Менеджмент времени

Менеджмент времени

прочитано Валерий Кудряшов специалист по качеству, руководитель направления ГК «VELT Group», аспирант ПВГУС Андрей Кудряшов консультант по менеджменту качества и бережливому производству, преподаватель Академии Роскачества

12 28/04/2020

Очередные издержки

Для начала определимся: время — это очень ценный ресурс для работы и для нашей жизни в целом. Получается, что, если мы выполняем работу не так быстро, как могли бы — мы несем издержки.

Большая часть того, что мы делаем — это различные виды потерь

Они включают в себя решение проблем, которые создаем себе мы сами, наши сотрудники, а иногда и руководители. Мы решаем постоянно повторяющиеся проблемы, проблемы из-за работы, выполненной спустя рукава, выполняем чужие функции. В результате, как отмечают специалисты, 80% работы делает 20% сотрудников .

Разорвать этот порочный круг помогут простые методы тайм-менеджмента. Это актуально для всех, кто работает на производстве, в офисе, в сфере услуг, для самозанятых. Тайм-менеджмент полезен для рядовых сотрудников и тем более для руководителей.

Особенно это актуально сейчас, когда многие сотрудники перешли на удаленную работу, но не все оказались к этому готовы

Действительно, далеко не каждый сотрудник способен поддерживать необходимую эффективность, работая в своей уютной квартире, в приятной домашней одежде, нежели в офисе. Дома море соблазнов, которые отвлекают от работы.

Что такое тайм-менеджмент

Многие определяют тайм-менеджмент как универсальную систему методов по управлению временем, дающую возможность повысить собственную эффективность и модернизировать работу целых предприятий. Также это уникальная методика, которая может внедряться на предприятиях как отдельно, так и в комплексе с любыми другими инструментами повышения качества и эффективности.

В принципе, эти определения верны, но есть один нюанс. Сформировавшиеся на сегодняшний день термины «тайм-менеджмент» и его отечественный аналог «управление временем» не полностью отражают смысл. Физически временем управлять невозможно, так что само это понятие звучит несколько нелогично.

Суть тайм-менеджмента — это управление собственной жизнью, что подразумевает управление целями, сроками, планами и так далее

Более 15 лет назад на одной из конференций по тайм-менеджменту был сформулирован термин Life-management . Он более точно передает суть современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени — к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения.

Что нам мешает

Так называемые в тайм-менеджменте поглотители времени — это обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды и т.п.), приводящие к неэффективной трате времени.

Например:

  1. Выполнение ненужных дел — дело может оказаться бесполезным не только лично для вас, но и ненужным всему окружающему миру.

  2. Исполнение чужих обязанностей — выполнять то, что должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно, особенно это касается тех случаев, когда вы профессионально сильны в возникшем вопросе.

  3. Нерациональная трата времени — трата на выполнение работы большего количества времени, чем нужно, поскольку вы:

  • неорганизованны и не можете найти все необходимое для завершения дела;

  • считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей информации, необходимой для его выполнения;

  • начинаете действовать стремительно, без предварительной разработки четкого плана;

  • пытаетесь все сделать самостоятельно.

Важно понимать, что как определение эффективности использования времени, так и отнесение каких-либо обстоятельств к поглотителям является субъективным и зависящим от системы ценностей конкретного лица, анализирующего свою деятельность. У каждой профессии, вида деятельности, а также у каждого индивидуума может быть свой уникальный набор поглотителей. Тем не менее можно определить перечень основных поглотителей времени, присущих для современных офисных сотрудников, в том числе переведенных на удаленную работу:

  • Попытка сделать за один раз слишком много — сделать очень много может не получаться, так как нужно потратить время на почту, срочную работу, организационные вопросы. И весь «большой плановый объем работы» плавно переходит на другой день.

  • Плохое планирование рабочего дня или отсутствие планирования — при работе на дому неизбежно личные дела пересекаются с рабочими моментами, и правильно спланировать все задачи становится гораздо сложнее.

  • Личная неорганизованность и отсутствие самодисциплины — многих захватывают домашние дела, и о работе они вспоминают уже после всех дедлайнов.

  • Неэффективное хранение документов и другой информации — часто можно наблюдать кипу бумаг, канцтоваров на рабочих местах у персонала в офисе. Когда в квартире рабочий беспорядок смешивается с личными вещами, ситуация поиска документации усложняется в разы.

  • Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры — при работе в офисе постоянно появляется незапланированная рабочая активность, если прибавить к ней еще и личную активность дома, то это отрицательно скажется на текущей работе.

  • Неэффективные совещания — проведение совещаний без личных встреч зачастую менее эффективно.

  • Синдром откладывания — домашние дела становятся приоритетнее.

  • Недостаточный контроль над тем, что делегировано — тяжелее контролировать подчиненных, которые находятся не в соседнем кабинете, а в другом районе города или даже в другом городе.

  • Поочередное ведение дел, которые можно делать параллельно — огромный плюс работы дома — это возможность запараллелить домашние дела с рабочими задачами. Но, к сожалению, часто личные дела становятся важнее, а на рабочие уже не остается времени.

  • Долгое раскачивание в начале рабочего дня — особенно когда можно встать на час или несколько часов позже.

Инструменты

Предлагаем небольшую подборку инструментов личного тайм-менеджмента для повышения собственной эффективности при удаленной работе на период карантина.

Выбор главного

С этого нужно начинать. Неумение определять важность той или иной задачи приводит к потерям времени. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

  • Метод «АБВГД». Он заключается в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой «А», указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело «Б», пока не выполнена задача «А», а за дело «В», пока открыта задача «Б», и так далее. Обозначение «Д» означает «Делать не нужно!».
  • Закон Парето гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. То есть вам надо уделять в первую очередь внимание именно этим самым важным 20% вашей деятельности. Выделяйте наиболее важное, расставляйте приоритеты. Даже небольшие усилия, приложенные в нужную точку, могут дать значительные результаты.

  • Матрица Эйзенхауэра (срочно – важно). Раскидайте все ваши задачи по четырем секторам — и станет понятно, что срочно делать самому, что делегировать, что делать во вторую очередь, а что можно пока совсем не делать или делать в последнюю очередь.

  • Диаграмма Ганта. Это способ сетевого планирования, который позволяет обеспечить возможность управления проектом. Используется при планировании и мониторинге хода выполнения проекта, для контроля сроков выполнения этапов работ. Эти простые и знакомые всем методы при постоянном применении позволят всегда ориентироваться на главное.

Методы на каждый день

  1. Забросить якорь. В тайм-менеджменте якорь — это любая материальная привязка (звук, цвет, вкус, действие), которая настраивает на выполнение определенной задачи.
  2. Например:

  • Один крупный начальник одного из машиностроительных предприятий при работе на дому не может настроиться на рабочий лад, пока не наденет свой рабочий деловой костюм.

  • Сотрудник, который пьет в рабочее время только кофе, а дома на отдыхе — только чай.

  • Музыка — один из самых доступных и безопасных якорей, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых.

  • Швейцарский сыр. Суть метода в том, что сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дыры на поверхности сыра. Например, при подготовке статьи мысли не приходят в голову? Для начала найдите интересные факты по теме, выберите шрифт, затем сделайте пару заметок — и очень скоро в сыре будет столько дыр, что доесть его будет совсем легко.

  • Помидор. Метод придуман в конце 1980-х итальянцем Франческо Чирилло, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Метод помидора основан на исследованиях психологов, которые считают, что человек может концентрироваться на чем-либо не более 25 минут, что и составляет один помидор.

    После 25 минут непрерывной работы 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров на перерыв надо выделить 15 минут. Метод похож на школьную систему уроков и перемен.

  • Правило двух минут. «Дела, укладывающиеся в рамки 2 минут, выполняйте, не откладывая на потом». Это совсем не означает, что в любой ситуации нужно бросаться выполнять только что поступившее мелкое дело, иногда по ситуации невозможно резко отвлечься от архиважной задачи. В таком случае подобные дела необходимо вынести на верхушку стека вашей «оперативной памяти» вместо складирования на «жесткий диск» и разобраться с ними при первой же возможности.

  • Съесть лягушку. Старая притча гласит: «Если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день». В тайм-менеджменте лягушками называют неприятные, но необходимые, постоянно откладывающиеся дела. Откладывая их, вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Главное — действовать без лишних раздумий и промедлений, это даст вам заряд бодрости на целый день.

  • Бифштекс из слона. В тайм-менеджменте слонами называют большие и сложные задачи. Например, изучение иностранного языка, ремонт квартиры, формирование годового отчета и другое.

    «Ничто не может быть сложным, если разбить задачу на мелкие части»
    (Генри Форд)

    Осознавая глобальность такой задачи, ее исполнение постоянно откладывается на потом, результатом чего становятся авралы. В тайм-менеджменте слонов необходимо делить на части — до самых простых и легко выполнимых ежедневных шагов.

  • Хронометраж — один из основополагающих методов тайм-менеджмента. Метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить поглотителей времени. Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до пяти–десяти минут в течение хотя бы двух недель.

  • Притча

    Однажды ученик спросил у Мастера:

    — Долго ли ждать перемен к лучшему?

    — Если ждать, то долго! – ответил Мастер.

    Конечно, это далеко не все методы и инструменты тайм-менеджмента, который актуален не только для удаленной работы, но и на предприятиях. Умение выбирать главное, планировать и организовывать свою работу, исключать все потери приводит к повышению эффективности, а значит — и к повышению конкурентоспособности!

    О тайм-менеджменте и правилах планирования рабочего времени написано сто тыщ статей. Мы решили написать сто тыщ первую, но без глупых советов и навязываний мнения. Изучайте популярные методики планирования, полезные приложения, книги и опыт успешных людей и выбирайте свой путь сами.

    В виде вступления — наша статья с говорящим названием «Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

    Какой метод планирования рабочего времени выбрать

    При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.

    Метод Айви Ли

    Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR. Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.

    Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.

    Метод оценок

    Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела. В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки. Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

    Метод 1–3–5

    Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность». Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности. Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.

    GTD — Getting Things Done

    Эту методику разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. Эксперт считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет — нужно выполнять их все. Getting things done. Методика предполагает фиксацию абсолютно всех дел в тематические списки. Вспоминаете про задачу — и сразу же ее записываете.

    Также важно четко описать задачу. Не просто «написать статью», а «найти три источника, собрать информацию, набросать план статьи, продумать иллюстрации» и т.д. Чем более развернуто вы пропишете дело, тем понятнее вам самому будет порядок действий. Еще важно для каждой задачи устанавливать дедлайн.

    Техника Pomodoro

    Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва. Таким образом, вы чередуете работу и отдых и избегаете переутомления. Необычное название техники объясняется просто — создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

    Поедание лягушек

    Еще одна сверхпопулярная методика. «Лягушка» в тайм-менеджменте — это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. Принцип метода в том, что вы должны заставить себя «съесть лягушку» — совершить самое неприятное и сложное дело, чтобы сделать и забыть о нем. Метод может не сработать, если коварная задача пришла в середине или под конец дня — большинство людей автоматически перенесет «лягушку» на следующий день. Также многим людям нужно основательно подготовиться перед выполнением сложного дела и просто так расправиться с «лягушкой» у них не получается.

    Метод салями

    А еще его можно назвать методом пачки семечек/ чипсов/ брикета мороженого. Вроде бы вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена, а от килограмма пломбира не осталась и следа 🙂 Авторы метода предлагают «порезать» важное и большое дело на маленькие кусочки-составляющие и планомерно их выполнять. Сами не заметите, как освоите большую задачу!

    Метод 10 минут

    Как давно вы хотели изучить французский язык, освоить сальсу или прочитать «Анну Каренину»? Уверены, у каждого есть такое дело, на которое никак не получается выделить достаточно времени. Этот метод помогает решить проблему — потратьте на задачу хотя бы 10 минут. Хотя бы посмотрите один видеоурок по изучению французского, погуглите ближайшие школы танца или прочитайте хотя бы одну главу книги. Начав с малого, будет легче продолжить.

    Принцип 60/40

    Этот принцип предполагает такое планирование рабочего времени: все задачи вы распределяете в 60% рабочего дня, а оставшиеся 40% оставляете свободными на случай непредвиденных обстоятельств.

    Энергетический список

    Суть метода в том, чтобы поделить все необходимые задачи по степени энергетических усилий, которые потребуются на их выполнение. После оценки сложности нужно проанализировать, какие дела вам будет комфортнее выполнить в какое время дня.

    Пример: вам нужно в течение дня забить данные в табличку Excel, обзвонить клиентов и подготовить отчет. Пик вашей работоспособности — 10 утра и 4 часа дня, а самый сильный упадок сил вы ощущаете в обед. Значит, вам нужно перенести задачи, которые требуют максимум сил и концентрации на 10 утра и 4 часа дня. Например, это будет обзвон клиентов (телефонные разговоры высасывают столько сил!) и подготовка отчета. А вот в обед вы можете спокойно заняться рутинными добавлением данных в Excel — эта работа больше автоматическая, чем интеллектуальная. Еще и YouTube на фон можно включить 🙂

    Популярные инструменты для планирования времени

    Ну куда же без них — полезных приложений и инструментов, которые помогают эффективно планировать рабочее время и выжимать максимум производительности. Но помните, приложения — не панацея от всего: скачав их хоть 20 штук, вы не станете успевать больше, если сама не постараетесь. Используйте приложения как дополнительную помощь, но не забывайте воспитывать в себе дух ответственности.

    У приложения понятный дизайн, в интерфейсе легко разобраться. Можно синхронизировать его с почтой и подключить совместно решение задач. А еще можно ставить напоминалки!

    Этот ресурс синхронизируется со всеми устройствами — можно использовать и на ноутбуке, и на телефоне. В Todoist можно ставить дедлайны, сортировать дела по важности, добавлять файлы.

    В Any.do вы можете создавать задачи с помощью голосового набора — удобно! Также здесь вы сможете устанавливать фильтры по спискам, ставить дедлайны, отслеживать дела в календаре.

    Google Calendar

    Да-да, обычный сервис от Google отлично подходит для планирования дел. Понятный интерфейс, возможность группировать дела, добавлять участников, комментировать задачи и отслеживать общее количество дел на день/неделю/месяц.

    Приложение хранит заметки, to-do листы, напоминания о важных датах и делах, советует во сколько лучше выйти, чтобы успеть на важную встречу, и даже оплачивает счета.

    Еще советуем изучить подборку 10 приложений для повышения продуктивности.

    Какие книги о планировании рабочего времени почитать

    «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», Тимоти Феррисс

    Название книги вызывает безудержное желание читать 🙂 Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.

    «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский

    Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам 🙂 Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным компаниям («Русский стандарт», «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.

    «Когда. Научные секреты идеального выбора времени», Дэниел Пинк

    Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.

    «Принцип рычага. Как успевать больше за меньшее время, избавиться от рутины и создать свой идеальный образ жизни», Роб Мур

    Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!

    Принципы планирования рабочего времени успешных людей

    И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.

    Итоги

    Изложим итоги в виде тезисов. Итак:

    • Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
    • В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
    • Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
    • Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
    • Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.

    FinExecutive Russia FinExecutive.com 2020-10-02

    Многие из нас проводят дни в борьбе со временем, пытаясь сделать все возможное, чтобы успевать всегда и везде – на работе, в семье, с друзьями, в быту, — учитывая то, что на все это у нас есть примерно 16 часов в день (если, конечно, вы успеваете хорошо высыпаться). Неважно, сколько усилий мы прикладываем на то, чтобы все успеть, — времени нам все равно недостаточно.

    Пока вы успокаиваете себя тем, что многим людям приходится гораздо сложнее, и вам еще повезло со временем, мы подготовили для вас лучшие советы по тайм менеджменту, которые помогут вам сбалансировать ваш день. Раскроют вам этот секрет те самые люди, которые совершили феноменальный лайфхак и «взломали» время, что помогло им прийти к успеху.

    1. Начните ваш день с самых больших и важных дел

    Лариса Хайнс, мать 6 детей, бизнесмен и блоггер, открыла для себя, что она наиболее продуктивна рано утром, пока ее дети спят. «В эти несколько часов я пытаюсь сделать столько важной работы, сколько возможно, а потом в течение дня делаю уже остальную текучую работу» — рассказывает Лариса. Вычеркнув из списка дел самые главные пораньше, вы дадите себе фору и в течение дня ваш график не будет казаться вам таким уж жестким и вы сможете спокойно выполнять задачи, которые появятся позже.

    2. Соблюдайте порядок дома

    Для дизайнера интерьеров С.К. Сартелл важно найти немного времени каждое утро для уборки. «Я всегда заправляю кровать и делаю уборку в комнате до того, как ухожу на работу» — рассказывает она. Порядок в комнате по ее возвращению помогает ей сфокусироваться на важных делах и быть продуктивнее. «Когда наше убежище в чистоте и порядке, мы можем расслабиться и чувствуем себя свежее, а, следовательно, продуктивнее», говорит Сартелл.

    3. Распланируйте каждый день

    У Кэролайн Сасаки Гарнс, матери, блоггера и старшего менеджера по маркетингу, расписаны и распланированы по времени все дела. Чтобы все было сделано вовремя, она планирует каждый день с 8 утра до 5:30 вечера. «Работа в социальных сетях и блоге у меня по утрам, задачи, которые мне приходят по почте, я делаю вечером, а проекты — на выходных «, рассказывает она. Расписывание каждого часа вашего дня может показаться рутиной, но когда у каждой задачи свое место в расписании, вы всегда будете все успевать.

    4. Новые технологии вам в помощь!

    Дизайнер ландшафтов и блоггер Ананда Кианью использует приложение Leechblock, ограничивающее ваше время, проводимое на развлекательных вебсайтах, в которых можно просто утонуть до самого вечера и ничего важного не сделать. «Я блокирую свою электронную почту, социальные медиа и т.д., когда я выполняю ту или иную работу на компьютере», — рассказывает она. Leechblock– не единственное приложение с подобной функцией, существует много похожих программ, которые сделают вас продуктивнее.

    5. Не прокрастинируйте

    Этот совет предлагает Сэм Раймонди, студент докторантуры факультета психологии Фордхемского университета, владелец малого бизнеса и бармен. Когда у вас куча дел каждый день, вы не можете себе позволить расслабиться, иначе все пойдет под откос. Если у вас важный проект или задание, закончите его раньше срока, потому как если что-то пойдет не так, у вас всегда найдется время исправить ошибки до срока сдачи проекта.

    6. Разбейте ваш день на части

    «Наш главный лайфхак по тайм менеджменту это 15-минутная метрика», -рассказывает Эрин Траффорд-Баскуилл, менеджер по маркетингу. Она и ее муж Дэн, который работает менеджером по развитию, также ведут популярный блог в свободное время. «Каждое утро я создаю список задач, которые нужно выполнить, потом я назначаю для себя время (15 минут) на каждое задание», — рассказывает Эрин. Время необязательно должно быть именно таким, вы сами решаете, на какие сегменты разделить свой день на выполнение каждой задачи. Если вы это сделаете заранее, вы всегда будете в курсе того, сколько времени у вас останется после, и, следовательно, вам удастся все успеть вовремя.

    7. Сделайте регулируемое расписание

    Рейчел Бауманн работает менеджером по маркетингу. У нее также есть муж, 4-летний сын, и блог, который она регулярно ведет. «У меня в офисе стоит огромная доска, на которой я записываю список дел, которые я в любой момент могу поменять местами», говорит она. Большой регулируемый список на доске, в отличие от маленьких стикеров и полей документов дает вам возможность увидеть и точно рассчитать то, что вам нужно сделать, а также подумать о том, как сделать все дела наиболее эффективно.

    Теперь, когда вы знаете о том, как эффективно распланировать свой день, опасайтесь сверхнормы. Всегда найдется то, что нужно будет добавить в список дел, и неважно, как хорошо вы все распланируете, запомните – в сутках 24 часа. Суть не в том, как найти время, но как сделать так, чтобы все было сделано в срок, чтобы вы могли расслабиться и отдохнуть. Дерзайте!

    • Руководители не успевают выполнить все запланированное в течение дня?
    • Занимаются рутиной и текучкой вместо выполнения стратегических задач?
    • Выполняют задачи сами вместо того, чтобы руководить работой подчиненных?
    • Не знают о том, как эффективно спланировать работу своего подразделения?
    • Не умеют правильно расставить приоритеты?
    • Контролю уделяю не более 30% времени вместо требуемых 50-70%?

    Цель мероприятия:

    Дать понимание реальных причин нехватки времени, знание правил эффективной организации работы и основы планирования руководителя.

    Программа мероприятия:

    1. Что является основной функцией руководителя. Понимание того, на что должно быть направлено внимание, позволит отсеять лишнее, сосредоточиться на главных направлениях работы руководителя и правильно организовать свою работу и своих подчиненных.
    2. Что лежит в основе тайм-менеджмента руководителя. Знание правил планирования поможет руководителям избежать многих ошибок, эффективно использовать свое время и оптимизировать работу команды.
    3. Как справиться с отвлечениями, рутиной и форс-мажорами. Понимание, куда в действительности уходит время, поможет научиться его ценить, экономить и распределять правильно.
    4. Как определить приоритетность задач для себя и для каждого из сотрудников, чтобы направить работу в нужное русло, перестать размениваться на мелочи и достигать поставленных перед командой целей.
    5. Как ставить задачу так, чтобы гарантированно получать от людей требуемые результаты. Разумное делегирование даст возможность освободить время руководителя от рутины, повысить уровень контроля за выполнением поставленных задач и перейти от самостоятельного выполнения задач к управлению людьми.

    Зарегистрироваться на мероприятие:

    Тайм-менеджмент руководителя и его команды

    Результат мероприятия:

    В результате компания получит руководителей, которые умеют создавать работающие планы, организовывать свою работу и своего подразделения, контролировать, управлять и получать результаты руками подчиненных.

    В стоимость мероприятия включено:

    • 50% теории и 50% тренировок позволят научиться применять полученные знания на практике
    • 2 часа обучения — минимальное время, чтобы усвоить материал и попрактиковаться в его использовании
    • обучение в комфортном зале, чтобы было удобно и ничто не отвлекало внимание
    • раздаточные материалы упростят работу на тренинге и помогут в тренировках, благодаря им основные данные останутся с участниками и после тренинга
    • стоимость мастер-класса зависит от количества участников (стоимость для группы 25 человек — 11 тыс. грн.)

    Зарегистрироваться на мероприятие:

    Что такое тайм-менеджмент

    Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

    Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80.

    В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.

    Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

    Зачем нужен тайм-менеджмент

    Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.

    Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

    Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.

    Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.

    Принципы тайм-менеджмента

    В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.

    Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.

    Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

    Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

    • Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
    • Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
    • Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
    • Не хотите делать, но вынуждены;
    • Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
    • Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

    Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.

    Оптимизатор

    Эффективный инструмент по оптимизации и автоматизации контекстной рекламы

    • Забудьте про ручное управление ставками, 
машинное обучение сделает все за вас
    • Полная интеграция с Яндекс.Директ и Google Adwords
    • Автоматическая оптимизация ставок для получения большего количества лидов
    • Бесплатно для клиентов Calltouch

    Принцип планирования

    Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.

    • Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок.

    То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.

    Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.

    Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.

    • Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то просто сваливается сверху и происходит неожиданно. Иными словами, сформировать список бывает почти невозможно по определению.

    Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.

    Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.

    • В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: принадлежите ли вы себе сейчас на самом деле? Сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?

    Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.

    • Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель.

    Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.

    Принцип структурирования

    Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.

    Принцип приоритетов

    Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность

    Здесь придёт на помощь упомянутый ранее принцип Парето. Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических. В общем виде оно обычно формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

    Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.

    Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:

    Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.

    Рациональный подход к привычкам

    Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?

    Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:

    • Избавьтесь от вредных привычек.

    Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам? Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.

    • Заведите новые полезные привычки.

    Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.

    Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность.

    Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.

    Матрица управления временем

    Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

    Квадрат I несомненно оказывает психологическое давление. Срочные важные задачи требуют много внимания и энергии. Основная ошибка, которую совершают люди, особенно деловые — это полная концентрация на данном квадрате. Но дело в том, что у них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд. Критические задачи поглощают все ресурсы, отнимают силы и даже здоровье. Находясь в этом квадрате, человек способен быстро «сгореть» оставшись совершенно неработоспособным.

    Квадраты III и IV представляют срочные дела. Люди также склонны отводить им высокий приоритет, забывая о более долгосрочных задачах. Проблема в том, что зачастую эта приоритетность не объективна, а отражает ожидания других людей. Выполнение этих задач может не привести к желаемым результатам и личному прогрессу.

    Находясь в этих квадратах, люди перестают владеть ситуацией и становятся жертвами обстоятельств. Они выпускают инициативу из рук и попадают в замкнутый круг. Планы и перспективы начинают казаться им туманными и бессмысленными.

    Наконец, квадрат II — он является основной персональной эффективности. Люди, которые находят время для того, чтобы отложить, казалось бы срочные дела, и занимаются стратегическими вопросами оказываются впереди в любой перспективе. Они работают над основами своего пути — над полезными навыками, связями, прочной материальной и методологической опорой. Именно на этих основаниях их планы и начинания дадут всходы через некоторое время.

    Данный квадрат помогает находящимся в нём людям выработать позитивное мышление, ориентацию на развитие и положительные перемены. Это смена точки приложения усилий с постоянного решения проблем на закладку фундамента для перспективных свершений.

    Сквозная аналитика

    от 990 рублей в месяц

    • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
    • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
    • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
    • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
    • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды


    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *