Как организовать рабочий день?

Как организовать рабочий день?

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Содержание

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим на тему Как организовать рабочее время, чтобы все успеть, как правильно его планировать, чтобы получить более эффективный результат, несколько полезных советов, как все успевать.

Как организовать рабочее время, чтобы все успеть

Очень часто нехватка времени вызывает у человека стресс.

На самом же деле, если правильно планировать свой рабочий день, времени будет хватать.

Казалось бы, ничего сложного в том, чтобы научиться управлять своим временем, нет, тем не менее, это под силу не каждому.

Надо помнить о том, что время ограничено, его нельзя остановить, вернуть, изменить. То же самое касается и нашей жизни.

Как правильно планировать время

Порядок начинать надо с рабочего стола — на столе не должно быть ничего лишнего, все документы, как на рабочем, так и виртуальном столе, надо систематизировать.

Вся важная документация должна находиться в одном месте, чтобы, когда понадобится, не пришлось искать нужный документ полдня. К примеру, вам надо оплатить за электроэнергию, а вы не можете найти квитанцию за предыдущий месяц.

Затем надо заняться составлением рабочего графика.

В ежедневнике или файле записать все задачи, которые необходимо выполнить в течение недели — планерные совещания, встречи с партнерами, проверка почты, обеденный перерыв. Удобнее, конечно, электронный вариант.

Электронный органайзер имеет неоспоримые преимущества перед бумажным ежедневником:

  • Экономится время, т.к. не надо переписывать вручную идентичные задачи с сегодняшнего дня на завтрашний;
  • Его можно установить на компьютер, телефон, планшет. Синхронизируя данные на всех этих устройствах, в него быстро можно закачать большие объемы информации, необходимые для работы;
  • Им удобно пользоваться. Электронная записная книжка всегда находится с вами — в транспорте, на отдыхе, в магазине. После того, как сделаете записи на компьютере, а затем их синхронизируете, они в считанные секунды выйдут на телефоне.

Лидером среди электронных органайзеров является Leader Task. Это несложная программа, удобная в использовании, хорошо подходит для продуктивного планирования дел, встреч с клиентами и поручений. С его помощью можно составить перечень действий на день, неделю, месяц, сгруппировать их по проектам, поставить напоминалки для решения первоочередных задач.

Приложение Leader Task можно установить на:

  • Windows;
  • Mac;
  • Android;
  • Iphone;
  • iPad .

Все дела надо планировать в порядке их значимости. В первую очередь выполнять надо важные и срочные, а после — менее значимые.

Все важные задачи надо планировать до обеда, чтобы выполнять их со свежими силами, не отвлекаясь на рутину.

Обычно времени не хватает из-за того, что вы тратите его на выполнение ненужных дел.

Как правильно организовать свое рабочее время?

Надо понимать, что все успеть сделать все-равно не получится, надо пытаться делать самое необходимое по мере возможности.

Начинать надо с планирования и лучше всего составлять план с вечера, чтобы, встав утром, вы знали, что вам предстоит сделать в течение дня и на составление плана не пришлось тратить время.

Да и, если заранее составить план, вы сможете вечером спокойно заснуть, т.к. очень часто человек не может уснуть, перебирая в памяти важные дела, боясь, что может что-то забыть. А, записав их, вы сможете расслабиться, тем самым обеспечив себе спокойный вечер и хороший сон.

Помимо прочего, подсознание будет работать над тем, как лучше выполнить запланированное. Решение может неожиданно прийти за завтраком, во сне, по дороге на работу.

Не думайте, что план нужен только бизнесменам, он поможет вам не тратить время впустую, не забыть о важных делах, приучить себя к дисциплине.

Зачем надо записывать предстоящие дела?

  • Чтобы не забыть нужную информацию. Записать, к примеру, нужный номер телефона, гораздо проще, чем его запомнить;
  • О чем -то важном можно забыть на фоне усталости или эмоций, а если записать то, что нужно сделать — это уже более надежно.

Со списком работать надо регулярно. Просматривайте план, анализируйте, все ли, что запланировали, сделали.

Большое количество времени отнимают телевизор и интернет.

Если вам хочется правильно управлять своим временем, от просмотра сериалов и других интересных программ, а также «зависания» в интернете в рабочие дни придется отказаться. Можно это позволить себе в выходные.

Постарайтесь автоматизировать процесс выполнения часто повторяющихся функций посредством специальных программ.

Не надо забывать об отдыхе, он является основной составляющей нашей жизни, не забывайте, что силы организма не безграничны.

Поэтому надо хотя бы на выходные планировать отдых на природе, походы в театр или кино или просто погулять с семьей на свежем воздухе.

Как все успевать

Вот несколько советов, как все успевать:

  • Надо взять за привычку с вечера составлять план на следующий день и напротив каждого пункта ставить время, которое потребуется на его выполнение. После того, как дело сделано, ставьте галочку;
  • Научитесь расставлять приоритеты;
  • Не отвлекайтесь до того момента, пока не выполните все пункты плана. Безусловно, хочется узнать последние новости, пообщаться с друзьями, просмотреть почту, но всем этим можно заниматься в перерыве или в конце рабочего дня;
  • Берите столько заданий, сколько можете выполнить;
  • Поддерживайте порядок на рабочем месте;
  • Оптимизируйте рабочий процесс. Например: все необходимые для работы файлы скопируйте в одну папку, чтобы их не пришлось искать среди большого количества документов;
  • Не откладывайте на завтра то, что должны сделать сегодня. Если постоянно откладывать невыполненные дела, со временем их накопится большое количество, и лавина невыполненных дел накроет вас;
  • Не надо бояться просить о помощи, если понимаете, что не успеваете выполнить работу в срок. Попросите мужа забрать ребенка из детского сада; маму — приготовить обед; коллегу по работе — переговорить с клиентом.

О том, как планировать рабочий день, вы узнаете, перейдя по ссылке https://web4job.ru/kak-planirovat-rabochij-den/.

Посмотрим видео на тему Как организовать рабочее время, чтобы все успеть

Как все успевать? Time management

Как я научилась все успевать и планировать свое время

Простой способ организации рабочего времени

В этой статье мы рассмотрели тему Как организовать рабочее время, чтобы все успеть, как правильно его планировать, несколько полезных советов, как все успевать, которые пригодятся в жизни.

Изо дня в день вы хронически ничего не успеваете. Вы стремитесь сделать все намеченные дела, но у вас каждый раз ничего не получается. То одно случится, то другое, вам постоянно что — то мешает решать все проблемы своевременно. В итоге ваши дела копятся, как снежный ком, а вы в полном бессилии признаёте свое поражение.

Вы как будто слышите внутри себя голос: «сделаю завтра», «потом», «только не сейчас», «мне не хочется этого делать», «только не сегодня, я так устал» и так далее. Таким образом ваше подсознание не хочет, чтобы вы выходили из зоны комфорта и начинали совершенствоваться и лишний раз напрягаться. Поэтому оно изо всех сил противится попыткам развить самодисциплину и силу воли.

Что такое тайм — менеджмент?

Успех во многом зависит от волевых качеств и сильного характера. Однако немаловажную роль в достижении результатов играет знание основ самоменеджмента.

Самоменеджмент или таймменеджмент— техника правильного использования времени

Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы. Как спокойно пережить стресс?

Самоменеджмент — это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей. Как достичь любой цели?

Интересно, что на 95 процентов эффективная организация распорядка дня зависит именно от вас и лишь 5 процентов от объективных обстоятельств.

В спокойной обстановке проанализируйте свои ежедневные действия, после составьте список необходимых дел на завтра. Как повысить свою работоспособность?

Список дел должен отражать ваши реальные задачи на завтра. Теперь расставьте дела в списке в соответствии со временем их выполнения.

Чтобы грамотно организовать свой распорядок дня по возможности перестройте график так, чтобы он более гармонично соответствовал времени и одно дело не накладывалось на другое.

Расставьте приоритеты, которые устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела разделите на 4 группы:

1) срочные (важные дела) — их необходимо выполнить именно завтра;

2) срочные, но менее важные дела;

3) менее срочные, но не менее важные задачи;

44) те дела, которые можно выполнить в последнюю очередь.

После того, как вы определили задачи и расставили приоритеты, необходимо продумать грамотный маршрут.

Детально представьте свой завтрашний день

Для правильной организации рабочего дня каждый процесс соотносите со временем, потраченным на его выполнение. Прокрутите в голове весь распорядок дня несколько раз.

Методы личной эффективности

Постепенно продвигайтесь в соответствии со своим планом. Постарайтесь в течение дня не менять намеченных заданий. Не стоит исключать пункты или добавлять новые. Вам необходимо придерживаться оптимального алгоритма вашего распорядка дня, а лишние изменения, к которым вы не готовились вам ни к чему.

Основные правила планирования времени

Соотношение (60:40)
Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (примерно на 60 %) 7 привычек для успеха

Оставьте определенный процент времени как резерв для неожиданных случаев или в результате недооценки длительности других дел.

Планируйте только такой объем задач, с которыми вы реально сможете справиться.

Заполнять потерю времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого рабочего дня наверстывать потерянное накануне.

Развитие пунктуальности или как перестать опаздывать?

Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности.

Как правильно организовать рабочий день?

Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Старайтесь начинать свой рабочий день с позитивным настроем — это будет способствовать успешному разрешению всех запланированных дел.

Начинайте работу по возможности в одно и то же время

Действуйте без промедления, и раскачек. Просто дайте себе время на подготовку к определенным действиям. При чем лучше, если вы сначала уделите время сложным и важным делам. В течение всего рабочего дня старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий.

И соблюдайте размеренный темп

Небольшие однородные задания выполняйте серией. Благодаря такой непрерывности и концентрированности на процессе достигается экономия времени.

Такая организация рабочего дня позволит вам использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной работы, а также выкраивать спокойное время для восстановления сил.

Доводите дело до конца, чтобы не тратить время на его выполнение завтра. В конце рабочего дня эффективным будет завершить начатые небольшие дела.

Пошаговая система достижения целей

Проконтролировать результаты и составить план на следующий день. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Благодаря такой самоорганизации, вы не только сможете с легкостью решать свои ежедневные задачи, но и найдете недостающее вам раньше время на отдых и развлечения. По возможности хорошо отдыхайте и заряжайтесь позитивными эмоциями. Как научиться сохранять спокойствие?

Будет гораздо проще продвигаться по плану, если за каждый выполненный пункт вы будете себя хвалить. Это будет неплохой мотивацией на пути к самодисциплине, а также кульминацией правильно организованного рабочего дня.

Возьмите за правило регулярно составлять план на следующий день, неделю, месяц и так далее. Чем больше вы будете планировать, тем лучше будете готовы к дальнейшим жизненным событиям. Сомнения и боязнь успеха

Правильно организовать рабочий день значит, что вы не только будете выполнять намеченные задачи, но и попробуете их систематизировать, организовать грамотный маршрут между ними, исключая ненужные действия. Возможно, в результате правильной организации у вас даже получится совместить какие — то действия или найти более рациональный вариант их выполнения, все будет четко спланировано и исполнено. Как стать хорошей и счастливой мамой?

Эффективная организация рабочего дня – это 60% успеха, с помощью которого вы сможете развить самодисциплину и характер.

05.09.2016 Категория:

Работа любого подразделения начинается с работы руководителя

При этом многие руководители часто оказываются загруженными работой больше, чем все подразделение вместе взятое. И все потому, что не понимают — их функции кардинально отличаются от функций рядовых сотрудников, их основная задача – это не «стоять у станка», чтобы производить результат, а именно руководить. Т.е. выполнять задачи должны подчиненные, а обязанность руководителя контролировать и обеспечивать выполнение этих задач сотрудниками.

В этой статье я расскажу о том, как правильно спланировать работу руководителя, а значит, и организовать работу всей команды. Для этого каждый руководитель должен выделять время на:

Стратегическое планирование – это самая важная работа руководителя:

  • знать и понимать цели компании;
  • уметь извлекать цели подразделения из целей компании;
  • создавать планы так, чтобы деятельность подразделения приближала всю компанию к реализации ее целей.

Координации с вышестоящим руководством.

На таких координациях руководитель как раз и согласовывает деятельность своего подразделения с целями компании и отчитывается о результатах. Выделяйте на это время с запасом, чтобы все спокойно обсудить.

Координации с подчиненными.

Это работа с одним подчиненным и согласование того, что он будет делать, когда и как, и когда он готов будет отчитаться о результате.

При этом важно понимать, что не только руководитель ставит подчиненному задачи, а и подчиненный рассказывает руководителю, что и как он будет делать – и вы вместе согласовываете эти действия.

Разумеется, подчиненный должен уметь планировать, думать, понимать последствия своих действий. Но только на руководителе лежит полная ответственность за то, чем занят его подчиненный и какие он производит результаты. Поэтому руководитель должен уметь подвести своего подчиненного к верному решению, на что лучше потратить рабочее время – выполнить много рутинных задач или несколько важных.

На каждой координации руководитель должен ответить себе на такие вопросы:

  • Какие задачи в списке подчиненного?
  • К чему приведет выполнение этих задач?
  • Как ориентировать своего подчиненного на получение результата?

К слову, у руководителя в непосредственном подчинении должно быть не более 7 человек, а лучше только 5. Поэтому, если у вас в подчинении больше людей – создайте такую структуру, при которой лично вам будут подчиняться только пятеро, которые будут ответственны не только за свою работу, но и 2-4 других людей.

Контроль – одна из основных функций руководителя.

Если на координациях руководитель согласовывает с подчиненными, что будет сделано, то во время контроля — получает краткий отчет о результатах и корректирует на месте план действий, если это необходимо.

Договоритесь с подчиненными, в какой форме этот отчет они вам предоставляют: по электронной почте, на общем бланке, заполненном в корпоративной сети или на доске отчетов и объявлений. Или же вы будете подходить к каждому и смотреть, выполняет или не выполняет он свои задачи. Все зависит от специфики работы и на это может уходить от 50 до 70% общего рабочего времени руководителя.

Будьте эффективно ленивым руководителем, не пытайтесь сами производить результат, а заставляйте это делать других людей.

Анализ (древне-греч. разделение на части).

Руководителю важно регулярно собирать данные, чтобы видеть, как идут дела – правильно или не правильно – и вовремя принять меры. Проводить анализ нужно не реже одного раза в неделю, а в сложных для компании условиях, как можно чаще. Для этого нужны:

  • идеальная картинка того результата, который должно получить подразделение, с точным указанием количества.
  • список успешных действий, которые гарантированно могут привести к этому результату.
  • количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, всем подразделением
  • и количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, каждым из сотрудников подразделения в отдельности.

И теперь вы сможете провести сравнительный анализ. Что хотели? Что получили? Как это получили? И что теперь нужно делать по-другому? Или наоборот, каких успешных действий нужно придерживаться и впредь?

Коррекции – внесение поправок в планы работы вашей команды.

Коррекция происходит и во время контроля работы сотрудников, но только после анализа результатов работы сотрудников за период не меньше, чем 1 неделя, можно увидеть, какие нужны изменения в расписании и методах работы, а возможно и штате сотрудников.

Совместное координирование деятельности всего подразделения.

Раз в неделю выделяйте время на собрание или совещание, чтобы подвести итоги недели, озвучивать полученные результаты и согласовывать планы на следующую неделю.
Для таких собраний существует обязательное правило – говорить обо всем только в позитивном ключе и держать фокус на целях и достижениях, а неудачи оставить для разговора наедине с тем, кто за них отвечает.
Только тогда команда будет двигаться к общей цели, когда люди будут понимать, к какой цели они должны прийти и какой вклад должен сделать каждый сотрудник в общее дело, т.е. как деятельность каждого отражается на деятельности группы.
Если же вы хотите получить практичный инструмент планирования, научиться привязывать долгосрочные цели к ежедневным действиям, а еще справляться с форс-мажорами и находить время, как для работы, так и для личной жизни, то пройдите тренинг «Стратегический тайм-менеджмент в бизнесе».

вас заинтересуют тренинги:

Киев

    В результате Вы упорядочите задачи и цели, научитесь эффективно планировать, расставлять приоритеты и управлять изменениями в работе и жизни. С тренинга Вы унесете цели и планы минимум на 10 лет, ближайший год, 3 месяца и следующий день. Т.е. Вы начнете планировать и управлять временем уже на тренинге, и все что Вам будет нужно потом, чтобы достичь своих целей и получить результаты – это пользоваться простой и практичной технологией планирования в жизни.

    Как организовать рабочий день руководителя и его команды? Как организовать рабочий день руководителя и его команды? Елена Александрова

    В этой статье я расскажу о том, как правильно спланировать работу руководителя, а значит, и организовать работу всей команды.

    Об авторе

    Стив Макклетчи родился в Филадельфии и стал одиннадцатым ребенком из двенадцати. Автор считает, что увлечение тайм-менеджментом у него сформировалось еще в детстве, когда он рос в большой семье. После учебы в колледже Вашингтона и получения степени бакалавра в экономике и финансах, Стив пошел работать в продажи. В 2001 году основал собственную консалтинговую компанию Alleer Training and Consulting. Сегодня Стив Макклетчи проводит тренинги и консультации со многими компаниями из Fortune 1000 и другими международными организациями на темы тайм-менеджмента, лидерства и продаж. Макклетчи — приглашенный лектор высококлассных американских школ бизнеса и член различных ассоциаций по развитию и управлению персоналом.

    Материал для книги «От срочного к важному» собирался в течение 12 лет. Он основан на опыте старшеклассников, студентов и квалифицированных специалистов. Автор пишет, что эта книга прежде всего о лидерстве, которое каждый может примерить к себе.

    9 вопросов, которые необходимо себе задать

    В книге Стива Макклетчи содержится девять глав, каждая из которых посвящена основным аспектам распределения времени. Разберем их и ответим на эти важные вопросы.

    Я достигаю успеха или решаю проблемы?

    «Задачи, рожденные желанием достичь успеха, дают более значимые положительные результаты для жизни и бизнеса, чем задачи, необходимые для решения проблем».

    Стив пишет, что у нас всегда есть две формы мотивации:

    1. Достигать успеха.
    2. Решать проблемы.

    Обычно те, у кого возникают проблемы с тайм-менеджментом, в ежедневных задачах руководствуются вторым — решают проблемы. Автор приводит пример общих собраний в компании: как вы считаете, какая их основная цель и чего вы в итоге достигаете? Если вы используете их, чтобы говорить об отчетах, инвентаризации, факапах сотрудников, то решаете проблемы. Разговоры о способах поиска новых клиентов, улучшения процедуры выполнения заказов — двигают ваш бизнес вперед.

    «Но проблемы нужно решать!» — скажете вы и будете правы. Мы живем не в волшебном мире, нам нужно платить налоги, мыть посуду и разбирать почту, делая это все время от времени. Но, согласитесь, если фокусировать все свое внимание только на решении проблем, то не остается времени для достижения успеха. Поэтому, нужно делать что-то большее, чем просто ежедневно «делать дела». Стив пишет:

    1. Задача, ведущая к успеху, всегда может подождать. Не приклеивайте ярлык «Срочно!» к действительно важным задачам, это принесет вам только напряжение.

    2. Чтобы двигаться к успеху нужно осознать, что вам не обязательно его достигать. Немного странно звучит, но вот в чем дело: если вы не достигнете успеха, ничего плохого не случится, просто ваша жизнь останется прежней. Слово «обязан» не применимо к мечтам, вы ничего не должны. Достигнув успеха, вы получите только опыт и чувство удовлетворенности.

    3. Автор объясняет важность делегирования: «..каждый раз, когда делаете то, что за вас мог бы сделать кто-нибудь другой, упускаете возможность достичь успеха». Результат достижений — это ощущение лидерства в различных сферах жизни. Без делегирования второстепенных задач очень сложно найти время стать лидером.

    4. Управляющий или лидер? Главное отличие управления от лидерства в том, что первое — это сохранение дел в порядке, а второе — их усовершенствование.

    Практика. Какие цели поведут вашу жизнь вперед? Что сделает вашу жизнь лучше? Выделите 5 минут своего времени и подумайте над этими вопросами. Составьте список целей. Если вы их достигнете, ваша жизнь улучшится? Разделите их на краткосрочные и долгосрочные, личные и профессиональные. Пишите смело, разрешите себе хотеть всего, чего вы так долго себе не позволяли.

    Как избежать выгорания и сохранить баланс?

    «Выгорание ведет к болезненным психологическим и физиологическим последствиям. Оно наступает, когда люди чувствуют себя застрявшими в болоте повседневности, делая одно и то же каждый день и не ощущая никакого прогресса. Болото по определению не предполагает эволюционных изменений».

    Исследование, проведенное независимыми экспертами в 2012 году, дало такие результаты: 88% сотрудников в компаниях заявили, что сделать выбор между работой и личной жизнью — трудное решение, для 57% — это вовсе «серьезная проблема», а 64% возвращаются домой после работы «физически истощенными».

    Да, трудно достичь успеха, если ты ежедневно находишься в рутине. Именно поэтому так важно найти баланс между решением проблем и достижением успеха. Многие считают, что работа — наша обязанность, жизнь в остальное время — то, что мы действительно хотим делать. Это ошибочная точка зрения, потому что на самом деле «…у вас нет профессиональной или личной жизни, у вас только одна жизнь».

    Многие откладывают жизнь «на потом», на период пенсии или работают по 60-100 часов в неделю, а после уезжают на месяц на Гоа без мобильной связи и прелестей цивилизации. Стив говорит, что такой способ не позволяет избежать выгорания. Баланс необходим в нашей жизни и единственный способ это сделать — найти пути сделать собственную жизнь лучше, чем она была вчера. Определите те цели, достигая которые вы получаете истинное удовлетворение.

    Практика. Выделите все значимые сферы в своей жизни и проанализируйте, какие цели вы поставили в каждой из них. Найдите свой личный баланс задач и результатов, которые сделают вас лучше, как профессионала / семьянина / друга, чем вчера.

    Каковы мои приоритетные цели?

    «Времени не хватит на все, что ты хочешь в этой жизни, поэтому придется делать выбор. И хочется надеяться, что выбор будет исходить из глубокого понимания, кто ты на самом деле». (с) Фред Роджерс.

    Возможно вы слышали о модели приоритетности, которая используется в тайм-менеджменте: А — немедленное выполнение задачи, В — дела, которыми нужно заняться в скором времени, и С — задачи на следующий день / неделю / месяц. Автор настаивает: это не работает в ежедневном планировании. Ведь чем ближе дедлайн, тем больше шансов у любой задачи стать А-приоритетом. Это означает, что в ваших делах опять воцаряется хаос. Стив Макклетчи предлагает новый способ расстановки приоритетов:

    А = задания для достижения успеха.

    В = подотчетные задания для решения проблем.

    С = задания для решения проблем.

    Получаемые результаты:

    А = цели, лидерство, улучшения.

    В = эффективное управление обязанностями.

    С = управление.

    Но что, если вы так и планируете свои будни, а все равно выполнение всех ваших задач превращается в хаос? Возвращаемся к первому вопросу: вы достигаете успеха или решаете проблемы? Скорее всего, ваш список дел выглядит так:

    1. Решить проблему

    2. Решить проблему

    3. Решить проблему

    4. Решить проблему

    5. Решить проблему

    Должен он выглядеть так:

    1. Решить проблему

    2. Продвинуться к успеху

    3. Решить проблему

    4. Решить проблему

    5. Решить проблему

    6. Продвинуться к успеху

    7. Решить проблему

    Практика. В конце первой главы вы записали цели, автор предлагает отнести их к созиданию. Вы достигнете этих целей через определенный период времени и ваша жизнь будет другой. Цели потребления — это любая награда, например, отпуск или долгожданная покупка. Теперь ваша задача — определить, какие цели вы преследуете и уравновесить их, поскольку: «В жизни нужны как цели потребления, так и цели созидания — чтобы чувствовать баланс и избегать выгорания».

    Откуда взять энергию и мотивацию?

    «С самого рождения благодаря физическим потребностям вы знаете, что такое мотивация».

    Реализация целей подразумевает значительный заряд энергии и мотивации, которые помогают фокусироваться на задачах и доводить их до конца, не отвлекаясь и не сдаваясь.

    1. Поговорим о мотивации. Она появляется, когда есть некоторое расстояние между тем, где вы находитесь, и тем, где хотите быть. Мы нуждаемся в ней, чтобы выжить, и это свойственно каждому человеку. Наши инстинкты развиты так, чтобы получить максимум удовольствия и минимизировать боль.

    2. Что нам дает ощущение счастья? Такой гормон, как дофамин, выделяется в нашем организме, когда мы получаем удовольствие. Эндорфины производятся в ответ на страх, стресс, боль, возбуждение, вызывая эйфорию и ощущение благополучия, что позволяет нам двигаться дальше. Достижение целей дает нам прилив энергии и запускает механизм выброса гормонов счастья. Чем важнее реализованная задача, тем счастливее, сильнее и увереннее мы себя чувствуем.

    3. Не забываем про адреналин. Именно его выброс мы чувствуем, когда дедлайн дышит нам в спину и «шепчет» на ушко что-то вроде: «Ты не справишься». Мы ощущаем страх, который мы получаем от пребывания в прокрастинации. Ее польза заключается в накоплении энергии, улучшении сосредоточенности и повышении скорости решения задач.

    Но негативные проявления «ничегонеделания» тоже очень ощутимы: стресс, низкое качество выполненной работы и дискомфорт. Поэтому, если вам не важно качество выполнения ваших задач, и страх = энергия для вас, то прокрастинация — допустимый вариант. В других случаях, найдите другой источник энергии для работы.

    Практика. Определите, какой у вас источник энергии для эффективного достижения целей.

    Я ценю свое время?

    «Время движется лишь в одном направлении: вперед».

    Все мы знаем, что нужно ценить время, но не всегда это осознаем. С другой стороны, наша жизнь полна вещами, которые мы делаем ежедневно, например, чистим зубы или выносим мусор. Но смысл не в том, чтобы не делать ежедневных (и важных именно в этот момент вещей), а научиться делать правильный выбор в пользу правильного распределения времени. Как это сделать?

    1. Поймите, ваши ежедневные привычки работают на вас или против вас? Если вы каждый день после работы стали заходить в бар на автопилоте, а это уже давно не приносит вам удовольствие, возможно стоит пересмотреть эту привычку.

    2. Защищайте свое время. Записывайте важные задачи в календарь и говорите «нет» тем, которые могут подождать.

    3. Устраивайте мозговой штурм по каждой из целей, описывайте каждый шаг для ее достижения.

    Практика. Стив Макклетчи резюмирует:

    1. Выделяйте несколько минут в день на составление планов на день, неделю и месяц.

    2. Используйте календарь как средство введения успеха в вашу жизнь.

    Как планировать на день / неделю / месяц?

    «Решить впустить достижение успеха в свою жизнь — только половина дела; теперь надо стать ответственным за это дело».

    1. Планирование на месяц (ответственность уровня А). Впишите в свой календарь задачи на следующий месяц по результатам мозгового штурма. Такое планирование позволит вам видеть перспективу яснее и не тонуть в ежедневных рутинных задачах и дедлайнах.

    2. Планирование на неделю (ответственность уровня В). Не откладывайте важные дела — уделите несколько минут еженедельно, чтобы определить, какие В-задачи намечаются, и когда они должны быть сделаны.

    3. Планирование на день (ответственность уровня С). Каждодневные решения можете запланировать в любой удобный момент (вечером накануне или утром после пробуждения).

    Практика. Попробуйте запланировать задачи всех уровней ответственности. Определите время, которое наиболее удобно для планирования задач A, B и C.

    Как не отвлекаться?

    «Отвлекаться и прерываться — разные вещи».

    Казалось бы, вы сделали все шаги по планированию, но все равно не достигли нужного результата. В современном мире наше внимание крадут множество вещей: сообщения в мессенджере и pop-up уведомления в браузере, рассказы коллеги об отпуске и контекстная реклама. Как поступить?

    1. Установите рамки времени, на которое готовы прерваться. Разговор с коллегой или внезапный телефонный звонок получится настолько кратким, насколько это нужно именно вам.

    2. Не перебивайте других, перебивайте себя. Когда настанет ваша очередь комментировать, остановитесь и обозначьте сколько еще времени у вас осталось, чтобы закончить разговор.

    3. Внесите в свое расписание время, в которое вас нельзя прерывать. Например, с 10:00 до 11:00 отправьтесь работать в пустующий конференц-зал либо другое тихое место.

    Практика. Проанализируйте, как часто вы прерываетесь во время работы, и насколько это мешает вам достигать целей.

    Как реализовать тайм-менеджмент?

    «Организованность всего-навсего делает вещи проще».

    1. Первое, что вам нужно сделать, это организовать ваши информационные ресурсы. Сюда относятся: список дел, календарь, контакты, заметки. Это поможет вам помнить о запланированных делах, сдерживать обещания, экономить время.

    2. Разработайте и, главное, используйте объединенную систему, которая имеет возможность управлять всеми этими ресурсами вместе. «Если вы сумеете это сделать, сможете пожинать сладкие плоды вашего контроля: ничего не забывать, чувствовать себя более организованным и менее нервным, быстрее находить вещи, более эффективно управлять своим днем».

    Практика. Создайте свою собственную удобную систему тайм-менеджмента, следуя советам Стива. Постоянно имейте к ней доступ, чтобы следить за этапами реализации.

    Действуйте!

    Да, это призыв. У вас больше не должно остаться вопросов как и что нужно делать. Сила ваших решений продемонстрирует вам скорые результаты и вы удивитесь, как много вы теперь успеваете. Принимайте решения как лидер, а не управленец, и верьте в себя.

    Как работать эффективно на практике?

    В этом вопросе заложен сам ответ: все время практиковать теорию. В этой рецензии команда Hurma System постаралась выделить наиболее важные и интересные моменты из книги, но на самом деле их намного больше. Основываясь на огромном количестве положительных отзывов и нашей субъективной оценке, можем смело резюмировать: книга будет полезна всем специалистам сферы HR, которые берегут свое время и хотят стать еще продуктивнее.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *