Удалить свойства файла

Удалить свойства файла

Рубрика: Администрирование / FAQ Facebook Twitter Мой мир Вконтакте Одноклассники Google+

Удаление персональных данных
из метаданных файлов

Файлы, созданные в большинстве популярных программ, имеют свойства, автоматически заполненные из данных компьютера и самой программы. В связи с производственной необходимостью для файлов, выходящих из организации, эти данные следует удалять. Например, в документах MS Office необходимо убрать название компании, имя автора документа и пользователя, последним сохранившим документ. Как это сделать?

Решение задачи удаления метаданных из документов можно разбить на несколько этапов:

  • Удаление данных из уже созданных документов.
  • Недопущение сохранения таких данных во вновь создаваемые документы.
  • Контроль отправки таких данных через средства е-mail.

Для уже созданных файлов задача решается встроенными средствами современных операционных систем. Начиная с Windows 7 достаточно вызвать свойства файла и внизу закладки «Подробно» выбрать «Удаление свойств и личной информации». Выделив сразу несколько файлов одного типа, можно стереть данные сразу из нескольких документов.

Рисунок 1. В ОС Windows 7/8 можно не только просмотреть свойства файла, но и удалить личные данные

Для массового удаления информации из файлов можно использовать специальные приложения. Например, BatchPurifier позволяет автоматически убрать метаданные 60 значений из 24 типов файлов, включая офисные приложения и графические файлы (PNG, JPEG).

Для новых документов в приложении Microsoft Office пользователи должны применять инструмент «Инспектор документов» из меню «Сведения» – «Поиск проблем», который проводит сканирование еще не сохраненного документа на наличие персональных данных и их удаление.

В более ранних версиях Microsoft Office (XP или 2003) необходимо установить расширение Office 2003/XP Add-in: Remove Hidden Data, rhd_tool , после чего в меню «Файл» появится дополнительный пункт Remove Hiden Data.

Для того чтобы регистрационные данные приложений Microsoft Office для вновь создаваемых документов не позволяли идентифицировать пользователя, можно внести следующие изменения в реестре:

Windows Registry Editor Version 5.00

«Company»=»_»

«CompanyName»=»_»

«UserName»=»_»

«UserInitials»=»_»

Чтобы изменения применились, приложения MS Office обязательно не должны быть запущены.

Следующий этап – контроль отправки через e-mail скрытых данных или персональной информации.

К сожалению, встроенного в Microsoft Outlook решения нет. Для автоматического контроля и очистки документов можно воспользоваться приложением ConfidentSend , умеющим в ручном или автоматическом режиме производить очистку метаданных файлов вложений. Также ConfidentSend перед отправкой письма просматривает сообщение на совпадение с заранее заданными пользователем текстовыми шаблонами и в случае нахождения выдает предупреждение (см. рис. 2).

Рисунок 2. Предупреждение приложения ConfidentSend о наличии текстовых совпадений в отправляемом письме

Эта функция может оказаться полезной для контроля текстовых данных, например, информации о IP-адресах, логинах и паролях. Решение платное – $29 за однопользовательскую лицензию. Для автоматической очистки данных для отправляемых по электронной почте документов через сервер Exchange можно использовать специальное дополнение MailValve EX.

Microsoft Office — это офисный пакет, наиболее используемый сегодня во всем мире для всех преимуществ, которые влекут за собой и объединяет, каждый был разработан для конечного пользователя в соответствии с задачей, которую нужно выполнить (создание и редактирование документов, слайд-шоу, управление базы данных, сводных таблиц и т. д.), чтобы у нас были необходимые инструменты для создания профессиональных файлов.

По умолчанию при создании документа в любом приложении Office 2019 (Word, Excel, PowerPoint, Access и т. Д.) Используются некоторые информативные значения, такие как:

Информация офисного документа

  • Дата создания и последняя редакция
  • Автор файла
  • Время, которое продолжалось издание того же самого
  • размер
  • Количество слов и т. Д.

Это полезно, если у нас есть проблемы с аудитом или контролем, но это может быть брешь в безопасности, если мы передадим этот файл другим пользователям. В этом случае рекомендуется использовать Solvetic для удаления этих свойств перед совместным использованием документа, и поэтому сегодня мы объясним, как удалить эти свойства в Microsoft Word, Excel и PowerPoint 2019.

Второй совет, который мы даем вам, — это создать копию файлов, которые должны быть изменены, чтобы сохранить оригинальную копию атрибутов этих:

примечание

Этот процесс в равной степени относится к Microsoft Office 2016.

1. Как удалить свойства и автора файла в Microsoft Word 2019, 2016

Первый шаг, который нужно сделать, — это проверить выбранный документ, чтобы приступить к черновому варианту информации.

Шаг 1
Для этого мы идем в меню «Пуск» и в разделе «Информация» нажимаем на категорию «Проверка на наличие проблем» и там выбираем «Проверить документ»:

Шаг 2
Если щелкнуть там, появится «Инспектор документов», где мы должны указать, какой тип контента должен проверяться в Word, активировав соответствующее поле:

Шаг 3
После того, как флажки были выбраны, мы нажимаем кнопку «Проверить», чтобы приступить к выполнению задачи, в случае появления зеленой галочки рядом с любым разделом, это означает, что элементы не были обнаружены, и мы не должны выполнять дальнейшие действия. Напротив, если мы видим красный восклицательный знак, это говорит нам о том, что информация была найдена в этом разделе документа Microsoft Word:

Шаг 4
Мы видим, что результаты показывают следующее:

  • автор
  • Свойства документа

Шаг 5
Там мы нажмем кнопку «Удалить все» и в результате увидим следующее:

Шаг 6
Мы видим, что все свойства документа были удалены правильно, мы можем снова нажать на кнопку «Повторная проверка», и мы увидим, что в документе Word 2019 не было найдено никакой информации:

Шаг 7
Нажмите «Закрыть», чтобы выйти из мастера, и в общем случае мы увидим, что в свойствах документа нет данных для отображения:

2. Как удалить свойства и автора файла в Microsoft PowerPoint 2019, 2016

Шаг 1
Процедура идентична, сначала мы заходим в меню «Пуск», раздел «Информация» и там нажимаем на категорию «Проверка на наличие проблем», а затем выбираем «Проверить документ»:

Шаг 2
Откроется окно «Инспектор документов», чтобы указать, какой тип содержимого будет проверяться в PowerPoint 2019:

Шаг 3
Мы нажимаем «Проверить», чтобы увидеть результаты, в которых свойства были обнаружены в документе PowerPoint 2019:

Шаг 4
Обратите внимание, что для всех приложений Office 2019 выдается предупреждение о том, что некоторые изменения не могут быть отменены, поэтому важно создавать копии файлов. Чтобы удалить свойства, нажмите «Удалить все», и отобразится результат операции:

Шаг 5
Мы можем проверить, что это было успешно, нажав еще раз на «Перепроверить», и это приведет к тому, что в текущем файле не будет обнаружено никаких свойств:

Шаг 6
Мы закрываем мастер и видим из информации в файле PowerPoint, что свойств нет:

3. Как удалить свойства и автора файла в Microsoft Excel 2019

Другим наиболее часто используемым приложением пакета Office (и многие его опасаются) является Microsoft Excel, в этом случае процесс удаления свойств не изменяется.

Шаг 1
Заходим в меню Файл / Информация и там в пункте «Проверка на наличие проблем» выбираем «Проверить документ»:

Шаг 2
Соответствующий мастер отображается там, где мы выбираем атрибуты для проверки:

примечание

Для Office 2019 ключевое поле для удаления свойств — «Свойства документа и личная информация».

Шаг 3
Мы нажимаем «Проверить», чтобы отобразить результаты анализа:

Шаг 4
Мы нажимаем кнопку «Удалить все», чтобы продолжить удаление свойств документа Excel 2019:

Шаг 5
Если мы нажмем «Перепроверить», мы проверим, что в этом документе Excel нет свойств:

Шаг 6
Нажимаем Закрыть и видим, что информация о выбранном файле была удалена. Это просто, мы можем стереть всю информацию, содержащуюся в наших файлах Word, Excel или PowerPoint и назначить улучшение безопасности в них.

4. Как удалить свойства и автора файла в Microsoft Word 2010

Если вы по-прежнему используете пакет Office 2010 по организационным причинам, Solvetic объяснит, как удалить свойства ваших документов.

Шаг 1
Чтобы выполнить этот процесс, мы перейдем в меню «Файл» и в разделе «Информация» нажимаем на «Проверить наличие проблем», чтобы выбрать опцию «Проверить документ»:

Шаг 2
Появится помощник инспектора, где мы должны помнить, чтобы активировать окно «Свойства документа и личная информация»:

Шаг 3
Мы нажимаем «Проверить», чтобы запустить анализ и проверить, какие свойства назначены выбранному документу:

Шаг 4
Мы нажимаем кнопку «Удалить все», чтобы продолжить удаление информации:

Шаг 5
Мы нажимаем «Перепроверить», чтобы убедиться, что все было удалено правильно:

Шаг 6
В результате мы увидим, что информация в файле была удалена:

5. Как удалить свойства и автора файла в Microsoft Excel 2010

Шаг 1
В случае Microsoft Excel процедура является точной, мы переходим в меню «Файл / информация» и там нажимаем «Проверить наличие проблем», а затем выбираем «Проверить документ»:

Шаг 2
Инспектор откроется, чтобы определить, какой тип анализа выполнить:

Шаг 3
Мы нажимаем на Inspect, чтобы выполнить задачу и отобразить результаты:

Шаг 4
Чтобы удалить информацию из файла, мы нажимаем кнопку «Удалить все» и видим, что изменения применяются автоматически:

Шаг 5
Если мы снова проверим файл, то увидим, что свойства больше не существуют:

Шаг 6
Выйдя из инспектора, мы увидим, что в выбранном документе нет свойств:

6. Как удалить свойства и автора файла в Microsoft PowerPoint 2010

Шаг 1
Наконец, в случае с PowerPoint 2010 процесс вообще не меняется, мы переходим в меню «Файл / информация» и затем выбираем «Проверка проблем» в области «Проверка проблем»:

Шаг 2
Подбираем переменные в инспекторе:

Шаг 3
Нажав Inspect, мы увидим полученные результаты:

Шаг 4
Мы удаляем свойства, нажимая «Удалить все»:

Шаг 5
Когда мы снова проверяем документ, мы проверяем, что нет никаких свойств:

Шаг 6
В итоге мы получим следующее:

Теперь мы готовы удалить все свойства файлов в Microsoft Office 2010, 2016 или 2019.

Если Вы на рабочем месте или в школе, институте заметили, что все, что Вы создаете в Microsoft Word, подписано другим человеком, то есть не Вашим именем, а чьим-то другим, тогда давайте рассмотрим в данной статье, как это можно исправить.

Разберемся, как можно изменить автора в документе, который создавали не Вы, и как сделать так, чтобы все создаваемые файлы в данном текстовом редакторе были подписаны Вами. Так же, как можно добавить или удалить человека из соответствующего списка.

Показывать буду в версии MS Word 2010. Данные скриншоты и описание подойдут, если у Вас установлен Ворд 2013 или 2016.

Указываем автора новых файлов

Начнем с того, что укажем Ваше имя на вкладке «Параметры». В этом случае все, что будет создаваться в данном редакторе на компьютере подпишется Вами.

Кстати, помимо поля «Автор» есть еще поле «Кем изменено». Оно заполняется после сохранения документа. Данные для него берутся именно из тех настроек, которые мы сейчас укажем на вкладке «Параметры»

Откройте любой текст в Ворде, а в нем вкладку «Файл». Затем в списке слева выберите «Параметры».

В открывшемся окне «Параметры Word» на вкладке «Общее» есть раздел «Личная настройка Microsoft Office». Укажите здесь свои данные в полях «Имя пользователя» и «Инициалы». Для сохранения, нажмите «ОК».

Теперь все новое, что будет создаваться в текстовом редакторе на этом компьютере, подпишется введенными данными. Посмотреть их можно перейдя на вкладку «Файл», затем выбрав слева в меню «Сведения».

Если печатали какой-нибудь текст не Вы одни и необходимо добавить людей соавторство, тогда снова нажмите на вкладку «Файл» и слева выберите «Сведения». Здесь в разделе «Связанные пользователи» есть нужное нам поле. Вы в нем уже вписаны. Чтобы добавить нового человека, поставьте курсор в поле «Добавить» и впишите нужные данные. Затем кликните мышкой по белому фону в любом месте данной страницы.

Новый человек будет добавлен. Таким образом, можно дописать всех необходимых людей.

На данном скриншоте видно поле «Кем изменено». Это то, о чем я упомянула в начале. После того, как я сохранила файл, сюда был вписан тот человек, которого мы указали в поле «Имя пользователя» в окне «Параметры Word».

Изменяем автора документа

Если Вы работаете с документом MS Word, который создавали не Вы, в поле «Автор» также указаны не Вы и это нужно изменить, тогда в открытом файле, откройте вверху на вкладку «Файл». Затем слева откройте вкладку «Сведения».

В разделе «Связанные пользователи» кликните правой кнопкой мышки по имени. Откроется контекстное меню, в котором выберите пункт «Изменить свойство».

В следующем окошке введите свое, или любое другое имя, и нажмите «ОК».

Обратите внимание, через пробел и точку с запятой можно указать нескольких человек. Если он один, просто добавьте его в соответствующее поле, например, «ИзмененАвтор». Если людей несколько, пишем первого, ставим «;» с пробелом , пишем второго и так далее, например, «ИзмененАвтор; 1Автор; 2Автор».

Если нужно поменять автора, поскольку все новые файлы подписаны не Вами, тогда сделайте так, как описано все в первом пункте, через вкладку «Параметры». В окне «Параметры Word» нужно заполнить поля «Имя пользователя» и «Инициалы». После этого, у всего, что будет создаваться в данном Ворде, будет Ваше авторство.

Убираем автора документа

Если Вам нужно вовсе удалить человека из данного поля, тогда открывайте вкладку «Файл» – «Сведения». Дальше кликните по имени правой кнопкой мышки и выберите пункт «Удалить пользователя». После этого, нужное нам поле будет пустое.

Если у Вас несколько людей указано в данном поле, то, чтобы удалить их быстро и всех сразу, выберите пункт «Изменить свойство».

Затем полностью удалите все в указанном поле и нажмите «ОК».

Все авторы будут удалены.

Думаю, у Вас все получилось. Главное не перепутайте, поменять автора документа можно или на вкладке «Сведения», или на вкладке «Параметры». Через Сведения, Вы меняете его только для текущего файла, а через Параметры, для всех новых.

Смотрите видео по теме:

В свойствах файлов некоторых типов может сохраняться дополнительная информация личного или конфиденциального характера. К примеру, указание на автора документа, дату съёмки фотографии или модель камеры. О том как удалить эту информацию средствами Проводника Windows 8.1 и пойдёт речь далее.

Указанная информация доступна всем желающим в свойствах файла: клик правой кнопкой мыши → Свойства → Подробно (кроме того видна в области сведений главного окна Проводника), там же имеется ссылка для перехода к инструменту для её удаления с очевидным названием «Удаление свойств и личной информации».

Кликом по ссылке запускается окно утилиты «Удаление свойств», с помощью которой можно создать копию файла без какой-либо дополнительной информации (новый файл сохраняется в той же папке, что и оригинал), либо вручную удалить только нужные данные (отметив галочками и воспользовавшись кнопкой ОК).

Если свойства нужно очистить у нескольких файлов, действовать можно аналогично: достаточно выделить несколько файлов и перейти в Свойства. Возможно кому-то будет удобнее воспользоваться соответствующей функцией ленточного меню Проводника, доступной на вкладке Главная → Свойства → Удалить свойства.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *