Как представиться в письме незнакомому человеку?

Как представиться в письме незнакомому человеку?

Иногда, когда я открываю новое письмо по работе, у меня создаётся впечатление, что человек писал и плакал. И совсем не хотел отправлять это письмо, но его заставили. И уж точно он не ждёт на это своё письмо ответ.

Много раз видела в комментариях под постами с предложениями работы в инстаграме сообщения типа: «Почему вы не отвечаете на письма?» Видимо, потому что вы так написали своё письмо, что на него не хочется отвечать)) Я на подобные письма тоже не отвечаю. Потому что если человек пишет мне письмо «для галочки», то я уже явно не хочу с ним работать.

Вообще я из тех людей, которые считают, что все вокруг знают всё не хуже меня. И если я понимаю какие-то очевидные вещи, то и окружающие тоже это понимают. Поэтому иногда, когда мне приходят письма, я немножко не понимаю…
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им должна.

А иногда пишут так, как будто с них берут плату за каждое слово, как в телеграмме. И они экономят. Поэтому из их письма ничего непонятно. «Привет! Дизайнер Глафира Цветкова делает очень классные украшения! Их хвалит стилист Юлиана Потапьева». Ээээ… Круто, чо. Поздравляю! Но от меня-то вы чего конкретно хотите? Напрашивается вывод, что главное ваше желание – чтобы я вам ответила и поговорила с вами за жизнь. Или чтобы я всё бросила и пошла искать в интернете, кто такие Глафира и Юлиана. Или, может быть, вы просто хвастались?

Я, кстати, совсем не против получать письма. Я даже очень это люблю. И очень люблю и ценю, когда сами дизайнеры или их друзья, или поклонники пишут нам в журнал об украшениях и аксессуарах и представляются. Частенько бывает, что дизайнеры эти реально крутые, и я с удовольствием о них пишу.

И вот после сотого письма «ни о чем», я подумала: а, может, действительно люди просто не в курсе, как нужно писать электронное письмо, чтобы на него ответили?

Если кому надо, то я расскажу!
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно!)

Итак, начнём.

1. Тема — это важно!
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».
Если это не еженедельная рассылка и не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то цепляющий заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не отправили в спам, не открывая.

2. Приветствие
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.
А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно. Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.

(Пожалуйста, не используйте «доброго времени суток»)

3. Представиться
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об украшениях и аксессуарах little-thing.ru».

4. Откуда у вас адрес
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал. Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…» — и получаетель сразу понимает, что его координаты вы не купили на черном рынке, и его не продал его же банк или сотовый оператор. Получатель сразу понимает, что вы практически «свой».

5. Рассказать о себе подробно (но без фанатизма)
Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.

6. Зачем вы пишите вообще?
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».
Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.

7. Попрощаться
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что-то), то об этом обязательно стоит упомянуть.

В итоге, если пробежаться по пунктам, то хорошее письмо получается таким:

1. дизайнер Маргарита Сивакова. Хочу в ваш журнал!
2. Здравствуйте!
3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……

Вроде всё так просто, но на деле почему-то не все так делают))

А по поводу дальнейшей переписки, кстати, есть ещё 2 бонуса.

I. НИКОГДА НЕ УДАЛЯЙТЕ ИСХОДНОЕ ПИСЬМО! Пусть там будет огромная лента тянуться, но гораздо удобнее, когда вся длинная переписка в одном письме. И ты можешь найти нужный телефон или реквизиты, просто открыв последнее входящее, а не перерывая всю переписку в поисках того самого грёбаного письма.

II. ВСЕГДА ПИШИТЕ СВОЙ ОТВЕТ НАВЕРХУ! Как раз из-за того, что ниже тянется огромная лента. И когда ты получаешь письмо, пролистываешь всю эту чертову ленту вниз, а там видишь просто «ок», хочется забанить отправителя навеки.

Вот.
Мне кажется, я идеальный письмописец. А как вы пишите электроные письма, друзья?

_______________________________________________________

Рассказывает ,

В интернете встречаются разные варианты сокращения термина «электронная почта» (electronic mail): email, e-mail, емейл, е-мейл. Сегодня мы попытаемся выяснить, есть ли единственный правильный вариант.

Как появился термин «electronic mail»

Первое электронное письмо отправил в 1971 году Рэй Томлинсон (Ray Tomlinson). По его словам, «…это было «QWERTYIOP” или что-то похожее». Тогда родилось понятие «electronic mail» и использовалось до тех пор, пока не было придумано сокращение.

Мы воспользовались Ngram Viewer, чтобы узнать, когда слова email и e-mail заменили полную версию (cервис показывает частоту употреблению слов в книгах из базы Google Books).

Email vs. e-mail

Мы изучили то, как различные источники сокращают термин «electronic mail». Вот что получилось:

Издательство Time в 2011 году опубликовало статью о Шиве Айадурае (Shiva Ayyadurai) «The man who invented email» («Человек, который изобрел email»), где использовало версию без дефиса. Кроме того, на сайте самого Шивы слово пишется так же.

Издательства The New York Times, The Washington Post используют «e-mail».

Англоязычная страница о электронной почте в Википедии называется «email».

Редакция AP Stylebook, которая считается «Библией для журналистов», сообщила в твиттере, что меняет в своем руководстве по стилистике «e-mail» на «email».

Кэмбриджский и Оксфордский словари используют версию без дефиса.

Британское издательство The Guardian придерживается варианта «email».

Поиск Google выдаёт 1 160 000 000 результатов по запросу «email», а «e-mail» — 10 030 000 000

При этом сам Google использует версию без дефиса

То же самое в Yandex

Запросов «email» меньше в 12 раз, однако компания использует это вариант в своём почтовике

Емейл и е-мейл

По сравнению с англоязычными вариантами, русскоязычные не так популярны в рунете, но также используются.

В Google запрос «е-мейл» показывает 885 000 результатов, «емейл» — 506 000

Что любопытно, поисковая система предлагает исправить «е-мейл» на «емейл»

Yandex выдаёт 51 000 000 результатов без дефиса и только 3 000 000 — с ним

Версия со слитным написанием в Яндексе популярнее.

Хотя и «мейл», и «е-мейл» встречаются в блогах, на форумах и тематических ресурсах, русскоязычной аудитории ближе иностранное написание.

Слова с E

С другими подобными словами тоже не однозначно: термин «электронное правительство» существует в двух вариантах: на сайте Европейской Комиссии употребляется версия «eGovernment», тогда как Ассоциация Объединенных Наций использует «e-government».

Как же писать правильно?

Точного ответа нет. Выбор за вами.

Нам ближе англоязычная версия без дефиса, email. В своей работе мы часто используем такие слова, как email-кампания, email-адрес. Как и в других сложных существительных, между двумя словами ставится дефис.

Если же использовать «e-mail», то получится либо e-mail кампания, либо e-mail-кампания. В первом случае с ошибкой написано сложное существительное, во втором — пропала эстетика.

Письма, которые мы отправляем по работе, не должны быть формальными, в них не стоит применять шаблоны и бессмысленные формы вежливости. Самые важные правила современной переписки – уважение к адресату и забота о его интересах, считают Максим Ильяхов и Людмила Сарычева. В своей книге «Новые правила деловой переписки» они рассказывают о том, как следует писать письма своим коллегам, клиентам и партнёрам. С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем ключевые выдержки из неё.

Вежливость – это не слова

Быть вежливым — не то же самое, что писать вежливые слова. Даже наоборот: чем больше слов, тем более раздражающим может получиться письмо, особенно если вежливость картонная. Истинная вежливость проявляется в заботе о собеседнике.

Забота проявляется не в словах, а в посыле:

  • писать как можно короче и без лишних слов;

  • не тратить время читателя;

  • придерживаться нейтрального, спокойного тона;

  • в целом нести другим пользу, а не просто маячить перед глазами.

Структура

Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:

  • Имя отправителя;

  • Тему письма;

  • Приветствие;

  • Суть разговора;

  • Вопрос или призыв;

  • Подпись;

  • Как связаться, кроме почты.

Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придётся тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.

Имя отправителя

По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком:

СПАМ ЛИЧНОЕ ПИСЬМО

Тульская типография Анна Николаева

Alex Rich Александр Болдарев

Выиграй Миллион Ирина Маркина

Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.

Приветствие

Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.

Мешает быстро перейти к сути:

  • Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица…

Стоит отдельно, не мешает:

  • Здравствуйте, Антон! У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица…

Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция. У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.

Суть разговора

Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки.

Долго и не по теме:

  • Искренне благодарен за уделенное мне время на конференции. Данным письмом хочу подвести итоги нашего разговора и обозначить дальнейшие…

Краткое введение в тему:

  • Мы общались на конференции по поводу совместной акции. Итоги нашего разговора…

Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придётся сделать введение длиной в один абзац.

Вопрос или призыв

На письмо трудно ответить, если в нём нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.

Без вопроса:

  • Это мои предложения по процессу работы над проектом.

С вопросом:

  • Антон, это мои предложения. Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим?

Подпись

В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «С уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создаёт дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.

Лишние расшаркивания:

  • С уважением,
    Дмитрий Шарапин,
    директор «Шарапин и партнёры»

Просто:

  • Дмитрий Шарапин

Как связаться

В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или Telegram. Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае «пожара». Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.

Убрать лишнее

Убирать всё лишнее из писем — ещё один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать:

  • Уведомление о конфиденциальности — формальная отписка из юротдела. Если вы можете её убрать, уберите. Если юристы запрещают — что ж…

  • Обвес пересылаемого сообщения — при переотправке сообщения адресат получает целый блок информации: «Начало переадресованного сообщения. Дата. Отправитель. Тема. Получатель». Обычно эта информация неудобно подана и не нужна получателю. Вместо неё лучше просто ввести в курс дела: «Лёша, клиент вчера написал вот такое письмо…»

  • Это сообщение проверено на вирусы антивирусом «Кусь» — получателю неважно, как проверено письмо на вирусы. Зато антивирусная компания получает бесплатную рекламу.

  • Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.

  • Отправлено с моего iPhone X Pro 3000 — получателю неважно, с какого устройства ему пришло письмо, и часто подпись выглядит как рисовка. Если это написано, чтобы оправдать опечатки и сокращения, то лучше в начале письма извиниться по-человечески: «Прости, пишу с телефона». Но обычно дополнительно предупреждать не нужно.

Забота о получателе — это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме — лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если, по сути, он не нужен. Если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.

Удобно ли ответить на вопрос

В книгах о переговорах часто советуют задавать собеседнику открытые вопросы. И в качестве примера приводят «Что ты об этом думаешь?» — мол, его можно задать к любому высказыванию, и как будто сразу начнется диалог.

Сам по себе это нормальный вопрос, но есть нюанс: на него должно быть удобно отвечать. Неудобно, если автор вывалил на читателя свои соображения, просит в них разобраться. Чтобы ответить на вопрос «Что думаешь?», читателю нужно проделать большую работу. Проще проигнорировать, если это возможно. Авось, само решится.

Внимание к имени

В деловой переписке не так много смертельных ошибок, почти всё можно исправить заботливыми переговорами. Но ошибка с именем… Она показывает невнимательность к собеседнику. Сразу видно, что автор письма пишет всем подряд.

Вот частые проблемы с именами:

  • Фамилия похожа на имя, легко перепутать — Сергей Борисов, Иван Ильин, Ольга Надеева, Максим Ильяхов.

  • Похожие друг на друга имена — Люда и Люба, Мария и Марина, Коля и Толя, Олеся и Алеся, Алексей и Александр.

  • Разные варианты имени — Ксения и Оксана; Вячеслав и Святослав; Ася и Настя. Наталиям не нравится, когда их называют Натальями.

Людей с такими именами постоянно называют неправильно. Каждый день кто-нибудь назовет Максима Ильёй, а Люду — Любой. Один раз это может быть нестрашно, но этих людей так называют каждый день.

Поэтому, если представились Оксаной, — называть Оксаной, а не Ксенией. Если Александром — писать полное имя, не переходить на Сашу. Если общаемся впервые — писать имя из визитки или сайта. Если имя непонятно, — лучше спросить, чем краснеть:

  • «Здравствуйте! Я нашла вас в фейсбуке, но не уверена, как правильно к вам обращаться. Подскажите, пожалуйста».

Бывают люди с необычными именами: например, Маргарет. Неважно, почему у неё такое имя. Важно, что Маргарет — это не Марго, не Рита, не Маргарита. Если она захочет, чтобы мы её так называли, она нам скажет. До тех пор — она Маргарет.

Если бы мы могли оставить в этой книге одно правило, мы бы оставили вот это: внимательно с именем.

Спасибо отдельным письмом

Благодарить коллег — хорошо. Но если написать в письме одно слово «спасибо», то мы нагрузим коллегу лишней работой: придётся увидеть письмо в ящике, открыть, закрыть, удалить. Вместо благодарности получается лишняя работа.

Если очень хочется поблагодарить коллегу, лучше сделать это лично, с улыбкой. Если лично не получается, а поблагодарить очень хочется, есть смысл добавить в письмо дополнительные материалы или подарок.

Но возьмем другую ситуацию: мы — управляющий ресторана, и знакомый бесплатно проконсультировал вас по рабочему вопросу. Хорошая благодарность может быть такой:

  • «Женя, спасибо! Ты очень выручил. Прими в знак благодарности нашего курьера с подарком. Я попросил его оставить коробку с подарком у вас в приёмной на твоё имя».

Конечно, это необязательно: когда нам готовы помочь бескорыстно, никто не ждёт взамен подарков. Но, если это сделать, человеку будет приятно.

Единственное, на что стоит обратить внимание, — чтобы читателю было удобно воспользоваться подарком. Если придётся ловить курьера в неудобное время — это так себе. Или промокод на скидку 500 при покупке от 10 тысяч — тоже слабый подарочек. Хуже только промокод на прыжок с парашютом, ради которого нужно в пять утра в воскресенье ехать на электричке, да ещё и доплачивать за парашют.

Извинения

Сами по себе они не делают письмо вежливым. Представим, что коллега не сделал задачу в срок:

  • «Привет, Саша! Я должен был сегодня прислать перевод договора, но не успел. Мне очень стыдно, что я тебя подвожу. Прости, пожалуйста! Никита».

Саша получает его за день до подписания договора. Что ему делать? Извинения не решают задачу, Саше от них не легче. Здесь проблема не в письме, а в поведении. Письмо станет заботливым, если:

  • предупредить о проблеме заранее — если рассказать о сорванных сроках день в день, исправить это будет трудно, риск провалить задачу нужно обсуждать как можно раньше;

  • предложить решение — настоящее извинение это не просто признание вины, а альтернативный план решения проблемы. Не просто «извини», а «извини, вот новый план».

Теперь письмо станет заботливым:

  • «Привет, Саша! В четверг я должен прислать перевод договора, но чувствую, что не справляюсь. Чтобы отправить договор вовремя, я нашёл переводчика, он готов прислать результат в среду. Я попросил среду, чтобы оставить день на проверку договора. Это я точно успею. С этим планом в четверг у нас будет готовый, проверенный договор. Вопрос только в бюджете. Перевод будет стоить 11 000 рублей. Можем ли мы это оплатить? Никита».

Понятно, что на Саше остался вопрос бюджета, но теперь у него достаточно времени и нужно решить один небольшой вопрос, а не носиться в поисках переводчика в последний день.

Бывают ситуации, когда извинения всё-таки не помешают. Обычно, когда случилась неприятность. Допустим, таксопарк получил жалобу, что стоимость поездки рассчитали неправильно. Если жалоба справедливая, ответ может быть таким:

  • «Здравствуйте, Любовь! Мы расследовали ситуацию с оплатой и выяснили, что вы правы: стоимость поездки должна быть ниже. Нам очень жаль, что так произошло. Сейчас мы исправились и оформили возврат. Неверно списанные деньги вернутся вам на счет за 2 дня. Простите за эту ситуацию! Мы поставили её на контроль, чтобы она не повторилась. Артём, менеджер поддержки».

В этом письме есть извинения. Но письмо заботливое не из-за них, а благодаря хорошей отработки ситуации: Любовь теперь знает, что деньги вернутся и когда это произойдёт. Но «нам очень жаль» здесь тоже важно: фраза добавляет искренности. Ещё обратите внимание, как человечно звучит само извинение: «Простите за эту ситуацию». Только не надо писать «Приносим извинения за доставленные неудобства». Это штамп, который не имеет ничего общего с человеческими отношениями, поэтому воспринимается как формальность.

Извинения — тоже способ проявить заботу о получателе. Если за извинениями стоит проделанная работа, это помогает налаживать отношения.

История переписки

Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки — текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли оставлять историю или лучше удалить?

Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договорённостей: информация из старых писем не нужна.

С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела. Оба варианта подходят. Главное — соблюдать принцип: сделать удобно получателю.

Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.

Другой сценарий — переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.

Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймёт суть, придётся переспрашивать.

Как представляться

Ваше имя уже указано в заголовке письма, поэтому чисто технически представляться в самом тексте избыточно. Но мы привыкли, что при знакомстве человек называет своё имя. Поэтому в письме незнакомому человеку не грех представиться прямо в тексте.

Что еще можно делать в приветствии-знакомстве:

  • В двух словах рассказать, чем занимается компания, если она малоизвестная. Но не уходить в рекламу, потому что тогда от письма будет ощущение спама.

  • Расшифровать термины и сокращения, которые могут быть неясны читателю. Например, если компания занимается CPA-маркетингом, можно объяснить, что это реклама с оплатой за фактические покупки.

  • Если мы откликаемся на вакансию, можно обозначить свой возраст — ведь ищут не только функцию, ищут ещё и человека. Но, например, семейное положение в деловом письме обозначать будет, скорее всего, неуместно.

Хмм… Ясно

KoKeTochka555 Лариса Вебкамова

Barbara Brightside Варвара Светлова

Король Танцпола Михаил Барышников

Нет ничего плохого в том, чтобы придумать себе звучное имя и его продвигать. Но тогда нужно быть последовательным и помочь получателю правильно к вам обращаться. Если во входящих вы Барбара, то в самом письме должно быть так же.

Подробнее о том, как писать рабочие письма, читайте в книге Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой .

Текстология.руРусский языкИнтересные факты о русском языкеИзучение русского языкаКак научиться писать письма?

Скорее всего, всем приходилось писать письма, хотя бы однажды. Вероятно, вы замечали, что к разным ситуациям (дружеское общение, деловая переписка и т. д.) подходит разный тон письма. Например, родные и друзья будут очень удивлены, получив от вас сообщение, написанное в официально-деловом стиле. Коллеги же не смогут оценить шутливый тон, который вполне уместен в общении с друзьями. Чтобы не оказаться в такой ситуации, нужно знать основные принципы грамотного написания письма.

Основные виды писем и правила их написания

Принято выделять три группы писем, для каждой из них характерны собственные нюансы.

Личные письма, адресатом которых может быть любимый человек, друг или родственник.

Полуофициальные. Такие письма отправляются для того, чтобы запросить какую-то информацию или получить некий товар. Полуофициальный стиль используется в бытовых ситуациях.

Официальные (деловые) письма. Такой стиль применяется, как правило, при переписке между организациями, при ответе на письменные обращения граждан в государственные учреждения. Деловое письмо предполагает беспристрастность текста и однозначность его прочтения.

Правильное написание личных писем

Это не так сложно, как может показаться. С близкими людьми вы всегда общаетесь в свободном стиле, поэтому и писать им нужно так же. Пользуйтесь разговорными речевыми оборотами, можете шутить и говорить ласковые слова – в личной переписке все это допустимо. Чтобы начать написание, обратитесь к адресату таким образом, словно он стоит рядом с вами.

В личном письменном общении нет строгих ограничений. Нужно учитывать только одно: обязательно подписывайтесь в самом конце, иначе ваш близкий может не понять, от кого получил послание: «С уважением, Владимир Александрович», «Люблю, Оля», «Твоя зайка» и прочее. При отправке письма через интернет-ресурсы допустимо пренебречь этим правилом или поставить стандартную подпись, формируемую в завершении каждого послания.

Правила написания официальных и полуофициальных писем

Деловые письма охватывают обширный спектр различных посланий, охватывающих внушительный перечень писем. К самым распространенным относятся:

  • Послания в организации.
  • Благодарственные послания.
  • Просьбы и жалобы.
  • Запрос информации.

Письма в организации непременно включают следующие элементы:

  • адрес отправителя и получателя;
  • дата написания послания;
  • имя адресата, если вы уверены в его правильности;
  • если имя вам неизвестно, то адресуйте тому, кто занимает определенную должность «Начальнику территориального органа ПФР» и т. д.
  • В правом углу оставляется пробел, чтобы можно было поставить номер письма.

Жалобы и просьбы излагаются простым языком, не стоит переходить на личности. В информационном письме нужно изложить всю суть очень кратко и четко. Оставьте себе копию письма после отправки оригинала в организацию.

При обращении в какое-либо учреждение за подтверждением информации, обязательно оставьте свой адрес, который указывается справа вверху. Обязательно укажите источник информации, которую вы получили и поставьте дату.

Благодарственное письмо пишется следующим образом: не забывайте об истинной цели письма. Вы желаете не только поблагодарить за что-то, но и укрепить отношения с организацией или ее сотрудниками. В сообщении должна прослеживаться основная мысль. Для этого будьте максимально лаконичными. Не забудьте о словах благодарности.

Любое официальное или полуофициальное письмо завершается подписью отправителя с обязательным указанием его контактов.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *