Письмо получено спасибо

Письмо получено спасибо

Электронная переписка — это один из основных средств коммуникаций между контрагентами. Большая часть обмена корресподенций (счета на оплату, консультации, запросы в службу технической поддержки, договоры и др.) проходит посредством электронной почты.

В большинстве люди хотят быть уверенными, что их электронное письмо направленное своему адресату было доставлено в его почтовый ящик. Для этого достаточно настроить функцию «Автоответ на доставленное письмо».

Рекомендация
Для деловой переписки рекомендуем использовать корпоративный почтовый сервер, где адрес содержит доменное имя, зарегистрированное на вашу компанию.

Корпоративная почта — это то, что чаще всего используется в деловой электронной переписке. Такая электронная почта уже только по самому адресу может идентифицировать владельца и внушить определённую уверенность.

Вернёмся к вопросу необходимости и содержания автоответчика в электронной почте.

Примеры текстов автоответчика в электронной почте

Если вы не можете отвечать на входящие письма по причине отпуска, но желаете, чтобы отправители знали об этом, приемлемы следующие варианты автоответа:

Пример: Здравствуйте! Благодарю за ваше обращение. Сообщаю, что в связи со сложившейся ситуацией по коронавирусу, я работаю в удалённом режиме из дома. В ближайшее время я отвечу на ваше письмо. По срочным вопросам вы можете звонить на мой личный номер +7 777 223 33 44 Пример: Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение. Я отсутствую на рабочем месте по причине отпуска до 27 февраля 2019. В течение этого периода я не смогу оперативно ответить на ваше письмо. По всем срочным вопросам вы можете звонить по номеру +7 705 735 99 88
С уважением, Акмарал Букетова ещё Пример:

Добрый день!

Сообщаю, что в период с 9 по 20 февраля я отдыхаю, у меня отпуск. Поэтому я не могу ответить на ваше письмо. Вы можете обратиться к моему коллеге Степанову Александру — он в курсе всех дел.

Телефон — +7 705 735 99 88

Стандартный автоответ о доставке электронного письма

Порой, вашему контрагенту важно знать, было ли доставлено письмо на вашу почту. В данном случае можно настроить автоответ со следующим текстом:

Пример: Добрый день! Ваше письмо было доставлено в почтовый ящик. В ближайшее время я его рассмотрю и обязательно дам ответ.
С уважением, Корнева Ирина.

Преимущества автоответчика на входящие письма

  1. Отправитель всегда будет уверен, что его сообщение было доставлено в почтовый ящик получателя;
  2. Автоответ может уведомить отправителя о том, что получатель по тем или иным причинам не может в ближайшее время ответить на письмо (выходной, отпуск или по другим причинам);
  3. Уведомление может содержать другую информацию.

Негативные моменты автоответа в электронной почте

  1. Многие люди крайне негативно относятся к почтовым сообщениям, которые они не ждут;
  2. Автоответчик заполняет почтовый ящик отправителя лишними сообщениями;
  3. Автоответы на почту могут помешать в поиске сообщений с полезной информацией.

Если уж вы решили настроить автоответ, вы можете ознакомиться с некоторыми примерами, которые мы приведём ниже.

Так нужен ли автоответ на почте?

Настраивать ли автоматический ответ в почте или нет, решение каждого человека. В некоторых случаях это является частью корпоративной этики, в других случаях это является желанием конкретного сотрудника.

Корпоративый почтовый сервер Стоимость настройки

Я подумал, что письмо не проходит по техническим причинам, и выслал ему свой резервный email. Через минуту раздался телефонный звонок, и мой знакомый сказал мне, что он просил дать мой ПОЧТОВЫЙ адрес. Всего лишь почтовый адрес для отправки послания по почте!

Я думаю, что многие из вас, получив такое же SMS, сделали бы то же самое, что и я.

Вот так потихоньку электронная почта вытесняет обычную.

Есть правила (или этикет) ведения бизнес-переписки. Иногда даже по тому, как человек пишет, можно понять его специализацию. Но я в этом выпуске хочу поговорить о такой функции почтовых серверов, как автоответчик. Для тех, кто не знает, что это такое, поясню: задача автоответчика -уведомлять отправителя письма о том, что оно пришло на почтовый сервер получателя. То есть когда Вы отправляете послание на email, который использует автоответчик, то Вам сразу же автоматически приходит письмо. Как правило, такие письма содержат в себе некую информацию.

Предлагаю Вам ознакомиться с содержанием самых невинных писем-уведомлений:

Спс, дошло.

Ваше сообщение получено.
Мы получили Ваше сообщение.
Ваше письмо получено, в ближайшее время Вам ответят.
Наш специалист обязательно свяжется с Вами в течение дня.
Ваше письмо получено, и для меня оно очень важно. Я обязательно Вам отвечу!
Добрый день! В настоящий момент я нахожусь вне офиса. На Ваши письма отвечу 25.01.12.
Спасибо за Ваше письмо. Я постараюсь максимально быстро прочитать его и ответить на интересующие Вас вопросы.
Спасибо, что написали мне. Я отвечу, как только прочитаю Ваше сообщение. Удачи и хорошего дня!
Я получил Ваше письмо. В ближайшее время Вам обязательно отвечу или свяжусь с Вами по телефону.
Добрый день! Благодарю за проявленные интерес и внимание. К сожалению, меня сейчас нет на месте, поэтому на Ваше письмо я отвечу позже. А сейчас предлагаю зайти ко мне в гости на…….
Спасибо за столь быстрый ответ. Я обязательно дам Вам знать о моем решении в кратчайшие сроки.
Извините, меня сейчас нет на месте, но Вы можете оставить сообщение, и я Вам обязательно отвечу.
Предлагаем поменяться ссылками или баннерами и вообще дружить семьями :)))))

Что дают мне эти письма?

Они извещают меня о том, что в некий почтовый ящик упало мое письмо, и как только хозяин этого ящика соизволит туда заглянуть, он увидит мое послание. А дальше, если он захочет, то ответит, а если не захочет, то нет. ЭТО ЖЕ ОЧЕВИДНО!!! И зачем меня об этом извещать? Но самое главное не это. Ну, подумаешь — пришло одно уведомление о том, что письмо получено. Ничего в этом вроде нет страшного. А если Вам необходимо обсудить с владельцем такого ящика много разных вопросов? А если серия писем доходит до двадцати-тридцати штук в день, то умножайте эту цифру сразу на два. А если человек пользуется медленным и дорогим мобильным интернетом?

А вот теперь апофеоз хит-парада писем-уведомлений:

Если Ваше письмо относится к категории спама, то я хочу Вам сообщить, что:

а) я не нуждаюсь в увеличении члена;
б) я не хочу учить английский язык;
в) я не хочу приходить на какие-либо курсы;
г) я не желаю покупать квартиру или мебель;
д) мне не нужна турпоездка на Кипр или в Египет;
е) мне не нужен ремонт квартиры;
ж) мне не нужны грузчики и автодоставка;
з) у меня отличное здоровье, и я не нуждаюсь в лечении;
и) у меня хорошая работа, и я не ищу способы дополнительного заработка;
к) меня не интересуют новости Вашего сайта;
л) всем остальным я непременно напишу, когда разгребу этот дурацкий спам
в своем ящике 🙂 -V и Мир Вам!:)

Примеры полезных правил

В статье подробно описаны примеры следующих правил, на основе которых вы сможете создавать свои.

Автоматический ответ на входящие запросы

Хорошая поддержка начинается с самого первого касания. Пока вы в рабочем пылу разбираете другие письма и задачи, клиент остается в неведении, получили ли вы его сообщение или нет. Чтобы избежать этого, настройте правило автоответа, где кратко расскажите о том, в какие сроки вы посмотрите вопрос клиента и ответите на него. Такие уведомления можно настроить отдельно для рабочих и нерабочих часов, разных ситуаций, каналов, клиентов и т.д.

В примере приведено правило, которое сработает, если клиент напишет вам на почту в рабочее время.

Вот ещё один пример блока Сделать — именно так в нашем аккаунте отрабатывает правило автоответа, когда вы пишете в нашу поддержку в нерабочее время. После отправки уведомления, правило меняет статус запроса, его тип, с присвоением тега.

Автоматическое удаление тегов

Теги, которые добавлены другими правилами (например, как в п.1) или вручную, но больше не нужны, могут мешать работе и искажать статистику в отчетах. Чтобы избежать этого, создайте правило удаления отработанных тегов.

Назначение и смена исполнителя

Ускорить обработку запросов, в первую очередь, помогает четкое и быстрое распределение задач между сотрудниками и отделами. Пожалуй, самый частый способ — назначать запросы по определенному каналу на конкретных агентов или группу. Настроим автоназначение новых запросов по каналу Slack на агентов, входящих в группу «Агент поддержки».

Возьмем более узкий и сложносочиненный пример. Задача — эскалировать нерешенные вопросы по определенному каналу на ведущего специалиста поддержки при приближении крайнего срока ответа по SLA; Сделать нужно только для тикетов с высоким и экстренным приоритетом по Телеграм каналу.

Смена приоритета

Если вы хотите обрабатывать сообщения, в которых клиент вас просит что-то срочное или важное посмотреть, настройте автоматическую смену приоритета по ключевым словам в теме письма.

Повторное уведомление по тикетам в ожидании

Вы отправили сообщение клиенту, ждете от него ответ, а он не приходит. Вы не знаете причину: проблема решена, клиент забыл ответить или просто проигнорировал письмо и отказался от сервиса? Чтобы не отслеживать письма в статусе «В ожидании» вручную, настройте правило, которое будет отправлять уточняющий вопрос клиенту спустя какое-то время после вашего ответа.

Автоматическая отправка писем на другой email

Настройте автоматическую переадресацию писем (например с темой «Бухгалтерия»)​ на внешний адрес.

Закрытие тикетов

Чтобы автоматически переводить решенные вопросы в статус «Закрыт», добавьте простое правило.

Нежелательные письма: рассылка, спам

Если вы знаете, от каких адресатов вам приходят рассылки или спам, сделайте правила, которые будут автоматически переводить такие тикеты в аналогичные статусы:

Пример рассылки:

Заполнение полей из текста сообщения

Настройте автоматическое заполнение полей на основе информации из текста сообщения

Добавление в тему письма переменных значений

Добавьте к теме письма переменные текстовых полей, например ID тикета.

11. Смена SLA

Если для групп агентов у вас настроены разные политики SLA, то при смене исполнителя переключать SLA можно подобным правилом.

Настройте автоматическую смену политику SLA на основе дополнительного поля. Например, если категория обращения (доп.поле) = претензия.

Реакция на неудовлетворительную оценку качества

Если клиент поставил низкую оценку ответу поддержки, но не оставил комментарий, правилом вы можете отправлять отдельное сообщение клиенту с просьбой рассказать, что же пошло не так. Как вариант, делайте это не сразу, когда эмоции клиента обострены, а через сутки с последнего контакта. Учитывайте настройки CSI, постоянно ли у вас отправляется запрос на оценку, или только один раз.

Отправка данных о выполненной заявке в CRM-систему​.

С помощью правил можно отправлять из Юздеска в вашу CRM-систему информацию о выполненных заявках, а именно:

  • Имя клиента;
  • Причина обращения;
  • Текст обращения.

Что нужно, чтобы отправить эти данные из Юздеска:

Для передачи ключевой информации о заявке используйте POST-запрос. Для этого выберите в вашем правиле соответствующее действие и вставьте текст вида:


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *