Предположения формального планирования ограничивают возможности планировщика в рамки, которые нереалистически узки. Можно стремиться к гипотетическому миру, где проблемы хорошо структурированы и «решения» появляются естественным сравнением отношения стоимости к эффективности, К сожалению, жизнь не так проста. Наш мир таков, что поиск правильных ответов обязательно зависит от правильной постановки вопросов. От этого утверждения нельзя отделаться просто, как от игры слов. Если вспомнить о довольно печальном опыте предсказания различных ситуаций приспособления к событиям в окружающей среде, то можно понять, что имеются по существу большие трудности в правильной постановке вопросов. Основная цель системного подхода к планированию ? совершенствование определения и структурирования проблемы планирования с тем, чтобы научиться правильно задавать вопросы.

Инкрементальное планирование по сравнению с формальной философией весьма сложно и фактически потерпело поражение в своем недвусмысленном отрицании количественных методов и в ярко выраженном допущении, что наилучшее из возможного ? это предпринять маленькие, пробные шаги к желаемым целям, последовательно реагируя на проблемы и возможности по мере их возникновения.

В то время как формальное планирование ставит акцент на предсказании, а инкрементальное планирование ? на реакции, при системном планировании стремятся способствовать взаимодействию с внешней средой, отдавая дань неопределенности, которая ассоциируется с бурным развитием процессов.

В системном планировании проблемы не «решаются», а, скорее, разрешаются и постоянно переопределяются через процесс обучения. Поэтому планирование понимается не как дискретная деятельность, а как непрерывно развивающийся процесс. Подход предполагает, что будущее неопределенно и не может быть предсказано, исходя из условий настоящего или прошлого. Акцент ставится на создание альтернативных сценариев будущего, опираясь на сегодняшнее действие, а не простое приспособление к тому, что принесет будущее.

Наконец, системное планирование основано на явном предположении, что данные о проблеме не могут быть восприняты изолированно от контекста идей. Иными словами, все данные основаны на теории. Чтобы понять контекст идей, в котором происходит планирование, требуется, чтобы подход расширился, включал субъективные интерпретации значения, которые есть у акторов системы, в то же время не оставляя в стороне точность и мощь объективных измерений и анализа точных данных.

Системный подход к структурированию проблем

Специалист по системному планированию активно участвует в отборе желаемых конечных состояний и понимает свою работу как нормативную, обусловленную ценностями деятельность. Выбор целей и макроцелей интерпретируется как неотъемлемая часть самого процесса планирования, а не как априорно заданное политической системой.

Определение и структурирование проблемы ? единственное наиболее важное действие для специалиста по системному планированию. Было отмечено, что способ, с помощью которого сформулирована проблема, определяет в значительной степени поиск и выбор альтернативных решений. В системном планировании проблемы определяются не только с помощью объективных факторов. Скорее, философия подразумевает, что одни и те же «факты» смогут быть интерпретированы радикально отличающимися способами в зависимости от мировоззрения и интересов участников процесса планирования. Например, проблема трущоб в центральной части города может быть определена различным образом разными людьми. Для одних ? это социально-культурная проблема, возникшая из-за отсутствия интереса у бедных жителей центральной части города поддерживать стандарты эстетики и санитарии. Для других ? это проблема инфраструктуры, возникающая из-за фактического отсутствия благоприятных возможностей для работы в центральной части города и неудовлетворительных транспортных связей с местами работы. Для некоторых ? это проблема недостаточных побудительных мотивов у домовладельцев содержать дома в хорошем состоянии и улучшать жилищные условия в центре города. Это может, наконец, быть проблемой образования, политики, дискриминации или просто «истории». Отметим, что даже если имеется общее согласие по тому, как следует определить проблему, у людей могут быть расхождения во мнениях относительно ее масштабов актуальности или взаимозависимости с другими проблемами.

Принимая все это во внимание, специалист по системному планированию подходит к проблеме с несколькими допущениями. Во-первых, проблемы взаимозависимы и к их решению следует подходить холистически. Во-вторых, проблемы по существу надуманы, так как они не существуют отдельно от субъективных интерпретаций тех, кто их определяет. Другими словами, проблемы не существуют сами по себе, а являются прямым результатом выбора, когда отдельные лица вырабатывают суждения об изменениях в состоянии дел. Наконец, проблемы динамичны, так как может быть столько же решений, сколько существует определений проблем. Более того, проблемы и их решения не остаются неизменными, а постоянно изменяются.

Таким образом, специалист по системному планированию подходит к каждой проблеме, предполагая, что она концептуально плохо структурирована; к формулировке привлекается несколько ЛПР, альтернативы и предпочтения, которых могут быть множественными и конфликтующими, а вероятность того, что заданная альтернатива приведет к определенному результату, или неизвестна, или неопределенна. Основное свойство плохо структурированной проблемы не проявляется из перечня фактов и цифр, как принято считать в аналитической философии, и не возникает из представления предпочтений нескольких высокопоставленных ЛПР, как безоговорочно утверждает инкрементализм. Определение и структурирование проблем требует проницательности, творческих способностей и структурированных взаимодействий участников с целью выявления их ценностей, предположений и интерпретации любых имеющихся данных. Основную задачу, которая сопутствует структурированию проблем, можно сформулировать следующим образом: не только избежать неправильных решений, а научиться задавать правильные вопросы, чтобы решить именно ту проблему, которую следует.

Каким образом обеспечивает системная парадигма постановку «правильного» вопроса, относящегося к «правильной» проблеме? Ясно, что не существует простой формулы, гарантирующей планировщику корректное определение любой проблемы. Если бы существовала книга, озаглавленная «Как задавать правильные вопросы», она определенно заняла бы почетное место на рабочем столе каждого специалиста по планированию.

Специалисту по системному планированию следует выбрать межличностный способ исследования, который предусматривает сотрудничество, опирается на диалог и имеет образовательный характер. Существенно нормативные выборы, включенные в этап определения проблемы, требуют осмотрительности и участия тех, кто сам влияет и одновременно находится под влиянием проблемной ситуации. Поэтому планировщики должны активно способствовать повышению сознательности заинтересованных лиц при установлении суждений и предположений, помогая им четко выразить собственное определение проблемы и ее отношение к другим проблемам. В связи с этим специалист по системному планированию остро осознает сложное и в значительной мере субъективное измерение человеческого выбора и целеустремленного поведения. Это не только признаки, но и понимание альтернативных видов рациональных и альтернативных форм знания, включая интуицию, разумные суждения и здравый смысл, а также и научное знание.

Системный подход к идентификации и оценке альтернативных реакций

В системном планировании идентификация и оценка альтернативных реакций происходит, когда исходные предположения существенно отличаются от предположений при формальном или инкрементальном планировании. Легче всего можно заметить различие в том, что в системном планировании ослаблены те предположения, которые требуют строгого соблюдения количественного выражения критериев, и отсутствуют априорные суждения о том, какое количество и какие типы альтернативных планов можно рассматривать. Кратко исследуем эти различия.

Полезно вспомнить, что исследуемый на первом этапе действий в процессе планирования способ, с помощью которого структурированы задачи, воздействует на идентификацию альтернативных реакций и оценку их эффективности относительно осознанных потребностей.

Во-первых, не структурируя проблемы только в терминах количественных моделей или символических причинно-следственных отношений, специалист по системному планированию может изучать альтернативные реакции, издержки и эффективность которых выражаются только в качественных величинах. Во-вторых, постепенно расширяя границы проблемы с целью полного воспроизведения восприятия людей, системное планирование предоставляет возможность рассматривать общесистемные реакции (включая изменения назначения системы и модификацию окружения) вместе с малыми маргинальными изменениями ее функций, потоков и структуры. В этих двух отношениях системный подход к планированию отличается от других подходов.

При оценке альтернативных средств достижения целей специалист по системному планированию придерживается метарациональности, которая связана с выбором наиболее подходящей комбинации критериев из других типов рациональности, таких, как экономическая, социальная, техническая и др. Системное планирование не требует, чтобы все критерии применялись при рассмотрении всех оптимальных планов. Однако оно требует их ясного формулирования и согласия людей по определению своих действий независимо от того, имеется ли у них согласие о приоритетах одного критерия относительно других. Так, специалист по системному планированию, в отличие от специалиста по формальному подходу, надеется, что действительно можно сравнивать «яблоки и апельсины». Более того, он не удовлетворен двусмысленностью и путаницей, которые появляются в результате того, что знание самих критериев и сравнительная важность, приписываемая им людьми, бывает безоговорочной, как при инкрементальном подходе.

планирование стратегический системный симметричный

Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.

После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.

Как составить список дел и эффективно ему следовать

Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?

1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.

2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно. Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.

3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.

4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.

5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.

Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.

Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.

6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:

• Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
• Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
• Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
• Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
• Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
• Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.

Полезные инструменты планирования

Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:

Remember The Milk

Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.

Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.

Any Do

Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.

Чтобы заниматься важным для себя делом, нужно сознательное намерение. Но намерения и планы ограничивают нашу свободу. С другой стороны, когда свободы слишком много, сложно заставить себя что-то делать. Вдохновение посещает редко. Его недостаточно, чтобы добиться существенных результатов.

Поэтому крайне важно структурировать свой день. Но многие не могут работать в рамках строгой навязанной системы. Блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты» Стивен Гайз советует создавать правила самому. Его подход к планированию соединяет в себе простоту, свободу, продуктивность и гибкость.

В чём суть системы

Большинство систем планирования жёсткие, скучные и трудоёмкие. Даже крайне популярная стратегия Дэвида Аллена Getting Things Done на практике слишком давящая и затратная. На управление системой уходит больше времени, чем на выполнение самих дел. Подход Гайза проще и гибче. Его система планирования состоит из двух компонентов: большого календаря и маркерной доски.

С помощью календаря отслеживаем прогресс в привычках. Например, вы хотите каждый день прочитывать по две страницы в книге и медитировать. Сделав это, ставьте в календаре галочку.

Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

На доске записываем всё остальное, от разовых дел до повторяющихся задач. Гайз предлагает разбить их на четыре категории.

1. Часто повторяющиеся задачи. Полезные дела, которые стоит выполнять часто, но не обязательно каждый день. Например: позаниматься спортом, убраться, ответить на письма.
2. Дела на сегодня. Разовые задачи, которые необходимо выполнить за день. Например: отправить посылку, позвонить кому-то. Гайз не относит к ним дела с конкретным временем исполнения вроде встреч и приёмов у врача. Их он фиксирует в календаре на телефоне.
3. Сделать скоро. Дела на ближайший месяц, не требующие вашего немедленного внимания. Например: обновить дизайн сайта, сфотографироваться на паспорт.
4. Сделать когда-нибудь. То, что вы хотите сделать в следующие 5 лет. Например, посетить какую-то страну.

Ваш список может выглядеть примерно так:

Часто	Сегодня	Скоро	Когда-нибудь
Тренировка	Написать текст рассылки	Обновить дизайн сайта	Греция
Уборка	Созвониться с Машей	Сфотографироваться на паспорт	Китай
Ответить на письма	Забрать посылку на почте		Новая Зеландия

Что нужно делать каждый день

• Две-три мини-привычки. Они должны быть простыми. Тогда вы не отложите их, даже если устали или у вас мало времени.
• Два пункта из списка повторяющихся задач. Например, поработать за компьютером и позаниматься спортом. В дополнение к ним или вместо них в любой день можно поработать над делами из списков «Скоро» и «Когда-нибудь». Такой подход учитывает ваши основные цели, но даёт свободу поменять планы.
• Обязательные разовые дела, если они есть.
• Оценивание себя в конце дня.

В любой день можно пропустить дела из списков на доске. Гайз называет это «побаловать себя». Каждый день не может быть одинаково продуктивным. Жизнь не должна быть жёстко структурированной и предсказуемой. Она динамична, если только её не загоняют в рамки искусственным путём.

Что даёт такая система

Намерение

Каждый день начинается c намеренного определения целей. Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.

Направление

Любой может один раз добиться крутого результата. Но успех приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.

Возможность выбирать

Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии новых привычек, но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.

Контроль

С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.

Визуализация процесса

С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно написать статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.

В чём секрет успеха системы

В её гибкости. В любой день можно побаловать себя и взять выходной. То есть не делать дела из списков на доске, а выполнить только мини-привычки. Кому-то столько свободы покажется проблематичным. Но Гайз считает это необходимым.

Вряд ли я возьму 20 выходных подряд. Только если на путешествие. Когда я дома и чувствую себя хорошо, я хочу заниматься чем-то продуктивным. Я хочу сам контролировать свою жизнь и отдыхать не один раз в неделю, а тогда, когда мне это необходимо.

Стивен Гайз, блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты»

Представьте, что у вас крутой начальник, который разрешает вам брать столько выходных, сколько вы хотите. Вы, конечно, станете делать это часто. Но разве вам не захочется работать продуктивнее в остальное время? С этой системой вы и есть такой начальник для самого себя.

Никакая другая система не даёт таких возможностей. Большинство нацелены на максимум результатов за минимум времени и не учитывают ваше самочувствие.

Почему важно оценивать себя

Это самый надёжный способ мотивации. Одновременно вы отчитываетесь перед собой и вдохновляетесь. В конце дня просто ставьте себе оценку от 1 до 5. Сложные математические системы оценки только создадут путаницу. А так вы скажете: «Я сегодня плохо спал, но всё же сделал X и Y. Поставлю себе 4+» или «Я немного поработал, но знаю, что мог бы сделать больше. Сегодня ставлю 3».

Это наглядная демонстрация ваших успехов. Честно посмотрите на прошедший день. Если вы довольны тем, как потратили время и силы, значит, вы на правильном пути. Если нет, вы знаете, что и как изменить.