Как писать деловые письма

Как писать деловые письма

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    >Уважаемые дамы и господа!

    ТРЕТЬЯ ЛЕКЦИЯ. ОШИБОЧНЫЕ ДЕЙСТВИЯ (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

    Уважаемые дамы и господа! В прошлый раз нам пришла в голову мысль рассматривать ошибочное действие само по себе, безотносительно к нарушенному им действию, которое предполагали совершить; у нас сложилось впечатление, будто в отдельных случаях оно выдает свой собственный смысл, и если бы это подтвердилось еще в большем числе случаев, то этот смысл был бы для нас интереснее, чем исследование условий, при которых возникает ошибочное действие.

    Договоримся еще раз о том, что мы понимаем под «смыслом» (Sinn) какого то психического процесса не что иное, как намерение, которому он служит, и его место в ряду других психических проявлений. В большинстве наших исследований слово «смысл» мы можем заменить словом «намерение» (Absicht), «тенденция» (Tendenz). Однако не является ли самообманом или поэтической вольностью с нашей стороны, что мы усматриваем в ошибочном действии намерение?

    Будем же по прежнему заниматься оговорками и рассмотрим большее количество наблюдений. Мы увидим, что в целом ряде случаев намерение, смысл оговорки совершенно очевиден. Это прежде всего те случаи, когда говорится противоположное тому, что намеревались сказать. Президент в речи на открытии заседания говорит: «Объявляю заседание закрытым». Смысл и намерение его ошибки в том, что он хочет закрыть заседание. Так и хочется процитировать: «Да ведь он сам об этом говорит»; остается только поймать его на слове. Не возражайте мне, что это невозможно, ведь председатель, как мы знаем, хотел не закрыть, а открыть заседание, и он сам подтвердит это, а его мнение является для нас высшей инстанцией. При этом вы забываете, что мы условились рассматривать ошибочное действие само по себе; о его отношении к намерению, которое из за него нарушается, мы будем говорить позже. Иначе вы допустите логическую ошибку и просто устраните проблему, то, что в английском языке называется begging the question.

    В других случаях, когда при оговорке прямо не высказывается противоположное утверждение, в ней все же выражается противоположный смысл. «Я не склонен (вместо неспособен) оценить заслуги своего уважаемого предшественника». «Geneigt» (склонен) не является противоположным «geeignet» (способен), однако это явное признание противоречит ситуации, о которой говорит оратор.

    На что обратить внимание при составлении

    Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

    Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

    1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
    2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
    3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
    4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
    5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

    Образцы 2019 года

    Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

    Запрос данных

    Просьба

    Коммерческое предложение

    Гарантийное письмо

    Претензия

    Извинения

    Здравствуйте, друзья! Сегодня решила остановиться на особенностях официально-делового стиля письма. Поверхностно я затрагивала эту тему в статье «Как написать текст в деловом стиле». Но ошибочно предполагала, что это нужно только тем, кто занимается делопроизводством. Поэтому не стала углубляться в дебри. Как выяснилось, многих интересуют именно эти подробности.

    Раз надо, я всегда готова помочь.

    Отличия официально-деловой стилистики

    Этот стиль служебный, поэтому предполагает официоз и соблюдение деловой субординации.

    1. Любая деловая бумага должна быть адресована конкретному получателю (адресату) от конкретного отправителя.
    2. В деловых бумагах не должно быть мнения или эмоций автора. Тон нейтральный.
    3. В одном тексте рассматривается один вопрос. Кстати, это правило справедливо для всех стилей.
    4. Исключаются любые иносказания, метафоры, аллегории. Текст должен быть предельно ясным и толковаться однозначно.
    5. Краткость и лаконичность изложения. Этот принцип действует в любом стиле и жанре.
    6. Дружественность и доброжелательность — обязательное условие официально-деловой письменной речи.

    Рекомендации по написанию деловых бумаг

    Текст должен быть понятным, поэтому писать его следует короткими простыми предложениями. Вопреки сложившемуся мнению в деловом стиле не приветствуются причастные и деепричастные обороты, которые усложняют восприятие написанного.

    Деловой стиль предполагает самый простой, прямой, порядок слов в предложениях. То есть вначале идет подлежащее, потом сказуемое. Определение перед определяемым словом. Если есть вводное слово, оно ставится в начало предложения.

    ПРИМЕР: Итак, мы получили ответ на запрос в городскую администрацию.

    КОММЕНТАРИЙ: итак — вводное слово, ставится в начале предложения

    мы — подлежащее

    получили — сказуемое

    городскую — определение

    администрацию — определяемое слово.

    ПРИМЕР: Надеюсь, Вы посетите открытое мероприятие, где мы сможем обсудить пути дальнейшего сотрудничества.

    КОММЕНТАРИЙ: надеюсь — вводное слово

    Вы – подлежащее

    посетите – сказуемое

    открытое – определение

    мероприятие – определяемое слово

    мы – подлежащее

    сможем обсудить – сказуемое

    дальнейшего – определение

    сотрудничества – определяемое слово.

    Думаю, с этим все понятно. Примеры наглядно иллюстрируют, каким должен быть порядок слов в предложении.

    Исключено употребление так называемых профессионализмов – профессионального жаргона. Например: платежка, шахматка, кадровик, нал, безнал, расходник, хрипушка (хрип). В официальных документах это должно выглядеть как платежное поручение, оборотная ведомость, сотрудник отдела кадров, наличный и безналичный расчет, расходный ордер, запись телефонного разговора.

    Морально-этические принципы составления деловых бумаг

    К стилистике это прямого отношения не имеет. Но чтобы картина была цельной, всегда помните еще об одной особенности официально-делового стиля – абсолютной корректности.

    1. Тон изложения всегда должен быть ровным. Не допускается как чрезмерная любезность, так и негативные оттенки в любой степени.
    2. Оценка событий, фактов должна быть всегда объективной. Это значит, исключается личное мнение и отношение к ситуации. Только констатация фактов.
    3. Слова «срочно» и «незамедлительно» имеют эмоциональную окраску, их использовать крайне нежелательно. Особенно начинать письмо с этих слов. Допускается в конце попросить адресата сообщить о решении сразу же, как оно будет принято.
    4. Никогда не следует навязывать адресату ваше мнение или подталкивать его к нужному вам решению: Прошу принять положительное решение.
    5. Деловая этика исключает употребление выражений с намеком на невнимательность или недобросовестность. Например: Прошу Вас внимательно ознакомиться…
    6. Если в Вашем письме содержится отказ адресату, корректнее начать с обоснования такого решения. Проявите дипломатию и отметьте, что при более благоприятных условиях к этому вопросу можно будет вернуться.
    7. О положительном решении сообщайте так, чтобы создалось впечатление, что оно стоило вам определенных усилий. Это прибавит ценности вашему сообщению в глазах адресата.

    Теперь Вы знаете основные принципы и отличительные особенности официально-делового стиля и сможете корректно написать деловое письмо. Чтобы не пропустить очередную тему, подписывайтесь на обновления блога.

    Ваша Инна Копичникова


    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *