1. Самоменеджмент и личный успех 1.1. Цели, функции, обзор техники самоменеджмента

Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к нашему времени, — означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на нашем пути. К сожалению, многие руководители, управляя теми или иными коллективами, мало проявляют личную организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время. Это свидетельствует о том, что они недостаточно используют возможности саморазвития, которые предоставляет им самоменеджмент.

Самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова — во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь организовать свой труд, чтобы эффективность была максимальной, обеспечивая при этом рачительное использование самого ценного ресурса — времени, а именно:

— либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности,

— либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование в повседневной практике испытанных методов работы, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время для достижения успеха. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

В первую очередь, речь идет о том, чтобы ситуацию собственной неупорядоченной работы и внешних обстоятельств, влияющих на ее выполнение, превратить в ситуацию целенаправленных, систематически планируемых и осуществляемых задач. Улучшение собственного стиля работы должно исходить непосредственно от каждой конкретной личности; самоменеджмент означает способность владеть собственным временем и работой и не позволять времени и работе господствовать над собой. Для этого прежде всего необходимо самому владеть ситуацией, то есть активно влиять на процесс работы и управлять им. Самоменеджмент позволяет увеличить нагрузки и за счет применяемых методов и инструментов экономить время для повышения личных достижений и получения требуемых результатов.

Однако многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. Ведущий европейский специалист по проблемам эффективного использования времени и осмысленной организации жизни профессор Лотар Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо, начиная с самого себя: «Измени себя — и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того чтобы изменять обстоятельства, которые мы не в силах изменить, нужно изменить свое отношение к ним.

Л. Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее и с меньшими затратами времени выполняя возложенные задачи, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает — время — путем составления планов работы, где каждому виду деятельности отводится определенное место.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной очередности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

— постановка цели — анализ и формирование личных целей;

— планирование — разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

— принятие решений по конкретным делам;

— реализация и организация — составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

— контроль — самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости — корректировка целей);

— информация и коммуникация — фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех этапах самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться.

Каждой функции самоменеджмента соответствуют определенные рабочие методы, техники работы, применение которых приносит соответствующие результаты, не позволяя попасть во временной цейтнот, который неизбежно ведет к стрессовому состоянию. Краткий обзор методов самоменеджмента приведен в табл. 1.

Таблица 1

Обзор техники самоменеджмента

Untitled Document

Функции	Методы Техника работы	Успехи. Результаты (выигрыш времени благодаря…)
1	2	3
1. Постановка целей	Стратегия целей и методов достижения успеха Нахождение и формулирование целей Ситуационный анализ	Мотивирование Распознавание преимуществ Концентрация усилий на «узких местах» Устранение слабых мест Фиксирование сроков и последовательных действий
2. Планирование	Принципы временного менеджмента. Планирование на конкретные периоды времени АЛПЕН-метод Менеджмент с помощью дневника времени	Подготовка к осуществлению целей. Оптимальное распределение и использование имеющегося в распоряжении времени Сокращение продолжительности проведения мероприятий
3. Принятие решений по конкретным делам	Установка приоритетов Принцип Парето (Правило «80:20») АВС-анализ Принцип Эйзенхауэра Делегирование полномочий	Организация труда, приводящая к успеху Первоочередное решение жизненно важных проблем Упорядочение задач в соответствии с их важностью Преодоление «тирании» срочности и неотложных заданий
4. Реализация и организация	Распорядок дня Кривая нагрузки Биоритмы Саморазвитие План в рамках дня	Применение принципов самоменеджмента. Концентрация внимания и усилий на существенных задачах Использование пика производительности. Принятие во внимание периодических колебаний работоспособности Выработка индивидуального стиля работы
5. Контроль	Контроль результатов (контроль целей, конечный и промежуточный контроль) Контроль в течение дня (сравнение намеченного и итогов) Обзор проведенного дня (самоконтроль)	Обеспечение выполнения запланированных мероприятий Позитивное ведение жизни
6. Информация и связь (коммуникация)	Рациональные беседы, совещания, обсуждения. Рациональные диалоги (менеджмент посещений) Рациональное общение по телефону Рациональное ведение корреспонденции. Рациональное чтение Использование чеклистов и формуляров	Лучшая организация совещаний, времени для переговоров Устранение помех Меньшие перерывы в работе Более высокая скорость чтения Меньшая «бумажная война»

Основные вопросы

• 1. Необходимость, природа и преимущества самоменеджмента.
• 2. Инвентаризация своего времени.
• 3. Инструменты самоменеджмента.

Необходимость, природа н преимущества самоменеджмента.

Менеджер в своей повседневной работе много сил и времени тратит на выполнение рутинных обязанностей: участие в совещаниях, инструктаж подчиненных, подготовка и чтение отчетов, ответы на телефонные звонки, просмотр электронной почты и текущей корреспонденции, контроль и оценка результатов работы подчиненных и т.д. Эти дела, многие из которых не были заранее запланированы, заполняют рабочий день, и управляющему приходится только реагировать на них, а не опережать события. В таких условиях высока вероятность возникновения ошибок: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не делегируются, происходит ориентация на процесс деятельности, а не на результат.

Ко всем текущим, рутинным обязанностям руководителя можно применить рациональные процедуры, отработанные и испытанные методы, позволяющие устранить причины непроизводительного расхода времени и помочь руководителю быстрее и меньшими затратами достичь целей компании.

Самоменсджмент — это применение рациональных процедур, эффективных методов работы в повседневной, текущей деятельности, чтобы оптимально использовать свое время. Основная цель самоменеджмента — максимально реализовать свои возможности, как на работе, так и в личной жизни, преодолевая неблагоприятные обстоятельства и сознательно управляя своей жизнью.

Самоменеджмснт позволяет добиться следующих преимуществ:

• • выполнения работы с меньшими затратами времени и усилий;
• • лучшей организации труда и более высоких результатов;
• • меньшей спешки и стресса;
• • большей удовлетворенности от выполненной работы;
• • большей мотивации труда руководителя и работников;
• • меньшей загруженности работой;
• • роста квалификации руководителя и персонала;
• • достижения профессиональных и личных целей кратчайшим путем.

Процедуры (как правило ежедневные), повышающие личную эффективность человека, в том числе за счёт рационализации личного времени. Техника «Цель-Средство-Результат-Пустое» Эта техника предназначена для упорядочивания ваших жизненных действий по категориям: «цель», «средство», «результат», «пустое». Разовое или — что лучше — систематическое проведение данной техники поможет определить причинно-следственные связи своей жизни, стать более целеустремленным и собранным, настроенным на достижение основных жизненных задач. Техника самоменеджмента «Баскетбольная корзина» Управление собственным временем, основанное на элементе игры и случайности. Техника самоменеджмента «Иерархия планов» Техника планирования собственного времени на основе ведения детальной иерархии планов. Техника самоменеджмента «Колесо дел» Способ управления собственным временем, основанный на ротации дел. Техника самоменеджмента «Никогда не повторяться» Управление собственным временем, основанное на придумывании оригинальных дел. Техника самоменеджмента «План на день» Управление своим временем: планирование лишь на один день. Техника самоменеджмента «Распорядок» Одна из самых распространенных техник самоменеджмента (тайм-менеджмента). Вводится определенный распорядок дня, который неукоснительно соблюдается. Техника самоменеджмента «Случайное» Управление собственным временем, основанное на факторе случайности. Техника самоменеджмента «Уроки» Одна из техник самоменеджмента, распределение своего рабочего и личного времени по «урокам».

См. также

Самоменеджмент

• Дерево целей
• Личная эффективность
• Основные идеи самоменеджмента
• Прокрастинация

Упражнения личностного роста

• Групповой тест «Новые слова»
• Дискуссия «Обсуждение истории»
• Игра «Конкуренция»
• Игра «Маклер»
• Игра «Поглощение»
• Игра «Пресс-конференция: 10 лет спустя»
• Личностное упражнение «Пусть будет, что будет»
• Межличностное упражнение «Манифестация»
• Межличностное упражнение «Розовый фламинго»
• Мозговой штурм «Зачем люди употребляют наркотики и алкоголь?»
• … и другое