Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий.

Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию. Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму.

Отличия деловых писем от других

Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно.

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу.

В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру:

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
• главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
• заключение — может включать в себя пожелания и благодарность;
• контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы.

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования.

Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами. Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать.

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Сначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

• Уважаемый(-ая) ;
• Здравствуйте, ;
• Добрый день, .

В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.

Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.

Если вы все ещё используете адрес в духе [email protected], заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии. Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.

Выберите адекватный шрифт

Хотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.

Продумайте тему

Используйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

• «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.
• «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи. Сделайте тему релевантной.
• «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.

Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

• «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
• «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
• «Follow RE: телефонный звонок»;
• «В продолжение встречи в «

Представьтесь

Вкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.

Соблюдайте краткость

Как уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.

Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно. Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.

Используйте формальное завершение

• Спасибо за уделённое время;
• С уважением;
• Заранее благодарю за ответ;
• С нетерпением жду Вашего ответа;
• Хорошего дня;
• До встречи.

Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма. По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения. Но до тех пор используйте формулировки выше.

Разработайте подпись

Если адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

• Имя;
• Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
• Должность;
• Статусы, профессиональные награды, степени.
• Ссылки на соцсети.

Проведите корректуру

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.

Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.

Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.

Виды писем

Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

• информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
• запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве.
• претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
• нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования.

В какие сроки нужно ответить на письмо

У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения. Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов.

Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма.

Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места. Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней.

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы. Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать:

• тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора;
• договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
• благодарность за уделенное время;
• пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;
• контактные данные участников встречи.

Сквозная аналитика

от 990 рублей в месяц

• Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
• Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
• Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
• Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
• Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Большинство почтовых клиентов, включая Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, позволяют поставить нескольких получателей в Копию(на английском языке принята аббревиатура СС), или Скрытую копию (CCB). В Копии получатели могут видеть адреса других людей. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.

Добавление адреса получателя

Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То):

Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.
Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.

Как создать копию электронного письма

Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому. Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.
Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия, которое обычно находится сразу под полем Кому. Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:

Как создать скрытую копию электронного письма

Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия. Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия:

Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.
Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры, чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B.

По данным Statista, в 2019 году количество пользователей электронной почты во всем мире достигло отметки в 3,9 миллиарда. Как утверждает Википедия, 1,4 миллиарда из них пользуются Gmail. Получается, что 35,8% всех пользователей предпочитают этот почтовик.

Бывают случаи, когда простых текстовых писем недостаточно. И тогда на помощь приходят письма в формате HTML.

Но создать HTML-письмо непосредственно в Gmail очень трудно, если не сказать невозможно. Почему? Дело в том, что этот почтовик не предоставляет нужный набор инструментов. Но, честно говоря, в них нет необходимости.

Интернет предлагает широкий выбор редакторов HTML-шаблонов. Подавляющее большинство редакторов позволяют создавать адаптивные шаблоны, но только в некоторых доступен экспорт их непосредственно в Gmail.

Регистрируйся

Хотите делать все это за несколько минут?

Отправка писем в Gmail может понадобиться вам по ряду причин. Основная из них заключается в том, что таким образом вы можете отправлять email-маркетинговые кампании без использования сторонних инструментов, так как вы уже знаете, как делать .

В этой статье я собираюсь сделать следующее:

• создать HTML-шаблон;

• экспортировать его в мой аккаунт Gmail;

• уделить внимание ряду технических возможностей Gmail;

• также рассмотреть, как Stripo помогает работать с ними — другими словами, почему наши шаблоны совместимы с Gmail.

Создание письма

Прежде чем экспортировать шаблон в аккаунт Gmail, неплохо бы его для начала создать 🙂

Это можно сделать тремя способами:

Первый способ – использовать созданные нами HTML-шаблоны писем

Stripo предлагает более 300 готовых шаблонов. Они отсортированы по типам: подтверждения, брошенные корзины, промо, приветствия и т.д, и по функциям: традиционные HTML, интерактивные (написанные в HTML5) и на основе AMP (написанные в AMP HTML) – как известно, Gmail поддерживает технологию AMP 4 Email. Выберите шаблон, который вам понравится больше других и, конечно же, адаптируйте его под «себя», чтобы ваш HTML-шаблон для Gmail соответствовал стилю вашего бренда. Это не отнимет много времени.

Второй способ – создание HTML-шаблона с нуля

Для этого вам понадобится войти в ваш аккаунт Stripo, перейти в раздел «Шаблоны» и выбрать вкладку «Базовые шаблоны». Там вы найдете наш «Мастер шаблон». Создайте один шаблон на все случаи жизни — после чего просто комбинируйте блоки в соответствии с целями вашей текущей кампании.

Вы также можете выбрать в этом же разделе «Пустой шаблон», чтобы просто перетаскивать базовые блоки в свой HTML-шаблон для Gmail.

Третий способ – вставить либо импортировать свой HTML-код

Вам опять же нужно войти в свой аккаунт на вкладку «Шаблоны», после чего перейти к «Базовым шаблонам” — и выбрать «Мой HTML».

Откройте этот «шаблон» и вставьте кастомный HTML-код.

Если у вас нет собственного HTML-шаблона, то первый вариант самый простой. Давайте рассмотрим его.

Как же настраивать наши готовые шаблоны?

Мы опубликовали множество статей о том, как работать с нашим редактором. Тем не менее я хотела бы добавить здесь несколько строк.

Итак, вы выбрали понравившийся шаблон…

Теперь вам нужно открыть его в редакторе:

Шаг 1. Как добавить тему письма и прехедер с помощью Stripo и как после этого будет выглядеть ваше письмо

Как известно, прехедер – первое, что получатели видят еще до открытия письма. И скажем прямо: люди принимают решение, открывать ли письмо или нет, исходя из следующим факторов: ваше имя, тема письма и прехедер, его еще называют предзаголовок.

Вот почему мы настоятельно рекомендуем вам никогда не пренебрегать этой опцией.

Создавая шаблон, вы можете использовать для текста прехедера любой шрифт на свое усмотрение. Однако Gmail будет использовать Arial при отображении этого текста в превью входящего сообщения, хотя в теле письма останется выбранный вами шрифт.

(Шрифт Arial, превью прехедера)

(Я использовала Courier New для текста прехедера в шаблоне)

Всегда добавляйте ссылку «Просмотр в браузере». Ее также можно назвать «веб-версией».

Чтобы получить ссылку на веб-версию вашего письма, вам нужно:

• войти в режим предварительного просмотра;

• нажмите «Копировать” в новом окне, чтобы сохранить ссылку в буфер обмена;

• вставить эту ссылку в соответствующее поле.

Шаг 2. Как добавить хедер и логотип с помощью Stripo и как после этого будет выглядеть ваше письмо

Уже неоднократно говорилось о том, что хедер — это лицо вашей рассылки и вашего бренда. Проверьте, добавили ли вы лого и название вашей компании.

Вы также можете добавить в хедер иконки соцсетей и контактную информацию.

Если вы добавите меню поверх баннера, оно будет выглядеть как элемент хедера.

Шаг 3. Как добавить баннер с помощью Stripo и как после этого будет выглядеть ваше письмо

Это мой любимый элемент шаблона. Баннеры задают тон всего сообщения. Стало быть, вам нужно хорошенько над ним поработать. Подберите и вставьте в блок баннер лучшее, на ваш взгляд, изображение. Я могу с гордостью сказать, что на сегодняшний день мы — единственный редактор, в котором есть возможность применять к изображениям баннера специальные фильтры без каких-либо сторонних фоторедакторов и прочих инструментов. После чего вы можете написать текст поверх изображения и украсить его декоративным шрифтом для баннера — мы предлагаем более 40 шрифтов.

Также у нас можно поместить поверх баннера дополнительное изображение. Это позволяет создавать многослойные баннеры без каких-либо фоторедакторов.

Подробности о том, как создавать баннеры, вы найдете в статье «Виды баннеров: как создать баннер в Stripo Email Builder за считанные минуты” на нашем блоге.

Шаг 4. Как добавить структуры с помощью Stripo и как после этого будет выглядеть ваше письмо

Изображение и текст, 2 фото и 2 текстовых блока в ряд? Решать вам. Но это достаточно распространенный вариант, и многие редакторы предлагают на выбор структуры с одним или двумя блоками в ряд. Хотя у нас вы можете выбрать до 8 блоков.

Сюда вы можете добавлять изображения, тексты, кнопки, видео и т.д.

Взгляните на пример письма с двумя колонками в структуре:

А здесь — три колонки в структуре:

Как видим, в каждый блок можно добавлять кнопку под описанием.

Структура с четырьмя колонками:

Если вам вдруг маловато и 4 колонок в структуре, вы можете добавить еще четыре штуки. То есть всего получится 8 колонок.

Для этого вам нужно:

• навести курсор на структуру в HTML-шаблоне Gmail – если все сделано правильно, то вы увидите значок «Структура»;

• кликните на «+” на панели настроек;

• после этого вы можете установить ширину для ваших колонок или же уравнять все колонки.

Регистрируйся

Добавляйте фоновые изображения или цвета для каждого блока отдельно или же один фон для всей структуры.

Шаг 5. Как добавить иконки соц. сетей с помощью Stripo и как после этого будет выглядеть ваше письмо

Вы можете помещать их где хотите.

Мы предлагаем 45 иконок соцсетей, а не только стандартные иконки Facebook, Twitter и Instagram. Мы сделали все возможное, чтобы собрать полную коллекцию иконок для вашего удобства.

Вы также можете выбирать цветовые схемы и настраивать размеры иконок.

Все очень просто: перетащите блок соцсетей в нужную структуру, настройте дизайн иконок и вставьте URL-адреса в поля ссылок.

Чем примечательны наши иконки соцсетей?

Вы настраиваете их всего один раз — и затем используете для всех кампаний, при этом не нужно будет даже добавлять ссылки и тем более работать над дизайном.

При создании следующей кампании просто перетащите базовый блок соцсетей в HTML-шаблон Gmail, и Stripo добавит уже выбранные вами иконки с соответствующими ссылками и настроенным вами дизайном.

Подробнее о том, как добавлять и настраивать иконки соцсетей в вашем HTML-шаблоне, вы прочтете в соответствующей статье нашего блога.

Шаг 6. Как использовать нашу библиотеку модулей и чем она полезна при создании HTML-писем для Gmail

Конечно же, вы цените свое время и не хотите ежедневно создавать похожие шаблоны. Мы тоже, когда нам нужно создать новую кампанию. Поэтому мы и решили изобрести библиотеку модулей контента. Использовать нашу библиотеку очень просто: после создания шаблона сохраните нужный модуль или элемент письма в библиотеке и дайте ему имя. И при создании следующей кампании вам останется просто перетащить нужный элемент в новый шаблон.

Сохраняйте элементы писем, контейнеры и целые структуры.

Во вкладке «Мои модули» вы увидите те модули, которые вы сохранили ранее. В «Модулях шаблона» — те блоки, которые система извлекла из самого шаблона, созданного нами. А раздел «Специальные» содержит модули, созданные нашими разработчиками и дизайнерами.

Шаг 7. Как создавать промо-аннотации Gmail с помощью Stripo и как после этого будет выглядеть ваше письмо

Gmail сортирует входящие сообщения по вкладкам: «Входящие» для личных сообщений, «Промоакции», «Обновления» и т.д. Пользователи могут самостоятельно настраивать количество этих вкладок на свое усмотрение.

Если вы отправляете , ваши письма, скорее всего, будут доставлены во вкладки промоакций.

Промо-аннотации помогут вашим письмам выделиться среди множества входящих сообщений в почтовых ящиках пользователей.

Регистрируйся

Эта опция предназначена только для мобильных устройств.

Подробности о создании аннотаций вы найдете в специальной статье нашего блога.

Шаг 8. Как добавлять элементы AMP в письма и как они будут выглядеть в Gmail

В марте 2019 года Google выпустили новую технологию AMP 4 Email. И Stripo стал первым конструктором шаблонов, который позволяет создавать AMP-письма без каких-либо навыков кодирования.

Stripo предлагает два drag-n-drop блока на основе AMP:

• меню-гармошка для подачи контента в виде секций. Так, контент выглядит более структурированным;

• карусель изображений — используется для размещения от 3 до 16 баннеров на одном скролле экрана. Получателям нужно просто нажать на стрелку, чтобы увидеть все изображения карусели.

Вы также можете создавать AMP-элементы в Google Playground и затем встраивать их в HTML-шаблоны Gmail с помощью нашего редактора открытого кода.

Подробности о создании AMP-писем с помощью Stripo вы найдете в специальной статье нашего блога.

Шаг 9. Как настроить отображение HTML-писем для Gmail на мобильных устройствах

На сегодняшний день практически все редакторы предоставляют пользователям адаптивные шаблоны. Тем не менее письма иногда могут неправильно отображаться на мобильных устройствах — сильно уменьшенный шрифт, пропущенные отступы… все это ломает ваш дизайн и делает текст неразборчивым.

Stripo позволяет адаптировать письма для Gmail App всего одним кликом.

Для активации этой опции вам нужно:

• перейти во вкладку «Оформление»;

• затем во вкладку «Общие настройки»;

• включите «Адаптировать для Gmail App».

Обратите внимание, что вы также можете добавлять следующие элементы в свои HTML-письма для Gmail:

• эффект ролловера изображений — работает на десктопах;

• таймеры обратного отсчета — работают как на десктопных, так и на мобильных устройствах;

• для вкладок меню — работают как на десктопах, так и на мобильных;

• CSS-анимированные кнопки — работают на десктопах;

• формы опросов — работают на десктопах. На мобильных устройствах получатели видят ссылку опроса в Google Forms.

Все упомянутые элементы прекрасно отображаются в Gmail – и их можно легко создать с помощью Stripo практически без навыков HTML-кодирования.

Экспорт HTML-писем в Gmail

Это мой любимый этап.

Но мы рекомендуем предварительно просмотреть созданное вами сообщение перед экспортом. Как? Просто кликните на кнопку предпросмотра, расположенную прямо над вашим шаблоном. Она выглядит так:

Здесь вы увидите и десктопную, и мобильную версии вашего письма.

Десктопная версия также может иметь два варианта: HTML и AMP HTML. Вы должны проверить обе. Если вам нравится то, что вы видите, и наш валидатор AMP-кода не находит ошибок в вашем письме — можно приступать к экспорту.

• нажмите кнопку экспорта;

• в новом окне выберите Gmail;

Примечание: убедитесь, что в вашем браузере активна опция pop-up окон.

• в новом выпадающем окне вам будет предложено войти в систему с помощью Google;

• дайте Stripo доступ к своим черновикам, нажав «Разрешить»;

• найдите свой HTML-шаблон в папке «Черновики”. Он готов к отправке.

Важно отметить:

Вы делаете это всего один раз. При следующем экспорте HTML-писем в Gmail вам нужно будет просто выбрать Gmail в списке экспорта, и письмо будет сразу же экспортировано в этот почтовик.

Регистрируйся

Как использовать HTML-шаблоны в Gmail? Просто введите тему письма, если вы еще не сделали этого в Stripo, добавьте получателя (если хотите отправить HTML-письмо одному пользователю Gmail) или группу получателей, если собираетесь сделать массовую HTML-рассылку, и порадуйте получателей привлекательными письмами!

Кстати, вы можете редактировать шаблоны вплоть до их отправки!

3 и 4. Технические ограничения Gmail: как Stripo справляется с ними

Я встречала множество фактов и гипотез о Gmail и решила их проверить. Итак:

Гипотеза 1. Gmail предлагает получателям скачивать изображения без ссылок

В интернете говорят, что если какое-либо изображение в HTML-письме не содержит ссылок, то Gmail предложит пользователям загрузить его.

Я проверила – да, это правда. Возможно, вам не хочется, чтобы в письме была эта кнопка «Скачать», потому что она ломает весь дизайн и письмо смотрится непрофессионально.

Решение: при загрузке изображений для письма вы в любом случае можете добавить ссылку. Но даже если вы забудете, наша система добавляет ссылки ​​по умолчанию:

Конечно же, она никуда не приведет покупателей, но это убережет ваших подписчиков от надоедливой кнопки «Скачать».

Вывод: это правда.

Гипотеза 2. Изображения без Alt-текста попадают в папку «Спам»

Уверена, вы тоже слышали такое, что сообщения попадают в папку «Спам», если для каждой картинки в письме не был задан атрибут альтернативного текста (alt-тег).

Я специально отправила множество сообщений с удаленным alt-текстом, но все они были без проблем доставлены во входящие. Хочу отметить, что при этом я тестировала только Gmail.

Поэтому мы не можем обещать, что ваши письма без альтернативного текста пройдут спам-фильтры Outlook или Apple Mail. То есть если вы собираетесь отправлять письма не только пользователям Gmail, вам все же потребуется альтернативный текст для прохождения спам-фильтров.

Несмотря на то, что пройти спам-фильтры не сложно, мы настоятельно рекомендуем добавлять альты.

Постарайтесь сделать их максимально понятными.

Вывод: письма без альтернативного текста доставляются во входящие. Но может быть и так, что нам просто повезло 🙂 Кроме того, мы должны добавлять к изображениям альтернативный текст для других почтовиков и для соблюдений требований доступности.

Гипотеза 3. Gmail обрезает письма

Это суровая истина. Gmail обрезает письма, вес которых превышает 102 КБ.

В конце видимой части письма предлагается «Просмотреть все сообщение».

В настоящее время нет технической возможности победить эту боль. Тем не менее у нас вы можете взвешивать письма:

• просто нажмите «Экспорт»;

• выберите «HTML»;

• скачайте HTML;

• и проверьте свойства файла, нажав на правую кнопку мыши.

В свойствах файла указан вес 65 кБ. Я проверила его с помощью нескольких приложений, включая mail-tester.com. Все они подтвердили корректность взвешивания.

Вывод: это правда. Но вы знаете, как взвешивать письма с помощью mail-tester или любого другого инструмента.

Гипотеза 4. Gmail не поддерживает класс <div>

Проверено: Gmail передает и отображает эти атрибуты.

Вывод: это неверно.

Гипотеза 5. Кнопка отмены не работает для массовых рассылок

Совершенно неверно, если вы используете Gmail без каких-либо расширений, например Gmail Mail Merge. Все, что вам нужно сделать – зайти в настройки, найти «Отменить отправку» и выбрать время: 5, 10, 20 или 30 секунд.

Я попробовала применить отмену для массовой рассылки, и все сработало.

Вывод: это неверно.

Гипотеза 6. Текстовые блоки объемом свыше 8500 символов удаляются

И как копирайтер, и просто как женщина я люблю длинные предложения и подробные пояснения. И я решила вставить одну из своих статей в текстовый блок. Эта статья содержала около 10.000 символов без пробелов. Я отправила это письмо другу. Письмо было доставлено, и ни один из блоков не был вырезан или удален.

Так что мы можем сказать, что гипотеза не подтвердилась. Кстати, это отлично. Хотя я искренне сомневаюсь, что кто-то из нас будет отправлять такие длинные письма.

Вывод: это неверно.

Гипотеза 7. Номера телефонов и адреса электронной почты в HTML-письмах Gmail становятся кликабельными

Я слышала, что Gmail вставляет в письма ссылки на наши адреса и номера телефонов, то есть делает их кликабельными. Я проверила тонны мобильных номеров. И знаете? Ничто не было кликабельным. Я по-прежнему должна выделять и копировать их для использования.

И да!! С адресами электронной почты все было вообще забавно. Они были либо серые, но кликабельные — либо синие, подчеркнутые, но не кликабельные.

Вывод: неверно. Все нужно делать вручную 🙂

Гипотеза 8. Фон не отображается в десктопной версии Gmail, если ширина письма превышает 640 пикселей

Многие маркетологи утверждают, что Gmail не отображает фоновое изображение или цвет, если ширина письма превышает 640 пикселей.

Естественно, мы это проверили.

Фоновое изображение и цвет (мы тестировали оба варианта) отображались в Gmail на всех устройствах и во всех браузерах.

(Ширина контентной части – 670 пикселей, ОС – macOS)

Вывод: неверно.

Гипотеза 9. Gmail заменяет кастомные шрифты стандартными

Пользовательские шрифты делают ваш дизайн еще более уникальным. Но это действительно правда: Gmail склонен заменять некоторые кастомные шрифты дефолтным Arial.

Я протестировала 4 разных шрифта.

Вот как они сработали:

1. Great Vibes – хорошо работал на мобильных и десктопных устройствах;

2. Dokdo – был заменен на Arial;

3. Alexa Std – был заменен на Arial;

4. Montserrat – был заменен на Arial.

Вывод: правда. Но вам нужно проверить, какие шрифты из тех, которые вам нравятся, не заменяются шрифтами по умолчанию.

Хотим напомнить, что вы можете загружать пользовательские шрифты с помощью Stripo.

Предварительный просмотр и тестирование

Всегда предварительно просматривайте и тестируйте свои HTML-письма и перед отправкой, и перед экспортом в Gmail.

Наш инструмент тестирования позволяет просматривать отображение писем в более чем 90 почтовиках и устройствах, не выходя из редактора.

В завершение

Теперь, когда вы знаете, как создать HTML-письмо для Gmail (и в курсе, что работа со Stripo экономит время) — мы надеемся, что вы будете отправлять только привлекательные HTML-письма своим друзьям и коллегам.

Лет 5-7 назад многие пророчили смерть e-mail переписке. Говорили, что мессенджеры и социальные сети полностью вытеснят их с рынка. Время шло, количество мессенджеров росло, а e-mail так и остался неотъемлемой частью нашей жизни. Хотя, лично я для личных нужд действительно больше пользуюсь другими средствами связи, но в деловой жизни не представляю свою работу без E-mail. И тому есть несколько причин:
во-первых, для общения по e-mail не обязательно, чтоб оба пользователя были в сети. Прочитать и ответить можно в любое удобное для вас время, в том числе и в офф-лайне, предварительно загрузив сообщения в свой телефон, например;
во-вторых, размер письма не лимитирован, и в него можно прикреплять любое количество файлов. А сервисы, типа gmail, mail.ru и mail.yandex делают работу с почтой простой и удобной;
в-третьих, письма хранятся неограниченное количество времени, удобный поиск, фильтр и сортировка;
и так далее. Думаю, каждый еще сможет дописать по несколько пунктов.
И несмотря на то, что переписка по e-mail существует уже несколько десятков лет, многие до сих пор не придерживаются простых (я бы сказал очевидных правил) ведения деловой переписки. В этой статье обозначу основные правила e-mail письма, разбив их условно на внешние атрибуты и содержание.

Внешний вид e-mail письма

От кого.

Первое, что мы видим в письме – это кто именно нам его написал. Это первый внутренний фильтр, на основе которого мы принимаем решение – читать ли письмо, или сразу в корзину. Тут правила просты – письмо должно быть от конкретного человека. Вроде все просто, но часто получаю письма от «Рыжей бестии» или какого-то «Могучего эльфа». Согласитесь, если вы ждете коммерческое предложение на несколько десятков тысяч, то такой отправитель вызовет очень много вопросов. Хочу обратить внимание, что даже если вы представляете кампании, то в поле «от кого» должно быть именно имя, а не название фирмы. Кампанию в качестве имени используют те, у кого имени нет (различные боты, например). Иногда так делают (например информация о балансе, или новостная рассылка). Но если мы говорим именно о переписке, то только имя.

Тема письма.

Итак, письмо пришло от Василия Иванова, вроде бы серьезный человек. Пока удалять не будем. На что смотрим дальше? Правильно, на тему. Тема письма должна быть краткой, но в то же время раскрывающая суть. Никаких «Привет», или » Письмо от меня». Ну, или чем я часто страдаю «11111». Если провести аналогию, это «title» вашего письма. Например «Коммерческое предложение по полиграфии», или «Варианты макетов календаря».
При одноразовом ответе на письмо можно просто сделать «Re: Варианты макета календаря». Если же переписка затягивается, то у каждого следующего витка должна быть своя тема. Иначе может быть ситуация или такая: «Re: Re:Re:Re:Re:Re:Re: вариант макета». Или
Как видно, в такой ситуации быстро найти нужное письмо не получится, придется открывать каждое. Вариант решения подобной проблемы было бы «Уточненные тарифы», «Окончательный вариант тарифов». И кстати, крайне желательно было бы указать о каких именно тарифах идет речь (кампания и/или услуга).

Начало письма (вступление)

Нельзя сразу бить в лоб. Сперва нужно поздороваться. Раньше писали что-то типа «доброго времени суток», или «добрый ночер» (смесь вечера и ночи, т.к. интернетом пользовались в основном после захода солнца). Это связано с тем, что мы не знаем, когда именно пользователь будет читать наше письмо.
Тем ни менее, получать такие письма не очень приятно, если честно. Я рекомендую указывать то время, в которое вы пишите. Если утром – то утро, если вечером – то вечер. Или используйте стандартное «Добрый день». Не очень нравится «Здравствуйте», как-то не звучит.
Если вы знаете, к кому обращаетесь, обязательно используйте имя. Добрый день, Дмитрий.

Заключение.

В конце письма обязательно поблагодарите читателя за внимание и еще раз представьтесь. В этот раз полностью: фамилия имя, кампания, ваша должность, отдел, сайт и как связаться конкретно с вами (не просто корпоративный телефон, а ваш внутренний номер). Это важно.

Содержание e-mail письма

Стиль и форма письма.

Как я уже писал в самом начале, размер письма не ограничен. Тем ни менее, это не значит, что в него следует включать все подряд с множеством лирических отступлений. Кратко и по делу. Если вопросов несколько – разбивайте их на пункты. Удобней будет при ответе, ничего не потеряется.
Пару раз было так, что мне отправляли письма с пустым содержанием, но прикрепленным файлом, в котором и было само письмо. Так делать не стоит. Во-первых очень высок шанс, что такое письмо попадет в спам. Во-вторых, читать с устройств такие письма очень неудобно. Да и зачем?
При ответе на письмо нужно сохранять его структуру. Если были пункты, то отвечать на каждый пункт (или упомянуть, почему на него решили не отвечать).
При написании самого письма используйте стандартное форматирование: переносы на строки, абзацы, отступы.

Сохраняйте историю переписки.

Ну тут вроде как понятно. Причем многие прямо в письме и пишут – не удаляйте историю переписки. Но есть одно НО. Порой, переписка затягивается и каждое письмо тянет за собой огромный кусок предыдущих переписок. Так тоже делать не стоит. Если переписка действительно длительная, то она, скорее всего, затрагивает несколько больших и слабо связанных с собой тем. Разделяйте их, ведите параллельные ветки переписки по разным темам, даже если это один и тот же человек.
У нас чаще всего так – с одним человеком мы переписываемся по совершенно разным вопросам с одной и той же темой и историей. Просто нам лень создавать новое письмо, придумывать тему. Ведь проще нажать кнопочку «ответить». Это проще на первый взгляд. В дальнейшем, если придется работать с этой перепиской, найти что-нибудь будет крайне сложно. Учтите это.

Продуманность и структура письма.

Встречали ли вы такой стиль переписки:
Привет
Как ты?
Слушай, тут такое дело…
Можешь помочь?
Мне не срочно, но все же…
И все это пятью отдельными сообщениями. Лично меня подобный стиль сильно раздражает. Так вот в E-mail письме такого быть не должно. Сядьте, подумайте, накидайте план в голове (или на бумаге, если письмо большое), и после этого начинайте писать. Затем прочтите его, подумайте, ничего ли не забыли, и только тогда отправляйте.
Лично я, если пишу большие письма, сперва набираю, затем занимаюсь другим делом. И если за это время ничего нового не вспомнил – отправляю. Помогает избежать 3-4 писем подряд с фразами: «А еще забыл…», «И вот еще что…».
Может показаться, что это мелочь. Но на самом деле нет, это важно.
Ну вот и все основные правила ведения деловой e-mail переписки. Надеюсь, соблюдение этих простых советов облегчит и вам и вашим собеседникам жизнь. Если есть идеи, что можно дополнить – пишите.

Электронное письмо имеет в настоящее время большую популярность. От того, как правильно оформлено ваше деловое электронное письмо зависит имидж вашей компании или вас лично.

В ЭТОЙ СТАТЬЕ МЫ УДЕЛИМ ВНИМАНИЕ СЛЕДУЮЩИМ ТЕМАМ ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКИ: 1. ОФОРМЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА, то есть как правильно заполнить необходимые поля электронной почты. 2. СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТА ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА. Как написать текст кратко и понятно, чтобы у адресата не возникло к нему ни одного вопроса. 3. КАКИЕ СУЩЕСТВУЮТ ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ.

ЧТОБЫ НАПИСАТЬ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО НЕОБХОДИМА ЭЛЕКТРОННАЯ КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА ИЛИ ЛИЧНАЯ ПОЧТА, ПОДЛИННОСТЬ КОТОРОЙ МОЖНО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ.

ДЕЛОВАЯ E-MAIL ПЕРЕПИСКА НУЖНА ДЛЯ БЫСТРОГО ОБМЕНА ПИСЬМАМИ.

Необходимо следовать следующим правилам:

1.Разделить всю электронную переписку на личную и деловую, предназначенную для служебного пользования. То есть упорядочить e-mail переписку, чтобы контролировать вашу деятельность и быть в курсе происходящего. Чтобы не упустить из вида пропущенную почту — проверяйте вашу корпоративную почту дважды в день.

2.В поле «Кому» — располагается e-mail адрес и имя адресата. Корпоративные электронные адреса состоят из имени его владельца до знака @ и имени домена компании. Например, [email protected]. Бывает также, что деловые письма отправляют из личного e-mail адреса. При этом имя владельца этой почты должно идентифицироваться только с ним (без ников). К примеру, [email protected].

3.В электронном письме обязательно заполняйте поле «Тема». Это поможет адресату понять степень важности и срочности ответа на ваше письмо. Тема вашего письма должна раскрывать его суть. В теме постарайтесь уложиться от одного до семи слов. Избегайте абстрактных слов «запрос», «важно»…

4.В поле «Копия»вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с письмом. Получатель электронного письма будет видеть, кто должен ознакомиться с текстом письма. Получатели в поле копия, как правило, не должны отвечать на письмо. Только при необходимости могут вмешаться в общий ход переписки.

5. В поле «Скрытая копия» автор включает участников, которых получатель не должен видеть. При массовой рассылке эта функция нужна, чтобы скрыть ваши контакты от всех получателей. Однако следует отметить при внутренней рабочей переписке это неэтично.

6. Поле «Ответить всем» применяется чтобы ответить даже прикрепленным в поле копии участникам. Можно по вашему усмотрению включать и удалять ненужных участников переписки.

7. Функцию флажок лучше использовать только в очень важных и редких случаях. Лучше уведомить адресата звонком или смс. Срочность обозначить лучше в теме письма. Так как иногда письма с отметкой флажок попадают автоматически в спам.

8.Если вы представляете компанию, то оформление электронных писем изначально заложено в бренд-бук компании. То есть определены фирменный стиль и внутренние нормативные требования по размеру и стилю шрифта, цвету и другое. Избегайте яркого оформления, картинок, фото и радужных цветов, нестандартных вычурных шрифтов.

9.И наконец, мы подошли к неотъемлемой части электронного письма — ТЕКСТУ вашего письма. Составляя e-mail письмо, соблюдайте стилистику и думайте о том, комфортно ли будет адресату читать письмо? Стиль электронного письма деловой, но менее формальный. Здесь необходимо соблюдать грань между теплым формальным и дружеским тоном. Цвет шрифта должен быть черным. Тип шрифта должен быть Arial или Times New Roman. Соблюдение красной строки в каждом абзаце не обязательно. Делите текст на абзацы, на маркированные и номерные списки, прилагайте файлы для дополнительной информации. Избегайте слишком развернутых предложений, не используйте много деепричастных оборотов и сложных речевых оборотов. Излагайте ваши мысли просто, кратко и понятно. Главное в любом деловом письме то, чтобы оно было вежливым и ПОНЯТНЫМ!

10.В самом конце электронного письма поставьте личную подпись вашего аккаунта или аккаунта корпоративной электронной почты:

С уважением,

ФИО,

Должность,

Наименование компании

тел. 67ХХХХХХ3

И другие необходимые контакты.

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА

1) Стиль электронного письма. Текст электронного письма по стилю изложения отличается от делового письма на фирменном бланке.

То есть в деловом e-mail письме вы можете придерживаться более неформального стиля письма. Например, вместо обращения «Уважаемый Имя Отчество!» обратиться «Добрый день!» или «Здравствуйте!».

2) Язык деловой e-mail переписки. Если для деловых писем на бланках характерна безличная форма изложения, то электронная переписка носит более личностный хараткер. Например, вы чаще можете обращаться от 1-го лица «Прошу Вас …» нежели от 3-го лица «ИП «Лингво просит …».

3) Краткость текста электронного письма. Деловые е-mail письма также можно писать кратко и лаконично. Электронная переписка очень удобна для таких писем, как информационные письма, напоминание, уведомление, запросы, ответы, сопроводительные письма, письма просьбы и другие.

Такие электронные письма пишутся кратко, например, «Настоящим направляем Вам для ознакомления Приказ №12-3 от 12.06.2020 года»; «Просим Вас направить ответ на запрос от 12.06.2020 года в срок до 19.06.2020 года.»; «В связи с планированием закупки канцелярских товаров на предстоящий год, просим Вас отправить список необходимых канцелярских товаров» и другие.

4) Как быть с объемными e-mail письмами. Лучше их сокращать до макисмума, так как с экрана монитора тяжело читать слишком большие письма. Максимально сокращайте текст, а дополнительную или более детальную информацию прилагайте к письму в виде файлов. Если адресату понадобится более детальная информация и у него возникнут вопросы к вашему письму, то он может узнать ее из приложенных файлов.

Например, если вы хотите попросить медицинской помощи прилагайте историю болезни или еще какие-то необходимые подробности в виде файлов к вашему письму.

Пример, простого электронного письма:

Соблюдая эти стандарты электронных писем, вы поддержите ваш деловой имидж. А именно, повысите личный статус или статус компании в глазах получателя вашего письма.

Также читайте статью Пошаговая инструкция: электронное письмо образец

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКИ

Письма в бумажной форме уже практически не используются. Очень редко в конвертах отправляются официальные обращения от уполномоченных организаций, имеющие юридический характер (уведомления от налоговых органов, судебные повестки и прочие). В остальном сейчас практикуется электронная переписка.

Электронная переписка очень распространена в больших организациях, когда структура организации имеет разветвлённую сеть и ее сотрудники находятся удалённо. При этом сотрудники такой организации могут находиться как в пределах одного города, так и в пределах одной страны и даже за рубежом.

Переписка по электронной почте имеет следующие преимущества:
1) Скорость доставки письма. Электронная переписка дает нам возможность быстро связаться с адресатом, находящимся в любой точке мира.

2) Неформальный стиль. В электронных письмах вы можете общаться с адресатом проще, чем в письмах на бумажных носителях (на фирменнных бланках). Например, к вашим близким партнерам, клиентам, сотрудникам вы можете обратиться просто приветствием «Здравствуйте!», «Добрый день!», «Приветствую!» и общаться с ними просто, как в чате.

3) Сохранение информации. Возможность иметь всю историю переписки в случае необходимости. В электронном почтовом ящике вы можете сортировать письма по теме, по дате, по отправителю и т.д. Таким образом, необходимую информацию вы можете найти и использовать в любое время.

4) Возможность вложения файлов. Вы можете к тексту электронного письма вкладывать дополнительные данные (документы, договоры, схемы, картинки и другие) в виде файлов.

5) Возможность расставлять приоритеты. В основном электронные письма приходят с пометками и их легко распределить по приоритетам. Таиким образом, вы можете сортировать и фльтровать их в своем почтовом ящике на желательные и нежелательные.

6) Экологичность. Благодаря тому, что не нужно использовать бумагу, предотвращается вырубка деревьев, а также сокращается использование топлива для транспортировки писем.

7) Надежность и безопасность. В настоящее время использование электронной почты становится все более безопасным способом коммуникации в Интернете. Так как поставщики услуг электронной почты постоянно работают над улучшением безопасности по использованию электронной почты.

8) Технологическое развитие. Постоянное развитие компьютерных технологий позволяет нам отправлять письма не только с компьютеров, но и с планшетов, со смартфонов и других устройств. Это очень удобно, когда вы можете получать и отправлять письма, находясь вне вашего рабочего места (в автомобиле, в общественном транспорте или в любом другом месте).

Однако существуют и недостатки электронной переписки:
1) Отсутствие личного контакта. Автор электронного письма не видит реакции адресата, если это необходимо (особенно в условиях переговоров, когда нужно быстро реагировать);
2) Сложность в составлении текста письма. Некоторым из нас сложно лаконично выражать мысль в ходе переписки.

3) Спам. В наши электронные ящики, к сожалению, очень часто приходят нежелательные письма, называемые спамом. Они вызывают определенные неудобства и потребляют много времени для их проверки и удаления, чтобы блокировать и фильтровать нежелательные электронные письма через фильтры спама. Иногда бывает наоборот, нужные нам письма попадают в спам и приходится проверять папку спам, чтобы найти это письмо.

4) Переполненность папки «входящие». В папке «входящие» накапливаются важные документы, которые могут долго оставаться незамеченными среди большого количества писем.

5) Переполненность почтового ящика. Электронный ящик имеет тенденцию через какое-то количество времени переполняться. Это также вызывает у пользователей дискомфорт от использования услуг электронной почты.

6) Необходимость регулярной проверки почты. Чтобы оставаться в курсе событий необходимо регулярно проверять электронную почту. Из-за напряженного распорядка дня вы можете не успеть проверить почтовый ящик и можете упустить некоторые важные и срочные письма.

7) Атаки вирусов. Необходимо сканировать свою почту от вирусов, так как вирусы могут копировать сами себя и далее инфицировать компьютер или другие устройства.