Kanban программа

Kanban программа

Когда необходимо оптимизировать перенасыщенные рабочие процессы, обычных to-do листов может быть недостаточно. В этом случае стоит поискать волшебный функционал, который будет отслеживать все задачи, над которыми работает ваша команда, задачи, которые только планируются, а также показывать полную картину по уже выполненным.
Kanban-доска — отличное решение. Этот инструмент для совместной работы над проектами широко используется в разработке ПО, маркетинге, строительстве, логистике и в любых решениях, где присутствует постоянный поток задач. Kanban-подход помогает командам визуализировать рабочие процессы, грамотно анализировать их и повышать эффективность управления задачами. Этот пост мы посвящаем самым актуальным в 2019 году онлайн инструментам, ориентированным на Kanban. Сравните их и выберите самый подходящий.

Но прежде, чем рассмотреть лучшие программные решения с Kanban досками, стоит узнать, для чего они вообще нужны.
Если вы только еще собираетесь и присматриваетесь к популярной методологии, то непременно погрузитесь в доступные руководства и гайды по Канбан для начинающих.
Если кратко, Kanban — это метод управления проектами, направленный на минимизацию многозадачности, повышение эффективности производства и оптимизацию скорости и качества работ. Метод широко применяется в крупных командах, стартапах и для индивидуальных целей.
Правильно подобранное программное обеспечение с функцией Kanban позволит сосредоточиться на приоритетах, держать свою команду в курсе того, что актуально и что будет происходить в ближайшем будущем, а также контролировать все рабочие процессы.
Эффективный Kanban-инструмент поможет управлять Agile-разработкой с помощью удобных досок и карточек, потока действий, функций Swimlanes и WIP limits, диаграмм и таймлайнов — всего, что помогает качественно визуализировать управление рабочими процессами.

Что включает в себя мощное Канбан ПО

На первый взгляд, система Канбан может показаться сложной и не всегда применимой. Но настоящая сила Kanban в том, что, как только команда начинает применять его принципы, то сразу может оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы.
Тем не менее, существуют решения, которые выполняют работу лучше и эффективнее других. Рассмотрим главные критерии для поиска лучшего Канбан-инструмента:

  • Kanban доска — система, которая предназначена для организации карточек с задачами с помощью горизонтальных колонок (Swimlanes), ограничений (WIP limits), сабколонок, а также стандартного набора колонок («To-do», «In Progress» и «Done»).
  • Kanban карточка — элемент системы Канбан, который назначает задачи при помощью чек-листов и вложений. Карточки позволяют связывать задачи, добавлять иерархию и назначать необходимые ресурсы.
  • Аналитика — система, позволяющая создавать отчеты.
  • Интеграция — способность инструмента легко интегрироваться с другими системами управления проектами.
  • Автоматизация — возможность настроить рабочий процесс в соответствии с условиями вашего проекта.

Лучшие Канбан инструменты для управления проектами

У вас, по сути, есть два пути:

  • Не заморачиваться и бездумно зарегистрироваться в проверенные и пресловутые JIRA или Trello.
  • Потратить немного времени на изучение новой волны крутого ПО по управлению проектами, ориентированного на Kanban, с целью отбора самого подходящего софта для ваших нужд.

В любом случае, выбор за вами. Вот краткое описание некоторых из них:

ПО Лучше всего для
JIRA Для разработки программного обеспечения Agile-командами. Не лучший вариант для нетехнических команд и процессов вне системы Agile. Идеальный вариант – для IT компаний с большим штатом разработчиков.
Trello Для частного и командного использования в разных областях (маркетинг, продажи, HR, и т.д.) которым необходим функционал Kanban. Не лучший вариант для Agile-разработчиков. Идеальный вариант – индивидуальное использование Канбан-досок.
Hygger Преимущественно для Agile-команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum, estimations, Burndowns, Swimlanes и WIP limits. Предлагает качественную приоритизацию бэклога. Идеальный случай – любая Agile-ориентированная команда.
MeisterTask Для тех же потребностей, что и Trello, но с улучшенной интеграцией с MindMeister.
Favro Для мелких и средних команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum процессы.
Asana Для персонального использования и для небольших команд, которым преимущественно нужны to-do листы и базовый функционал Канбан доски.
Kanbanchi Для персонального использования Канбан досок с тесной интеграцией с G Suite.
Paymo Для агентств и команд, которым нужно автоматически отслеживать время, приоритизировать задачи и следить за рабочим временем.
Breeze Для команд, которым нужна усовершенствованная версия Basecamp с базовым Kanban-функционалом.
Blossom Лучше всего для распределенных команд. Минималистичный инструмент для управления проектами, построенный на основе Kanban-досок.
ProofHub Для команд, которым необходимо полноценное решение с Kanban-досками, диаграммами Ганта, календарем, заметками, обсуждениями, листами задач. Это своеобразный Basecamp «на стероидах».
ZenHub Это плагин для GitHub, который добавляет поддержку Multi-repo Boards, Epics, индивидуальных рабочих пространств и улучшенный репортинг.
Taiga Опен-соурс программа для разработчиков, которым нужно проверять задачи и пользоваться стандартным набором для управления проектами.
Leankit Для создания кастомизированных досок с детальным потоком задач.

JIRA

Описывая JIRA, часто употребляют слова «мощная» и «мультифункциональная». Это действительно популярный универсальный РМ софт, который позволяет командам разработчиков планировать задачи, назначать исполнителей, работать со спринтами, устанавливать приоритеты и сроки и многое другое.
JIRA предоставляет большое количество настроек фильтрации, удобную визуализацию, подробные отчеты и удобный трекер времени.
Сомнения: JIRA хорошо подходит для технических команд, но небольшие компании и стартапы просто не смогут использовать все возможности сервиса. Нет возможности назначить нескольких исполнителей для одной задачи.

Trello

Trello — это популярный инструмент управления, который позволяет организовывать задачи, списки дел, инициативы, обсуждения и идеи на одной доске. Сервис довольно прост и интуитивно понятен, и многим компаниям просто нужна его базовая бесплатная версия для работы. Система Trello подходит всем, кому нужна базовая функциональность досок Kanban.
Сомнения: Trello не имеет своего собственного учета времени, поэтому вам придется платить за другое программное обеспечение (например, Everhour или Toggle). Кроме того, в Trello нет функций WIP limits, Swimlanes и диаграмм Burndown.

Hygger

Hygger — яркий представитель нового поколения PM-инструментов, который отлично подходит продуктовым компаниям, стартапам и организациям средних размеров. Сервис предоставляет удобные to-do листы с кастомными полями, Канбан досками, функциями Swimlanes, WIP limits и Timelines.
Достоинством сервиса является возможность приоритизировать функции, идеи или задачи, используя различные методы приоритизации. Этот фактор часто является решающим при выборе Hygger vs Trello. Кстати, если вы знакомы с функционалом Trello, то быстро освоиться в Hygger не составит труда, потому что платформа имеет похожий интерфейс.
Hygger предлагает определять приоритеты с помощью простых методов (Eisenhower matrix, Value vs Effort, Value vs Risk), а также продвинутых техник (ICE и RICE, Weighted Scoring).
Сомнения: Не хватает возможности переключения из Канбан в timeline автоматически, нет мультиязыковой поддержки.

Asana

Asana – не менее популярный сервис с доступными iOS и Android приложениями, который хорош в управлении задачами, отслеживании дедлайнов и постановке приоритетов. Asana позволяет качественно следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом.
Сервис чаще всего выбирают для личного пользования и работы небольших команд, которых в первую очередь нужны to-do листы и базовая Канбан-доска.
Сомнения: Платформа вряд ли будет полезна маркетинговым и креативным агентствам или сервис-компаниям.

Favro

Favro предоставляет инновационное решение для управления проектами, более всего подходящее для разработчиков, маркетологов и руководителей, которые планируют, отслеживают и развивают свои идеи. Favro предлагает встроенную поддержку Kanban и Scrum досок с панелями управления, масштабируемыми бэклагами и отчетами.
Функция Breakdown в Favro помогает разбить ваши проекты на различные задачи. Инструмент интегрирован с Google Drive и Dropbox, что позволяет прикреплять файлы к доске планирования.
Сомнения: Управление досками не так просто, как может показаться. Не все функции ПО могут быть использованы в полной мере: лучше меньше фич, но более качественная работа сервиса.

MeisterTask

MeisterTask подойдет командам любого размера и состава. Ключевые направления, в которых инструмент может помочь — управление файлами, отслеживание времени и создание отчетов.
Канбан доски MeisterTask помогают пользователям просматривать и управлять текущими действиями и активными проектами, создавать планы проектов и сотрудничать с членами команды. Платформа предлагает интеграцию с GitHub, DropBox, Zendesk и Bitbucket.
Сомнения: Отсутствие календаря, который мог бы показать, когда вы запланировали свои задачи. Нет диаграмм Ганта, чтобы установить продолжительность для задач.

Kanbanchi

Kanbanchi – еще одно подходящее решение, если вам нужно программное обеспечение для управления задачами и совместной работы с досками Kanban, диаграммами Ганта и системой учета времени.
Вы легко визуализируете рабочие процессы всех задач и действий с помощью удобных досок проектов со списками и карточками. Инструмент предназначен для G Suite. Вы должны зарегистрироваться в учетной записи Google, управлять досками в виде файлов на Google диске, помещать даты в Google календарь и т. Д. Приложение отлично подходит для работы отделов компании, потому как каждый член команды знает, над чем он работает.
Сомнения: Нет мобильной версии и некоторых важных интеграций, нет возможности группировать карты вместе.

Paymo

Выбирая Paymo, вы получаете полнофункциональный инструмент управления с системой планирования, управления задачами, выставления счетов и отслеживания времени. Сервис также отлично подходит командам, которые желают грамотно расставлять приоритеты задач. Paymo позволяет работать из одного приложения, не переключаясь с одной платформы на другую.
Сомнения: Понадобится некоторое время, чтобы привыкнуть к Paymo, потому что на рабочем столе много вариантов. При работе с десятками небольших проектов пользовательский интерфейс становится довольно загруженным.

Breeze

Еще одно отличное решение для управления клиентскими проектами с помощью досок Kanban. Breeze подойдет малому бизнесу и фрилансерам, которым нужно все четко и быстро организовывать и отслеживать.
Инструмент основан на принципах Agile и Lean и включает в себя следующие основные функции: списки задач, отслеживание времени, бюджетирование проекта, отчетность, календарь, экспорт данных, неограниченное количество пользователей, поддержка Android и iOS, интеграция с Google Drive и Dropbox, и т.п.
Сомнения: Малое количество инструментов, с которыми Breeze может быть интегрирован.

Blossom

Приложение Blossom было разработано для целевого использования в проектах, управляемых по методологии Kanban. Как и в других инструментах, ориентированных на Kanban, вы должны отображать этапы проекта в списках. Основным отличием Blossom является то, что каждый список должен быть следующим этапом процесса. Вы должны добавить новые карточки в 1-й столбец слева, а в последнем столбце справа отображается кнопка архива.
Blossom позволяет использовать аналитику с подсчетом количества отправленных карт и диаграммой, показывающей, сколько времени ушло на изготовление каждой карточки.
Сомнения: Нет бесплатного плана для личного использования. Интеграционные возможности — только отправление обновлений на канал Slack.

ProofHub

Известные бренды, выбравшие ProofHub, по достоинству оценили это программное обеспечение для управления облачными проектами, которое помогает им легко управлять сроками и результатами.
ProofHub предлагает расширенные функции и ценовые пакеты в соответствии с требованиями различных компаний, а также приложения для iOS и Android, что позволяет пользователям работать более продуктивно. Среди ключевых функций выделим списки задач, календари, обсуждения, диаграммы Ганта, удобные расписания и т. д.

Сомнения: ProofHub может показаться слишком простым с первого взгляда, но может не подойти для сложных проектов и крупных организаций.

ZenHub

Основное преимущество ZenHub заключается в том, что он изначально интегрируется с пользовательским интерфейсом GitHub, поэтому разработчики остаются в привычной среде, а менеджеры проектов могут получить полное представление о процессе разработки.
Инструмент можно использовать для организации, планирования и запуска спринтов. Нет необходимости в специальном обучении — ZenHub широко используется как командой разработчиков, так и продуктовиками. Основными функциями являются Kanban-доски, списки дел, графики Burndown, оценки времени, интеграция со Slack и др.
Сомнения: Zenhub не предоставляет достаточно аналитических и отчетных функций. В UX есть некоторые «причуды», которые могут периодически отвлекать и беспокоить.

Taiga

Taiga — выбор разработчиков, менеджеров проектов, дизайнеров и других практиков Agile-методологии. Облачная платформа включает в себя совместную работу над проектом, управление задачами, отслеживание ошибок, отчетность и систему учета времени. Выбирая инструмент, вы также получаете настраиваемые доски Kanban и бэклоги.
Сервис можно легко интегрировать с GitHub, GitLab, Webhooks, Bitbucket и Gogs. Доступны мобильные приложения для Android, iOS и Windows.
Сомнения: Интерфейс выглядит немного старомодно. Экраны довольно сложные — это немного запутывает работу с разными их видами.

LeanKit

LeanKit — это также доступный Kanban сервис, предназначенный для компаний любого размера в различных отраслях. Он помогает проектным командам безболезненно внедрять принципы и практики Lean.
LeanKit предлагает удобный способ соединения досок проектов на уровне команды и проекта и предоставляет пользователям полную видимость. Вы также получите модуль отчетности и аналитики с полезными показателями и метриками. Платформа поддерживает интеграцию с JIRA, Zendesk, Pivotal Tracker и другими инструментами.
Сомнения: Много спама по электронной почте — даже небольшое изменение, внесенное в задачу, будет отправлено вам письмом. Отсутствие базовых вариантов интеграции.
Независимо от того, выбираете ли вы автономный инструмент Kanban или более широкий пакет управления проектами, вы можете быть уверены, что применение системы Kanban в стратегии управления проектами расширит возможности вашей команды и облегчит ее жизнь.

В бизнесе сейчас в моде такие понятия как «система управления проектами”, «бережливое производство”, «визуализация процесса работы”, «эффективное выполнение поставленных задач”.

Мы все знаем и понимаем их значения (хотя бы приблизительно), но мало кто знает, что все это – множество частей одной системы. Системы, которая помогает компаниям работать сверхрезультативно. И называется она – канбан.

Система «Канбан” это и вправду очень сильный инструмент по управлению задачами на разных уровнях (даже в продаж).

И не даром её реализацию мы сейчас можем видеть в разных компаниях и сервисах. Скорее всего Вы даже пользовались этим подходом, например в CRM-системах.

Для многих такие инструменты не относятся к маркетингу, но мы считаем наоборот. Ведь благодаря такому внедрению, компания может делать свою работу лучше и быстрее, а значит клиенты будут более лояльны. Они будут рекомендовать нас и покупать снова и снова. Но, как всегда, мы расскажем всё просто и понятно. Поэтому начнём с истоков, чтобы всё разложить по полочкам.

что такое система канбан

Помните нашу статью про agile-методологию? Так вот, с появлением самого термина «agile” все понятно.

А вот с возникновением «Канбан” несовсем. Я смог найти только то, что сам термин и само понятие было придумано инженерами компании Тойота в 1940-х годах и с тех пор они только и делают, что развивают его.

Самое интересное, что упоминается два варианта того, как была придумана концепция канбан.

Вариант 1. Каждый мастер на своём участке производства писал своим подчиненным задания на листке и вывешивал его на видном месте. Другие мастера участков делали то же самое и вывешивали задачи рядом.

Таким образом стало видно, что мастера поручают работникам, и при необходимости они стали давать советы друг другу для повышения работоспособности бригады (чтобы на одном участке не стало скапливаться большое число невыполненных задач).

Вариант 2. После открытия завода Тойота в Америке, инженеры начали путешествовать по стране.

Периодически они заезжали в супермаркеты для покупки продуктов. И настоящим инсайтом для них стало то, что товары на полках пополнялись не по мере того, как поставщик их привозил, а по мере того, как пустели полки.

То есть запасы привозились не когда было удобно поставщику, а когда запас достигал минимума.

Какой из этих вариантов правда – я не знаю. Лично мне нравится второй. Однако, в 1959 году корпорация Тойота стала использовать методы схожие с современной системой канбан.

А в 1962 полностью и довольно кардинально поменяла весь процесс работы на своих заводах. Но давайте пошагово.

Канбан в переводе обозначает «кан” – «видимый/визуальный”, а «бан” – «вывеска/доска”.

Пример Канбан

Единого определения у системы канбан нет. Поэтому я приведу две фразы, которые на мой взгляд максимально отражают суть:

  1. Система, направленная на уменьшение количества одновременно выполняемых задач;
  2. Система вытягивающего управления складскими запасами.

Помните историю про супермаркет? Так вот методика работы «just-in-time” (по английски, «точно в срок”) и есть основная суть системы канбан.

То есть нет смысла производить продукцию, если она еще не продана. Это захламляет склады и рабочие места, а также увеличивает время ненужной работы (так как продукция может быть не продана).

Поэтому как только готовая продукция на складе подходит к концу, склад начинает «вытягивать” изготовление из производства.

Интересно. Сейчас существуют готовые сервисы, которые делают автоматический заказ у поставщиков, когда в наличии количество единиц продукта становится минимальным. Это особенно актуально для общепита и продуктовых магазинов.

Как это работает в Тойота

Как у любой нормальной компании, в Тойота ставится план продаж на год. Этот план разбивается на месяца.

В результате получается среднесуточный план выпуска автомобилей. Затем этот план берут продажники и начинают активно договариваться с дилерами о реализации их автомобилей.

В это время на заводе склад пишет карточку, сколько готовых автомобилей необходимо произвести.

Далее по каждому цеху (производства стекол, панелей, колёс, запчастей и так далее) пишутся карточки, сколько необходимо выпустить единиц каждого наименования на данный момент времени.

При подходе готовых единиц, к концу выпускаются новые карточки, с указанным числом новых необходимых деталей. И так далее.

Как видите, на всем протяжении процесса идет использование карточек канбан, так их называют сейчас.

Таким образом соблюдается как раз 2 основных принципа. Количество задач уменьшается за счет «вытягивания” управления складскими запасами.

Простым языком. Всё делается ровным счётом тогда, когда это нужно. Действует закон приоритетов.

основные Принципы системы

Как и у любой методологии, у канбан есть принципы, на которых она была основана и успешно развивается.

Я отобрал для Вас всего 4, хотя в Интернете и книгах Вы можете встретить 7 и даже 10. Однако эти – наиболее понятны среднему человеку (который не живет системами управления процессами).

Визуализация Канбан

1. Визуализация. Главный принцип канбан – это визуализация. Недаром используются и пишутся карточки канбан.

Ваша главная задача – сделать визуальную доску, которую Вы разобьете по необходимым для Вас этапам и расположите задачу по стадии её развития. Классика жанра это 3 направления – планируется, выполняется и сделано.

2. Количество выполняемых задач. Большая проблема множества людей – прокрастинация. Мы откладываем все на потом. Соответственно, задачи накапливаются.

Поэтому должно быть понимание, сколько задач должен выполнять сотрудник/отдел за определенный срок (например, неделю/месяц). Такой KPI, если хотите. Или еще можно назвать личный канбан.

3. Фокусировка на работе. Правила канбан учат нас принципу, что задачи не нужно постоянно планировать, их нужно делать.

Соотвественно, фокусировка на невыполненных задачах – главный приоритет. Подключение дополнительных людей, правильное использование ресурсов – все, что необходимо, чтобы выполнить нерешенные задачи.

4. Улучшение. В связи с тем, что в канбан идет работа по принципу «минимальными партиями”, проблемы в продукции или работе персонала будут видны на ранних этапах работы.

Их нужно выявить и устранить. Это и есть один из главных принципов – постоянное улучшение за счет внимания к мелочам.

Примеры

Чтобы материал усвоился максимально легко и понятно, я Вам приведу несколько вариантов реализации данной методологии в жизни компании.

Ведь по ходу прочтения этой статьи у Вас, скорей всего, возникло ощущение, что внедрение канбан возможно только в производстве или IT-сфере.

Пример №1 Императорский дворец Японии

Я хочу, чтобы Вы представили современную Японию. А конкретно Токио. Но не сам высокотехнологичный город, с огромными небоскребам, а Восточные сады в Императорском дворце Японии. Красивейший современный парк, да еще и в момент цветения сакуры.

Если Вы видели в Интернете картинки цветков сакуры, мирно лежащей на воде, то сделаны они скорей всего именно в этом парке.

В момент входа в парк, вместо покупки билета, смотритель выдаёт Вам небольшую пластиковую карточку, которую Вы обязаны будете сдать в стеклянную будку, когда будете выходить с территории счастья. Заметьте, это не билет. Это обычная карточка.

Самое интересное начинается потом. Как только в будке на выходе скапливается горка подобных карточек, смотритель забирает их и начинает выдавать желающим войти, которые ожидают своей очереди.

Это и есть kanban в действии. Только поданный через инструмент маркетинга – сторителлинг.

Выглядит необычно, но в действии это просто изумительно. Новый посетитель получает билет на вход (карточку), как только она освобождается.

Благодаря такому подходу, парк получает легкий способ контроля посетителей и избавляет руководство от контроля с переизбытком людей.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook

Пример №2 Отдел продаж

Вы – менеджер по продажам. И через Вас ежедневно проходят десятки клиентов. Помимо новых, у Вас есть старые, которым тоже нужно что-нибудь отправить или позвонить.

Ко всему этому Вам нужно контролировать исполнение договора, в виде оказания услуг или отгрузки.

Такая ситуация с огромным количеством задач на одного человека в 9 из 10 компаний.

Это не нормально, но естественно в условиях нашей реальности. Как с этим всем справиться? Как ничего не забыть? Как не получить штраф из-за просроченных сроков? К Вам идёт на помощь внедрение системы канбан.

Вы разделяете весь этап ведения клиента на шаги от А до Я. Начиная от первого контакта, заканчивая подписанием актов, а ещё лучше, звонков из серии «Как дела?”.

Кстати, звонок «Как дела?” это очень интересная техника по повышению лояльности и продаж. Поэтому вот Вам видео на эту тему:

В результате, после внедрения системы канбан, сотрудник полностью видит весь процесс. И не только продажи, но и ведения проекта.

Получается некая синергия этапов воронки продаж и введения проектов. Такой вот личный канбан для сотрудников.

Обратите внимание, что сейчас даже продажи реализуют по методологии канбан, ведь это и вправду интересно.

Вот пример успешной реализации канбан нами как еще одно доказательство, что это возможно в России:

Реализация Канбан

Пример №3 Выполнение проекта

С этим всё максимально просто. Например, Вы – студия дизайна. А значит клиентский проект проходит по заранее составленному плану. На каждом участке этого плана есть свои ответственные и задачи.

С помощью внедрения канбан это будет выглядеть следующим образом. Когда менеджер по продажам подписал договор, он передаёт задачу (карточку канбан) на первый этап, который называется «Бриф и снятие размеров”.

После того, как из клиента вытащили все хотелки, то ответственный переносит карточку на следующий этап – «Дизайн” уже с другим ответственным. Затем карточка переходит к «Электрику”, «Раскройщику” и т.д.

Что мы имеем на выходе? А то, что каждый видит, какое количество задач у него есть на данном этапе.

Еще он может оценить, сколько у него будет задач в дальнейшем и какие затыки у него есть по этапам (куда направить все силы). Это в чистом виде адаптация под любую реализацию проекта.

Выполнение проекта

Адаптация к бизнесу

А теперь давайте представим, что я убедил Вас начать внедрение системы канбан в своей компании.

Что же для этого нужно сделать? Использовать доски и карточки канбан. Все верно.

Наверное Вы подумали о реальной доске, которая будет висеть у Вас на стене офисе, и на которую сотрудники будут приклеивать свои карточки.

Вот так думаете это выглядит?

Но так как у нас 21 век, то доска, а также карточки канбан могут быть виртуальными.

Именно для этого я подобрал 3 программы, которые помогут Вам совершить внедрение системы канбан совершенно безболезненно и результативно.

Программа 1. Битрикс24

Наверное это самая известная CRM система в России. Ведь как говорит Битрикс, их CRM используют более 2-х миллионов компаний по всему миру.

Все достоинства описывать не буду, могу лишь сказать, что сейчас Битрикс можно настроить именно под Вашу компанию даже в бесплатной версии. Но вернемся к канбан.

Как в любой CRM, в Битрикс 24 можно ставить задачи для себя и для сотрудников. И для удобства Вы можете делать это в канбан, если уж решили, что эта японская система Вам приглянулась.

Вкладки по типу «Выполняется” и «Сделано” Вы можете настроить индивидуально.

Также видно, какая задача и каким сотрудником выполняется в моменте, что позволяет контролировать производительность.

Битрикс 24

Самый главный плюс в том, что это полноценная CRM система, то есть все в одном. Вы можете управлять клиентами по той же самой схеме, которую мы рассматривали выше в примере про отдел продаж.

И все это как с компьютера, так и с телефона через мобильное приложение. Сервис «must have” для большинства компаний. Хоть и не единственный, но зато бесплатный.

Кстати. Если Вы хотите протестировать другую CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод «Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

Программа 2. Трелло

Мы сами использовали Трелло более года и были весьма довольны, пока проектов не стало «Мама не горюй”.

Во-первых, он бесплатный (но есть и платная версия), во-вторых, очень удобный и интуитивно понятный.

Когда выбирали, нам нужна была система с возможностью отслеживать проект целиком и выделять ответственных за этапы. В голову даже не пришло, что это как раз сущность системы канбан.

Трелло

Как я уже писал, преимущества Трелло даже не в том, что он бесплатный и удобный.

К этому всему у программы есть мобильное приложение, где Вы можете посмотреть или поставить задачу не будучи привязанным к компьютеру.

Трелло нам настолько понравился, что мы уже «подсадили” несколько клиентов на него.

Программа 3. Кайтен

Сервис Кайтен я нашел только потому, что список из 2-х пунктов смотрится неполноценно.

Но чем больше я изучал его, тем больше он мне нравился. Это специальный сервис, чтобы внедрить командный подход в своей компании.

Кайтен

Есть бесплатный тестовый период 14 дней (я, если честно, уже не представляю сервис без этой функции), интеграция всевозможных инструментов и две методологии для удобной работы: канбан и scrum (о ней еще будет статья).

Кроме того, здесь учтен один из главных принципов канбан – ограниченное число задач.

То есть каждому процессу/сотруднику Вы можете задать определенное число задач, и он не сможет добавить новые, пока не завершит старые.

Недостатки: он платный (хотя 500 рублей за пользователя не такая уж и большая плата), и пока мобильное приложение есть только для пользователей Андроид.

Сам я ярый поклонник Apple, но разработчики сервиса скоро обещают порадовать и меня, выпустив мобильное приложение на iOS. Полноценно оценить сервис мне сложно, но то, что он достоин внимания, это точно.

Коротко о главном

Я читал, изучал и внедрял разные системы управления проектами – agile, scrum, xp, канбан.

И могу сказать, что одна из самых простых для малой и средней компании – это канбан.

Возможно это связано именно с тем, что большинство людей – визуалы (то есть воспринимают информацию наглядно), а главный принцип канбан – визуализация.

Поэтому я рекомендую Вам попробовать эту систему управления, если Вы еще ее не использовали. Благо, для этого есть такие бесплатные инструменты как Битрикс 24 и Трелло.

Но когда Ваш проект вырастет или перестанет быть линейным, то Вам придётся переходить на другие сервисы и методологии. Но это уже потом, сейчас канбана Вам будет достаточно.

Данная статья является продолжением цикла публикаций о прото-Канбан системах.

Что такое Агрегированный персональный Канбан

Агрегированный персональный Канбан – это прото-Канбан система уровня зрелости 1, необходимая для визуализации потока работы членов команды, снижения перегрузок, выгорания и уменьшения потерь на переключениях между задачами.

Для чего нужен

Агрегированный персональный Канбан идеально подходит для организации работы команды, где каждый специалист отвечает за свой участок. Примеры: кадры, маркетинг, продажи и так далее.

Рис. 1. Агрегированный персональный Канбан.

Как устроен

В дизайне Канбан-доски всего четыре этапа:

  1. Очередь.
  2. Следующее.
  3. В работе.
  4. Готово.

Все входящие задачи попадают в колонку «Очередь”. У нее бесконечный лимит. Задачи могут ждать регулярной встречи по пополнению очереди «Следующее” или могут быть вытянуты в работу, если в этой колонке есть свободный слот.

У каждого члена команды дорожка с персональными задачами и установлен WIP-лимит на количество задач в колонке «Следующее” и «В работе”. Ограничения помогают убрать перегрузку (человек не возьмет в работу больше, чем установлено в ограничении), снизить стресс и свести к минимуму потери на переключениях между задачами. Таким образом создается защита от выгорания, мотивация доводить начатое до конца и делать это качественно.

В любой момент времени руководитель видит, чем занят сотрудник и может помочь в случае возникновения проблем. Возле такой доски можно проводить ежедневные встречи по статусу задач, а также еженедельные встречи по пополнению очереди задач.

Таким образом руководитель получает наглядный инструмент управления потоком задач сотрудников, а сотрудники – прозрачный список задач на неделю и на день.

Пример использования

На рисунке 2 приведен пример использования агрегированного персонального Канбана в маркетинге.

Рис. 2. Пример агрегированного персонального Канбана в маркетинге.

На доске пять этапов:

  1. Очередь.
  2. Буду делать.
  3. Делаю.
  4. Ожидает публикации.
  5. Готово.

У каждого члена команды персональная дорожка с задачами и установлены WIP-лимиты. Команда встречается один раз в неделю по понедельникам, чтобы пополнить очередь «Буду делать” и два раза в неделю, чтобы обсудить статусы задач.

Также на доске есть отдельная дорожка под проекты. Проекты – это большие задачи с понятной бизнес-ценностью и метриками, которые потом планируются и разбиваются на подзадачи. А те в свою очередь уже попадают на исполнителей.

Таким образом руководитель видит и ход проектов, и выполнение задач, и может в случае необходимости перераспределить ресурсы. А члены команды видят, какие задачи их ждут и могут передавать задачи друг другу между дорожками так же в случае необходимости.

Довольно простой набор этапов в сочетания с чек листами внутри карточек сделал внедрение инструмента максимально простым и понятным для команды.

В настоящий момент команда продолжает использовать агрегированный персональный Канбан для задач маркетинга и добавила вторую Канбан-доску для задач команды наполнения сайта, чтобы передавать подготовленные материалы для публикации.

Агрегированный персональный Канбан идеально подойдет, если у вас небольшая команда и простой процесс выполнения работы: сделаем, делаем, готово.

Все отклонения от основного процесса можно решить с помощью чек листов.

Данная форма прото-Канбан системы свидетельствует о первом уровне зрелости из Канбан модели зрелости. Ему характерны меняющийся процесс и неустойчивые результаты.

Агрегированный персональный Канбан можно использовать как практику перехода к командному Канбану. И именно об этой форме прото-Канбана мы поговорим в следующей публикации.

Японский подход к производству всегда вызывает неподдельный интерес во всем мире. Японское экономическое чудо появилось не на пустом месте, поэтому до сих пор многие экономисты и бизнесмены изучают манеру и принципы производства и бизнеса в Японии. Как и многие системы организации производства, принцип канбан был придуман и реализован фирмой «Тойота».

С 1955 года японская экономика начала свой феноменальный подъем. Это стало возможным благодаря взаимному доверию большого бизнеса и власти. Они выработали общую стратегию и создали самую передовую в мире металлургию. Япония превратилась в первую судостроительную державу мира, а затем приоритеты были отданы автомобилестроению. До 1960-х все японское значило то же самое, что и китайское десятилетиями назад, поэтому была поставлена цель изменить эту тенденцию. С тех пор японское означало качество.

Понятие и суть канбана

Было невозможно создать такую мощную экономику, не применяя и не совершенствуя свои принципы. Одним из главных был канбан, который внедрила в свое производство компания «Тойота» в 1959 году. Канбан — система организации производства, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Этот принцип позволял не только создавать продукцию в тот день, когда это было нужно, но и замечать дефекты и неисправности.

Все мастера участков перечисляли выполняемые работы на бумаге и вывешивали их на видном месте. Таким образом каждый работник мог подойти к стенду и увидеть в режиме онлайн, что происходит на производстве, над какими задачами и кто именно работает, а также подстраивать свою работу, исходя из списков. В те годы интернетом и компьютерными технологиями не пахло, поэтому данный способ был поистине революционным и позволял быть всегда в курсе событий. Одно из главных преимуществ данного принципа — экономия времени на ненужные совещания и встречи.

Принцип канбан предполагает и использование карточек, которые перемещаются между производителями. Например, если запас материала достиг минимального уровня, только в этом случае составляется запрос на карточках. Это позволяет материалу не задерживаться на складах, не переполнять их и экономить на этом.

Огромное преимущество карточек в том, что их можно перемещать, оптимизируя рабочий процесс. Если что-то не сработало, его можно улучшить или выбросить. Это позволяет постоянно размышлять над процессами и задавать себе вопросы о том, как что-либо можно сделать еще лучше. К тому же наглядность проясняет мысли и позволяет видеть работу системы в общем и целом.

Канбан сегодня

Этот принцип давно вышел за рамки автомобилестроения и используется повсеместно. Если вы производите не физические товары, а интеллектуальные, он прекрасно подойдет и вам.

Очень популярный веб-сервис (и приложение) Trello основан на принципах канбан. Главное преимущество этого сервиса в том, что он позволяет видеть несколько одновременно запущенных проектов сразу и оценивать их состояние на данный момент. Очень популярное среди программистов и разработчиков приложение набирает популярность с каждым годом. Хотя данный сервис подойдет и для одиночек. Если вы фрилансер и вам необходимо выполнить очень много проектов, каждый из которых можно временно остановить и приняться за второй, у вас на ладони оказывается прогресс по каждому проекту. Это очень удобно, позволяет следить за результатами и подстраиваться под новые требования.

Сервис Trello сами разработчики предлагают использовать для таких вещей как:

  • разработка продуктов
  • подбор персонала
  • управления клиентами
  • планирования свадьбы и других мероприятий
  • исследования
  • встречи
  • CEO
  • рецепты
  • фитнес и тренировки
  • блоггинг

Как видим, возможностей применения масса. Разработчики просто дали понять, что областей применения много, а значит вы сами можете решить для себя, какие задачи будете решать. Для написания книги или продвижения сайта этот сервис тоже подойдет.

Есть еще очень минималистичный и простой проект KanbanFlow. Окошко сервиса делится на четыре столбика:

  • проекты и задачи, которые необходимо выполнить
  • проекты и задачи, которые необходимо выполнить сегодня
  • задачи и проекты, над которыми вы работаете в данный момент
  • выполненные задачи

Вы можете перемещать любые задачи в любое окно. Например, если одна из задач может подождать, а вы начали над ней работать, перемещайте ее в первое окно и на время сосредоточьтесь на других. Если говорить о возможностях, то Trello имеет больше функций, чем KanbanFlow, однако кому-то может прийтись по душе именно минималистика второго.

Если у вас есть большая доска и стикеры, вы тоже можете применять принцип канбан. Более того, вас никто не ограничивает — вы можете спокойно крепить на доску фотографии, какие-то мелкие вещи, журнальные вырезки и все в таком духе. Возможность за секунду окинуть взглядом состояние всего проекта дорогого стоит. Такой инструмент называется канбан-доской.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *