Разговаривать по телефону

Разговаривать по телефону

Общение по телефону – 10 советов

Общение по телефону, как и все другие виды общения, имеет свои приемы и правила. Если телефон по роду вашей деятельности становится для вас «правой рукой», то было бы неплохо превратить его в союзника, зная правила разговора по телефону. Руководствуясь этими правилами общения по телефону, вы сможете верно, выстроить разговор и расположить к себе собеседника.

Общение по телефону, как и все другие виды общения, имеет свои приемы и правила. Если телефон по роду вашей деятельности становится для вас «правой рукой», то было бы неплохо превратить его в союзника, зная правила разговора по телефону. Руководствуясь этими правилами общения по телефону, вы сможете верно, выстроить разговор и расположить к себе собеседника.

1. Деловой звонок обязательно начинайте с приветствия: доброе утро, добрый день и т.д. Это не только проявление вежливости, так вы даете собеседнику время сообразить, кто вы, и сосредоточиться на возможной цели вашего звонка.

Если звонят вам, не забывайте, что человек, ожидающий, пока вы снимите трубку, отвлекается — даже если это продолжается в течение трех сигналов вызова (установленный во многих организациях порог ответа). В результате он часто не может сосредоточиться в первые несколько секунд разговора. Если вы сразу же произнесете название своей организации, абонент может не уловить его, а переспросить постесняется. Это приводит к потере времени — его и вашего — и такой ситуации легко избежать.

Поздоровавшись, назовите свою организацию и/или номер телефона, чтобы абонент удостоверился, что он попал туда, куда нужно. Ошибка обнаруживается сразу же, и это позволяет не тратить зря времени. И наконец, называя себя, вы с самого начала устанавливаете с собеседником позитивные отношения. При этом и ваша организация, и вы сами представляетесь ему более радушными и дружелюбными. Никогда не спрашивайте незнакомого человека: «Как дела?» Это звучит фальшиво. Никогда не заявляйте собеседнику: «Вы меня не знаете». Это указывает на недостаток уверенности в себе.

2. Тщательно выбирайте время для деловых звонков. Самые неудачные часы — рано утром или поздно вечером.

Обязательно спрашивайте: «У вас есть минутка для короткого разговора или мне перезвонить в другое время?» Предложите время для разговора, если человек в данный момент не может с вами поговорить: «В 10 часов вас устроит?»

3. При помощи метода ВИЖД убедитесь, что вас слушают. Эта аббревиатура состоит из начальных букв ключевых элементов успешного звонка.

В. Внимание. Вы должны заставить собеседника сосредоточиться и внимать вашим словам, чтобы не стать жертвой его рассеянности.

И. Интерес. Чтобы поддерживать внимание собеседника, ваше сообщение должно учитывать фактор интереса.

Ж. Желание. Ваши слова должны пробудить у собеседника желание.

Д. Действие. Ваше сообщение должно заканчиваться четко сформулированным планом действий.

4. Обязательно называйте собеседника по имени. Если вы только что познакомились, постарайтесь, чтобы его имя запечатлелось у вас в памяти. Этого можно добиться, повторив его про себя несколько раз, а затеи часто его используя. Помните, что людей больше всего интересует собственная персона! Американские исследователи проанализировали 500 телефонных звонков и обнаружили, что местоимение «я» встречается в них более 4000 раз!

По окончании разговора запишите имя собеседника, а также другую информацию о нем, полученную во время беседы, например, имена и возраст его детей. Аккуратно храните эти записи. Они помогут вам установить еще более теплые отношения при последующих звонках.

5. Улыбайтесь во время телефонного разговора. Улыбка не только помогает передать собеседнику ваш энтузиазм, но и подпитывает вас энергией. Улыбка способствует выработке мозгом химических соединений которые усиливают ощущение уверенности в себе и оптимизма.

6. Обязательно делайте «благодарственные» звонки в тех случаях, когда вам оказали какую-либо услугу. Они очень полезны для будущего сотрудничества. Чем быстрее ваша реакция, тем действеннее такие звонки.

7. Постарайтесь представить себе образ мыслей собеседника. Это непростая задача, однако существуют способы облегчить ее.

  • Не пытайтесь выполнить объективный анализ на основе голоса собеседника. Для левого полушария мозга, отвечающего за логику, в этой ситуации слишком много неизвестных величин. Вместо этого прислушайтесь к интуитивному правому полушарию. Расслабьтесь, слушая собеседника, и позвольте впечатлениям и ощущениям сформироваться в вашем мозгу. Такие естественные впечатления могут оказаться удивительно точными.
  • Высокий темп речи (в том случае, если содержание вполне осмысленно) указывает на интеллект выше среднего.
  • Колебания, заикание и паузы часто выдают волнение или нерешительность.
  • В зависимости от содержания подчеркивание определенных фраз может указывать на соответствующие подсознательные симпатии и антипатии.
  • По стилю собеседника попытайтесь определить, с каким типом личности вы беседуете: с «руководителем», «матерью», «механиком» или «мотиватором».

«Руководителю» следует объяснить, как ваши предложения будут способствовать его успеху или облегчат достижение его целей. Убедите «мать» в ценности своих предложений, подчеркивая то, какую пользу они принесут людям. При разговоре с «механиком» используйте факты и цифры, а сообщение для «мотиватора» должно быть как можно занимательнее.

8. Поощряйте сотрудничество при помощи фразы: «Вы согласны?» Это позволит вам:

  • Вызвать позитивную реакцию собеседника на ваше сообщение.
  • Вовлечь его в разговор в любой момент, когда вам требуется обратная связь относительно того, как воспринимаются ваши идеи, или когда вы хотите подчеркнуть ключевые моменты своего сообщения.
  • Слегка подтолкнуть его к принятию вашей точки зрения, ответив на ваш вопрос положительно. Такой ответ наиболее вероятен, поскольку люди склонны выбирать самый легкий путь. Только очень упрямый человек способен отрицательно ответить на такой дружелюбный вопрос. И чем больше утвердительных ответов вы услышите во время беседы, тем выше шансы, что ваши предложения будут приняты.
  • Добиться согласия в завершающей стадии разговора. Если вы уже использовали эту фазу несколько раз, ее повторение увеличит вероятность того, что более серьезная просьба тоже будет выполнена.

В некоторых случаях людям так нравится эта фраза, что они даже копируют интонации и голос того, кто ее произносит.

9. Никогда не отвечайте на телефонный звонок, когда вы едите, пьете или разговариваете с кем-то другим. Ни в коем случае не закрывайте телефонную трубку рукой, чтобы обратиться к стоящему рядом с вами человеку. Это выдает ваш крайний непрофессионализм.

10. Обязательно прощайтесь с собеседником: умение эффективно закончить разговор по телефону не менее важно, чем умение донести свои мысли до слушателя. Слишком длинный разговор способен вызвать смущение, скуку или раздражение собеседника.

Чтобы должным образом завершить разговор, используйте технику ВТЗ (вежливость-твердость-законченность):

Будьте вежливы.Если вы имеете дело с незнакомым человеком, включите его имя в свое последнее предложение. Если вы хотите, чтобы собеседник запомнил те или иные факты, повторите их сразу же после прощания.

Будьте твердыми. Не позволяйте вовлечь себя в не имеющую отношения к делу дискуссию. Если вам трудно это сделать, для подстраховки имейте под рукой несколько благовидных предлогов, например: «Прошу прощения, меня зовут к другому телефону». Обычно — если ваш тон доброжелателен — собеседник понимает намек, что пора прощаться.

Заканчивайте разговор. Только обязательно позвольте собеседнику первым повесить трубку. Если это сделаете вы, то разговор закончится на психологически не очень дружественной ноте.

  • Метки
  • искусство телефонных звонков

Причины появления страха

Психологи в один голос утверждают, что боязнь телефона вовсе не является психологическим заболеванием. Это – всего лишь невроз, небольшой стресс для организма, вызванный волнением от предстоящего разговора. Но если боязнь телефонных звонков не считается болезнью, то возникают следующие вопросы: почему это вызывает у нас страх, и как от него избавиться.

Причины появления данной фобии могут быть самые разные, для каждого они индивидуальны. Но самыми распространенными являются следующие:

  • Часто, звоня незнакомцам, люди боятся, что им нахамят. Когда вы кому-то звоните, вы рассчитываете, что с вами будут говорить спокойно, лояльно, но никак не грубо.
  • Получив в ответ на вежливое обращение негатив, сразу появляется чувство обиды, оскорбления и разочарования.
  • Многие страдают заниженной самооценкой. Такие люди считают, что они не умеют выражать свои мысли, правильно формулировать предложения и непонятно говорят.
  • Поэтому они боятся телефонных разговоров. При общении они путают фразы, теряют смысл разговора, часто появляются неловкие паузы. Из-за этого у таких людей пропадает желание говорить по телефону.
  • Если человек не может долго концентрировать внимание на чем-либо, то для него будет свойственен страх разговора по телефону. Ведь во время беседы он будет постоянно отвлекаться на посторонние темы и терять суть разговора. По утверждению психологов, сниженный уровень концентрации характерен для людей с дефицитом внимания.
  • Получив однажды неприятные известия по телефону, у человека может появиться телефонофобия. После пережитого стресса он начнет ассоциировать телефон с плохими новостями, и каждый раз, когда раздастся звонок, он будет бояться отвечать на вызов, думая о том, что снова услышит печальное известие.

Неприятная новость по телефону

Все эти причины связаны исключительно с психологическим состоянием людей, а не с физическими отклонениями. Из-за этих факторов страх звонить по телефону сопровождается неприятными мыслями и негативными эмоциями. Только одна мысль о предстоящем звонке может вызвать эмоциональное напряжение.

Чтобы избавиться от фобии телефонных разговоров, психологи проводят специальные тренинги, на которых учат страдающих от этой проблемы людей, как успокоиться и перебороть страх. Можно и самостоятельно решить эту проблему, но понадобится терпение и упорство, чтобы работать над собой, а главное – желание.

Как побороть страх

В наше время телефон стал одним из самых простых способов обмена информацией. Ведь так мы можем связаться с людьми в любое время и независимо от того, как далеко мы от них находимся. Но если мы будем бояться разговаривать по телефону, то мы просто усложним себе жизнь. Поэтому нужно научиться справляться с этой проблемой.

Есть много способов в борьбе со страхом телефонных разговоров, но чтобы решить проблему, нужно, прежде всего, настроить себя на положительный результат. Помните, что незнакомому человеку, которому вы звоните, нет никакого дела до вас. Он поговорит с вами, ответит на вопросы, а потом положит трубку и забудет про своего собеседника. Поэтому не стоит бояться переговоров с незнакомцами, и нет никакого смысла напрасно переживать перед таким кратковременным обменом информацией.

Важной составляющей успешной борьбы с фобией является психологический настрой.

Преодоление страха телефона

Когда мы говорим по телефону, мы не можем видеть эмоции нашего собеседника, и часто по голосу невозможно понять, как он реагирует на сказанные нами слова. Чтобы легче было проводить телефонные переговоры, нужно представить, что ваш собеседник находится рядом с вами. И старайтесь всегда говорить мягко, вежливо, с улыбкой, тогда получите взаимную отдачу от человека по другую сторону телефонной линии.

Разные причины страха мешают нам собраться с мыслями и сделать телефонный звонок. Чтобы побороть волнение, недостаточно просто уговорить себя сделать вызов и переубедить, что в этом нет ничего страшного. С первого раза это не поможет вам успокоиться, нужно практиковаться в этом. А вот зарядиться положительными эмоциями – всегда действенный способ. Для этого нужно расслабиться, подумать о чем-нибудь хорошем, представить, что вы уже успешно совершили звонок, а можно придумать какое-нибудь вознаграждение для себя после телефонного разговора – пирожное, конфету, что угодно.

Правила успешного разговора

Чтобы боязнь телефонных разговоров не мешала вам позвонить по важным делам, существует несколько правил, которые помогут успешно совершить переговоры, несмотря на волнение.

  1. Перед тем как набрать неизвестный номер, представьте себе собеседника: как он выглядит, во что одет, где он сидит и что делает. Представьте, что он такой же, как и вы, обычный человек и нечего его бояться. Для начала можно позвонить родственникам или друзьям, чтобы успокоиться.
  2. Очень важно заранее продумать разговор, лучше составить план и написать необходимые реплики. Часто от волнения можно растеряться и даже забыть элементарные фразы типа «Здравствуйте, я такой-то», «Меня зовут так-то», «Я звоню по такому-то вопросу». Листок с пометками поможет вам сконцентрироваться, правильно и последовательно вести разговор. Можно во время звонка записывать услышанную нужную информацию.
  3. Если во время разговора вы не знаете, что сказать, просто слушайте собеседника и иногда поддакивайте ему. Так, у него сложится впечатление, что вы в теме.
  4. Сосредоточившись на его речи, вы перестанете судорожно мыслить о том, как поддержать диалог. К тому же полученная от незнакомца информация может натолкнуть вас на вопросы или ответный монолог.
  5. Психологи советуют прорепетировать речь перед звонком. Можно записать разговор на диктофон или провести пробную беседу со знакомым вам человеком. Делать это нужно до тех пор, пока ваша речь не станет четкой.
  6. Рекомендуется также продумать возможные вопросы к вам и заранее подготовить на них ответы. Это придаст вам уверенность в том, что вы сможете правильно вести диалог и не поставите себя в неловкое положение.

Если вы будете придерживаться этих простых правил, то сможете побороть страх телефонного звонка и успешно общаться с незнакомыми людьми.

Умение слушать важно при телефонофобии

Главное, что от вас требуется – желание и постоянная тренировка. Чем чаще вы будете звонить по телефону, тем быстрее вы осознаете, что в этом нет ничего страшного. Повторяя постоянно один и тот же разговор, вы добьетесь того, что он станет для вас привычным, обыденным, и сам телефонный звонок не будет для вас неизвестностью.

Если же длительная работа над собой не дает никаких результатов, то следует обратиться к психологу. Он выяснит причины этого страха и поможет справиться с ним.

Не стесняйтесь говорить о своем страхе, такая проблема существует у многих людей, не только у вас. И если вы будете бездействовать, то эта небольшая проблема станет причиной постоянных стрессов и усложнит вам жизнь.

Как привыкнуть к телефонным звонкам

Если привыкнуть к разговорам по телефону с неизвестными людьми, то эта фобия быстро исчезнет. Но одно дело звонить в такси, кинотеатр, заказывать еду на дом и т. п., а вот звонить работодателю, деловому партнеру, в банк или какую-нибудь другую серьезную организацию намного сложнее. Для этого нужно понять и принять некоторые факты и научиться справляться с эмоциями.

Борьба с волнением

Перед важным разговором на человека обычно нападает волнение. Ваши испуганные глаза и дрожащие руки собеседник не увидит, а вот по голосу легко можно определить, что вы переживаете. Уверенного в себе и испуганного человека обычно воспринимают и оценивают по-разному. Если вы будете бояться, о вас может сложиться не самое лучшее мнение. Поэтому нужно научиться успокаиваться.

Надежным средством в борьбе с волнением являются физические упражнения. Приседания или отжимания от пола помогут вашему организму перестроиться на другие задачи. А когда вы отдохнете, можете совершить нужный вызов. Для успокоения нервов придумали антистрессовые кубики, мячики и разные другие предметы. Можно крутить или мять их в руке во время разговора, это тоже снизит волнение.

Антистрессовые кубики помогают при волнении

Принятие очевидного

Обычно, когда мы звоним кому-то по телефону, мы хотим, чтобы нас воспринимали как умных, серьезных людей. Мы опасаемся показаться глупыми, некомпетентными, боимся опозориться и поставить себя в неловкое положение. Порой, когда мы говорим не как в повседневной жизни и стараемся казаться умнее, чем мы есть на самом деле, мы выглядим еще глупее и нелепее.

Нужно понимать, что невозможно знать и разбираться во всем, людям свойственно ошибаться. Поэтому не бойтесь сказать, что вы чего-то не поняли, не стесняйтесь переспрашивать и задавать вопросы. Ваша заинтересованность не означает, что вы ничего не знаете, наоборот, покажет вашему собеседнику, что вы пытаетесь вникнуть в суть разговора.

Быть готовым ко всему

Ситуации и люди, которым вы звоните, могут быть самыми разными. Вы можете позвонить в неподходящее время, и нужный вам человек может оказаться в плохом настроении, быть раздраженным, уставшим, слишком занятым, плохо себя чувствовать. В этикете существуют правила разговора по телефону с незнакомыми людьми. Те, чья профессия обязывает часто совершать звонки, должны придерживаться этих правил, но не всегда у них это получается.

Вы должны смириться с тем, что вам могут нагрубить, не ответят на ваши вопросы или вовсе не захотят разговаривать.

Не имеет значения, по какой причине и кому вы звоните: то ли вы обзваниваете разных людей, потому что это ваша работа, то ли вам звонят из каких-либо организаций. В обоих случаях вы должны быть готовы услышать любой ответ и не ставить крест на телефонных разговорах после неудачного звонка.

Проблема боязни телефонных разговоров может стать помехой в решении многих повседневных вопросов, поиске работы, самой работе, получении необходимой информации. Нужно побороть в себе этот страх. Для этого психологи разрабатывают различные методики, дают множество советов и помогают в решении этой проблемы. Но самым эффективным способом борьбы со страхом перед телефоном является практика и опыт. Чем чаще вы будете совершать телефонные звонки неизвестным людям, тем быстрее вы научитесь справляться с волнением, переживанием и привыкнете к подобным разговорам.

>
Первый телефонный разговор с работодателем?

Основные правила ведения разговора с работодателем

«Я звоню по поводу работы…» Знакомая фраза? Именно ее или подобную ей фразу приходится говорить всем соискателям, которые ищут работу через объявления.

Первый телефонный разговор с работодателем — очень важен. От того впечатления, которое вы произведете, будет зависеть, пригласят ли вас на собеседование или нет. Если будете путаться в ответах, говорить невпопад и т.д. — это верный способ «завалить» разговор.

Для того чтобы подобного не произошло, необходимо учесть восемь важных моментов при первом телефонном разговоре с работодателем:

  1. Нужно поприветствовать собеседника и представиться. При этом указать вакансию, на которую претендуете и источник информации, из которого вы узнали о вакансии. Обязательно называйте вакансию! Помните, что работодатель может публиковать много объявлений с перечнем нескольких вакансий.
  2. На возможный вопрос: «Чем занимались?» ни в коем случае не отвечайте: «Кто, я? Работала». Согласитесь, достаточно смешно!? Этот вариант ответа, как правило, характерен именно для начальных должностей (продавцы, рабочие), соискателей от 18 до 25 лет. Но повторяется с завидной регулярностью.
  3. После приветствия не нужно спрашивать: «А какие у вас требования?» Правильнее будет: «В чем заключается работа? Какие обязанности необходимо будет выполнять?» Тем самым вы сразу покажите свой профессионализм. Если работодатель захочет узнать, соответствуете ли вы необходимым требованиям, он сам вас об этом спросит.
  4. После названных выше начальных вопросов, уместно будет уточнить некоторые важные дополнительные моменты, касающиеся будущей работы (график работы, заработная плата и др.). Только не нужно задавать слишком много вопросов! Спрашивайте только то, что действительно важно. Многочисленные и малозначительные вопросы оставляют отрицательное впечатление.
    Помните, что ваши вопросы — это часть вашего имиджа, причем немаловажная. Главная цель разговора — получить приглашение на собеседование. Многие же воспринимают это, как возможность сразу же получить работу. Так бывает очень редко! Еще раз повторяю, ваша цель — приглашение на собеседование или, в крайнем случае, запрос вашего резюме.
  5. Не перебивайте собеседника. Это невежливо и производит удручающее впечатление. В этом случае возникает желание поскорее закончить разговор, а не выяснять подробности вашего впечатляющего опыта работы.
  6. Имейте под рукой ручку и блокнот. В разговоре практически всегда появляется необходимость сделать записи по ходу разговора. А уж если вас пригласят на собеседование, то нужно будет записать всю контактную информацию. Переспрашивая и делая жалкие попытки запомнить полученную информацию, вы производите крайне неблагоприятное впечатление. А уж если при звонке вас переадресуют к другому специалисту, назвав номер телефона и его фамилию имя и отчество, то запомнить навскидку эти данные будет практически невозможно. А перезванивать и уточнять — сильный удар по вашему имиджу. А уж если позвонить по названному телефону и исковеркать при этом имя собеседника…
  7. Будьте готовы ответить на вопросы работодателя. Фразы типа: «А разве это важно?», «Я не хочу говорить на эту тему» ставят крест на результативности вашего разговора.
    Кроме того, имейте под рукой все необходимые документы (резюме, дипломы, свидетельства и т.д.). Чем четче и без запинки вы ответите на вопросы, тем лучшее впечатление сложится у работодателя. А, следовательно, и шансов на собеседовании у вас будет гораздо больше.
  8. Помните, что к первому телефонному разговору с работодателем нужно готовиться. Имея под рукой информацию о фирме и упомянув некоторые положительные моменты в истории или нынешнем положении фирмы, вы выгодно себя зарекомендуете, оставив благоприятное впечатление. А, иногда, и получив гораздо больше информации о фирме-работодателе или интересующей вас вакансии, которую с успехом сможете использовать во время последующего собеседования. Нужные факты, упомянутые к месту и ко времени, способны открыть многие двери. Используйте это!
  9. Также не стоит забывать, что телефонный контакт, несмотря на то, что является быстрым методом получения и предоставления информации, имеет и свои недостатки. Не имея возможности живого общения глаза в глаза, при телефонном общении могут оцениваться только слова, голос и интонация.

И это тоже надо учитывать, общаясь с работодателем по телефону!

  • Постарайтесь при телефонном общении говорить размеренно, не сбиваясь с ритма и не тараторя. Потому что ваш собеседник, слушая быструю речь, очень многого просто не поймет и не осознает.
  • Когда вы звоните по телефону в поисках работы, возможно, это не первый ваш звонок, и где-то вам уже отказали. Вы ощущаете обиду, а может усталость, злость или разочарование. И при следующем звонке эти эмоции отразятся в голосе. Следует слегка отдохнуть, переключиться. И вот когда настроение придет в устойчивое состояние, можно делать следующий звонок.
  • Следующий подводный камень телефонного общения — чересчур официальный голос. Иногда, скрывая волнение, при важном телефонном звонке мы, сами того не замечая, переходим на сухой, напряженный тон. Этого делать нельзя, ведь человек, говорящий подобным образом редко вызывает симпатию. Совет такой же, как в предыдущем пункте — отвлекитесь, зарядитесь положительной энергией, и только после этого, делайте следующий звонок.
  • Старайтесь избегать слов-паразитов. Этот совет актуален не только для телефонных разговоров, но и для любого общения.
  • Успех телефонных переговоров зависит от вашей собранности, настроения, умения связно излагать мысли. Кстати, некоторые люди в душе слегка побаиваются телефона, поэтому, напряженность в голосе, несвязная речь буду сопутствовать им, как бы они не старались. В этом случае может помочь только практика — чаще звоните, общайтесь, преодолевайте свой страх.

Деловой этикет: как правильно разговаривать по телефону

Автор gulnara 07.05.2007 10:43

Телефонные разговоры — составная часть делового общения. Значительная часть служебных контактов с партнерами, чиновниками, клиентами происходит именно по телефону. Грамотное использование возможностей телефонной связи весьма эффективно экономит драгоценное время. Однако незнание телефонного этикета наносит непоправимый вред репутации и имиджу делового человека.

Основные требования телефонного этикета просты.

Договариваясь о звонке, всегда уточняйте, когда его удобнее сделать. После набора номера не следует долго держать трубку, если на другом конце провода никто не отвечает. Максимальная продолжительность ожидания — шесть гудков. Если вы поручили дозвониться до интересующего вас человека сотруднику или секретарю, то вы должны быть готовы в любой момент подключиться к разговору.

Не забывайте здороваться. Всегда и со всеми. Психологи рекомендуют говорить: «Добрый день!», а не «Здравствуйте!», так как в последнем слове больше согласных. Говорить «Доброе утро!» и «Добрый вечер!» также не желательно: у нас рабочий — день.

После приветствия пригласите к телефону интересующего вас человека, затем представьтесь — первым называет себя тот, кто звонит. Допустимо не называть себя, если на месте нет того абонента, с которым вам необходимо поговорить. Можно поинтересоваться, когда он будет на месте, или попросить что-либо ему передать.

Не стоит спрашивать «Вы кто? А какой у вас номер?», но можно уточнить, правильно ли вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели. Если вы ошиблись номером, то при следующем наборе сразу уточните, тот ли это номер, что вам нужен. Если разговор прервался по техническим причинам, то перезвонить должен инициатор разговора.

Звонок по телефону должен подчиняться требованиям краткости. Не забывайте: время — деньги! Рекомендуемая продолжительность деловой беседы не более пяти минут. Будет очень любезно с вашей стороны, если в начале разговора вы спросите, располагает ли собеседник временем и в каком объеме. Если он занят, извинитесь и поинтересуйтесь, когда лучше перезвонить.

Отвечая на телефонный звонок, необходимо снимать трубку до четвертого-пятого звонка, идеально — после второго. Такие ответы, как «Да!», «Алло!», «Слушаю!», в служебной обстановке недопустимы. Деловой этикет рекомендует создать сценарий первых слов приветствия применительно к специфике вашей фирмы, компании. Можно не называть фамилии, ограничившись лишь обозначением своей должности или отдела компании. Важно, чтобы набравший ваш номер человек понимал, куда именно он позвонил и кто с ним говорит. Если к телефону просят вашего коллегу, неприлично выяснять, кто его спрашивает.

Если вы очень заняты, то телефон лучше отключить или попросить отвечать на телефонные звонки секретаря. Если в вашем кабинете находится клиент или посетитель, то общение с ним, несомненно, является приоритетным. Следует ответить на звонок только для того, чтобы выяснить, кто звонит, и сообщить, когда вам можно перезвонить, или попросить собеседника оставить свой номер и пообещать перезвонить ему позже. Если у вас посетители, а вам необходимо позвонить, то следует перед ними извиниться, а сам звонок постараться сделать максимально коротким.

При равных условиях заканчивает разговор тот, кто позвонил. При разговоре с начальником инициатива завершения разговора должна исходить от него. (Кстати, во внеслужебной обстановке такую же привилегию имеет женщина). Если беседа затягивается, то можно подвести итог, воспользовавшись фразами: «Полагаю, что мы обсудили все вопросы», «Благодарю, что вы уделили мне время» и тому подобное. Постарайтесь не проявлять нетерпения, оставьте о себе приятное впечатление.

Считается дурным тоном звонить по служебным делам домой или на личный мобильный телефон. Деловые люди с хорошей репутацией должны успевать делать свою работу в рабочее время. Если ваш партнер по бизнесу предоставил вам номер своего домашнего или мобильного телефона и разрешил звонить в любое время, не следует понимать это буквально. В случае предварительной договоренности или крайних обстоятельств вы, конечно, можете позвонить в нерабочее время, но такой звонок должен быть исключением, а не правилом. Тем более сто раз подумайте перед тем, как звонить слишком рано утром или поздно вечером. Чтобы вы решились позвонить до 8 утра и после 11 вечера, как минимум, должен случиться пожар.

И самое главное, будьте всегда доброжелательны. Ведь телефонные провода умеют передавать как мрачный вид и недовольное выражение лица, так и приветливую улыбку.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *