже. Учитесь сказать «нет” вашим друзьям, семье, соседям и остальным, чтобы у вас было время сказать «да”, когда это для вас особенно важно.

Определите время, когда вы лучше работаете.

Один из преимуществ фрилансинга это то, что вы можете сами определить часы вашей работы. Обратите внимание на то, когда вы особенно продуктивны. Для меня лично, это с 9-и часов утра до 2-3 часов дня, а потом снова с 6-и 7-и часов вечера и до полуночи. Я не заставляю себя работать в те часы, когда я не продуктивен (с 2-х часов дня и до 7-и вечера). Но я работаю по утрам и вечером, в те часы, когда я знаю, что я продуктивен.

Определите регулярные часы работы.

Это касаемо того, когда вы лучше работаете. У вас должны быть регулярные часы работы, которых вы должны будете придерживаться каждый день. Если вы лучше работаете с 4-х часов утра и до полудня, то работайте в эти часы каждый день. Это также означает, что вы должны закончить работу ровно в полдень и идти заниматься чем нибудь другим. То же самое касаемо также выходных. У вас должно быть как минимум 2 выходных дня в неделю, если это возможно. Необязательно, чтобы выходные были суббота и воскресенье, вы можете выбрать, например, среду и четверг, или понедельник и вторник.

Не тратьте время зря.

Подумайте о вещах, которые попросту тратят ваше время в течении дня. Проверяете ли вы постоянно Facebook или Twitter? Идете за стаканом воды? Водите собаку на его шестую прогулку за день? Независимо от того, какие это вещи, определите пути минимизации их способности прервать вас. Ведите собаку погулять один раз после обеда. Проверяйте Facebook или Twitter раз в час (или раз в два часа), не открывайте их в то время когда они вам не нужны. Возьмите большую бутылку воды, чтобы нужно было идти за водой только пару раз за день.

Избегайте выполнения многих задач одновременно.

Многозадачность будет работать в некоторых случаях. Но если речь идет о выполнении существенных работ, многозадачность больше вредит, чем помогает. Работайте на одном проекте. Это не обязательно означает, что вы должны работать на одном проекте пока не сдадите его. Это означает, что вы не должны работать над тремя проектами одновременно. Определите для себя стандартный промежуток времени, это может быть пятнадцать, тридцать минут, или даже час. И работайте в этот промежуток над конкретным проектом.
Совет о мультизадачности касается также работы во время проверки почтового ящика, игры в солитер, разговора по телефону и всех остальных вещей, которые могут отвлечь ваше внимание от работы.

Часто делайте перерывы.

Перегрузка является большим препятствием для продуктивности. Когда вы перегружены, вы не сможете сфокусироваться на работе и работать настолько быстро, насколько вы бы могли будучи отдохнувшим. Частые перерывы помогут предотвратить перегрузки. Это может означать поход на прогулку в середине дня, просмотр новостей после обеда, поход за покупками в полдень вместо вечера, или же каждый год отпуск на пару недель.
Эти маленькие перерывы освежают нас и дают силы работать. Без перерывов мы не можем сконцентрироваться. Я обычно выхожу на пару часов в полдень. Это может быть поездка к родным, поход за покупками, прогулка или же плаванье летом. Также я делаю короткие десятиминутные перерывы в течении дня, чтобы дать глазам отдохнуть.

Обслуживание.

Обслуживание является невероятно важным пунктом для любой системы управления временем. Но вы должны обслуживать не только свою систему. Вы должны обслуживать все части своей жизни, чтобы вы смогли завершить работу.
Это означает повседневное обслуживание вашего компьютера (резервное сохранение файлов, очистка мусорного ящика, очистка почтового ящика), повседневное обслуживание вашего рабочего места (уборка, очистка корзины и т.д.) и ведение домашнего хозяйства (мытье посуды, стирка, ремонт дома и т.д.).
Не забудьте также следить за собой. Физические упражнения утром, принятие пищи вовремя могут повысить вашу продуктивность.
Вы можете спросить у себя, какое это имеет отношение к нахождению времени на все? Вот в чем смысл: если вы не будете обслуживать те вещи, которые требуют поддержки, то однажды что нибудь да падет. Это может быть необходимость провождения рабочего дня за стиркой, так как у вас больше нет чистой одежды или же это может быть что нибудь более крупное, например предотвратимая болезнь. Неожиданные бедствия сводят на нет нашу продуктивность. Вы в конечном итоге потратите больше времени исправляя неполадки, чем, если бы вы тратили понемногу времени на ежедневное обслуживание. И если вы включите регулярное обслуживание в свой график работ, оно не займет много времени.

История произошла вечером 11 августа в частном секторе Заводского района Минска. К машине Александра подъехала легковушка с неизвестными людьми в балаклавах внутри. Парень бросил заведенный автомобиль и убежал, справедливо опасаясь за свою жизнь. При этом ключ от машины остался у него в кармане. Когда спустя полчаса он вернулся на место событий, его автомобиля там не было. AUTO.TUT.BY писал об этом подробно. Спустя больше 10 дней Александру удалось найти и вернуть свой автомобиль. Как это получилось сделать?

На следующий день после случившегося Александр подал заявление в РУВД по месту прописки о том, что его автомобиль был похищен неизвестными. Заявление приняли и выдали справку о присвоении номера делу. Спустя два дня владелец обратился в страховую компанию: его Skoda Kodiaq был застрахован по КАСКО. Если машина пропала безвозвратно, то можно получить хотя бы страховое возмещение. Александр приложил справку из РУВД, отдал ключи от машины.

— Даже после все этих действий было понятно, что нужно еще попытаться найти автомобиль самостоятельно. Как раз тогда появилась информация, что машины, остановленные во время акций, отгоняют на штрафстоянку на улице Семашко.

Позже стало известно, что материалы проверки по заявлению Александра были переданы из Первомайского в Заводское РУВД. На этой стадии в дело включился адвокат.

— У нас не было никакой информации о том, что произошло с автомобилем: он похищен, эвакуирован, изъят в рамках уголовного процесса. Нужно было найти исполнителя, который занимается этим вопросом, и начать разбираться. Я передал в Заводское РУВД ходатайство, в котором уведомил сотрудников о том, что являюсь законным представителем Александра. А также попросил уведомить меня, кто является исполнителем по данному делу, чтобы понимать, с кем беседовать. На протяжении трех дней не было никакого результата, — рассказал Артем Калоша, адвокат Александра.

Позже материал по этому делу был передан в ГАИ Заводского района. Это вызвало большие вопросы, поскольку Александр с адвокатом полагали, что машину кто-то похитил. А ГАИ вопросами похищения авто не занимается. Сотрудники Госавтоинспекции пояснили, что судьба автомобиля им неизвестна, и удивились, что им передали это дело. И вернули материалы обратно в РУВД.

— Пока все это происходило, я в это время занимался самостоятельными поисками — ездил по штрафстоянкам, обычным стоянкам и даже просто по дворам. Было подозрение, что ее просто могли бросить где-то, — рассказал Александр.

Когда поиски ни к чему не привели, а ни от ГАИ, ни от РУВД не было никаких ответов, Александр с адвокатом пришли к выводу, что нужно подавать заявление в Следственный комитет Заводского района для возбуждения уголовного дела по факту пропажи автомобиля с просьбой привлечь к ответственности причастных к этому лиц. Это было в четверг, 20 августа. Но заявление Александр так и не подал.

Пропавший Skoda Kodiaq приятель Александра увидел на парковке РУВД

— Я распечатал образец и в пятницу собирался его отправить. Но утром 21 августа мой знакомый, который помогал с поисками авто, решил еще раз прокатиться по Заводскому району. И заехал на обычную парковку для посетителей Заводского РУВД. Он сам не поверил, когда увидел там мою машину. Я попросил знакомого оставаться рядом с машиной и сразу туда выехал.

Приехав, Александр первым делом осмотрел машину снаружи. Никаких повреждений на автомобиле не было. В салон владелец заглядывать не стал, так как были опасения, что в машине могут находиться не принадлежащие ему предметы: автомобиль несколько дней находился непонятно где, с незапертыми дверями.

— Но вот что интересно. Возможно, конечно, что моя Skoda все время там и стояла. Но 14-го августа еще один мой товарищ заезжал на эту самую парковку, и машины там точно не было, потому что он парковался прямо возле того места, где она стояла. А уже 21 августа она вдруг там оказалась, — вспоминает Александр.

По салону машины были разбросаны бумаги, лежавшие в борсетке

Александр решил, что без присутствия сотрудника милиции в машину вообще лезть не будет. Адвокат дозвонился в городской отдел милиции, объяснил ситуацию. Там сообщили, что материалы дела поступят к ним в понедельник, тогда и можно будет все решить. От подачи заявления в Следственный комитет отказались, так как автомобиль нашелся. Александр съездил в страховую компанию, взял ключ, чтобы запереть автомобиль.

— В итоге я настроился на то, что все будет решаться только в понедельник. Но в ту же пятницу вечером мне позвонил замначальника городского отдела милиции и сказал, что он может либо сегодня, либо завтра подъехать к машине, оформить объяснение и передать машину. Поэтому в субботу утром вместе с адвокатом мы приехали туда снова. Осмотрели машину уже в присутствии сотрудника милиции, составили объяснение. После этого я сел в машину и уехал.

На этом эпопея с поиском и возвратом автомобиля для Александра завершилась. Но что делать, если не повезло и автомобиль не удалось найти самостоятельно?

Комментирует адвокат Минской областной специализированной юридической консультации № 2 Калоша Артем.

— В первую очередь отмечу правильные действия Александра с самого начала: подача заявления в милицию, попытки самостоятельного поиска автомобиля. И, конечно, правильное решение не заглядывать в автомобиль без присутствия уполномоченного лица, ведущего дело о пропаже.

В случае пропажи автомобиля при похожих обстоятельствах Артем Калоша советует сразу сформулировать четкую позицию о том, где, когда, при каких обстоятельствах, в каком месте, в какое время это произошло.

— В дальнейшем, я считаю, необходимо руководствоваться действующим законодательством и обращаться в соответствующие правоохранительные органы с заявлением. Но учитывая их загруженность, рекомендую проводить самостоятельные осмотры штрафстоянок. А на нашем примере — еще каких-то ведомственных парковок возле зданий РУВД. В общем, предпринимать все возможные действия для самостоятельного поиска.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *